In diesem Guide lernen Sie, wie Sie die Zeiterfassung in Poool richtig aufsetzen – Schritt für Schritt und mit Hintergrundinformationen zu den wichtigsten Entscheidungen.
🏁 Zielsetzung
Nach diesem Guide haben Sie :
⌛ Zeitaufwand: ca. 2–3 Stunden (je nach Teamgröße)
☁️ Vor dem Start: Wichtige Entscheidungen
Bevor Sie mit dem Setup beginnen, sollten Sie folgende Fragen für sich klären. Das spart später Zeit und Umwege.
Mitarbeiterverwaltung:
Arbeitszeit:
Projektzeit:
1️⃣ Mitarbeiter anlegen und einladen
Damit die Zeiterfassung funktioniert, müssen zunächst alle Mitarbeitenden in Poool vorhanden sein. Es gibt drei Wege, Mitarbeitende anzulegen. Wählen Sie die Methode, die am besten zu Ihrer IT-Infrastruktur passt.
📌 Alle 3 Varianten im Überblick
V1: Registrierung via Single Sign-On (SSO) → Microsoft Single-Sign on einrichten
Wenn Ihre Organisation SSO (z. B. über Microsoft Entra ID oder Google Workspace) nutzt, können Mitarbeitende sich selbst registrieren, sobald sie sich das erste Mal über den Unternehmens-Login anmelden.
Vorteile:
- kein manueller Aufwand für Anlage
- Benutzerverwaltung bleibt zentral
- sicheres Anmeldeverfahren
V2: Anlage über Personio-Schnittstelle → Kontaktiere den Poool-Support
Poool importiert alle relevanten Personaldaten (Name, E-Mail, Arbeitszeitmodell, Abteilung etc.) automatisch aus Personio.
Vorteile:
- keine doppelte Datenpflege
- Änderungen (Eintritt, Austritt, Namensänderung etc.) werden automatisch übernommen
Voraussetzung:
- Personio-Integration muss aktiv und richtig konfiguriert sein
V3: Manuelle Anlage in Poool → Mitarbeiter anlegen
Sie können Mitarbeitende jederzeit direkt in Poool anlegen und über einen Einladungslink einladen.
Vorteile:
- volle Flexibilität
- kein Setup von Schnittstellen notwendig
Nachteile:
- manueller Pflegeaufwand
✅ Erledigt, wenn:
➡️ Nächster Schritt: Jetzt definieren wir, wie Arbeitszeit erfasst werden soll.
2️⃣ Zeitmodelle und Regeln
Arbeitszeitmodelle legen fest, wie viele Stunden ein Mitarbeitender arbeiten soll (Sollarbeitszeit) und ob Gleitzeit möglich ist.
📌 Los geht’s
- Schritt 1: Zeitmodelle bei Mitarbeitenden hinterlegen anlegen → Mitarbeiter anlegen Hinterlegen Sie bei allen Mitarbeitenden Ihre Sollarbeitszeiten pro Woche und legen Sie fest, ob Gleitzeitkonten geführt werden.
- Schritt 2: Zeiterfassungstypen und Abwesenheiten anlegen → Setup Arbeitszeiterfassung Definieren Sie welche Arten von Zeiterfassungstypen (Büro, Homeoffice) und Abwesenheiten (Urlaub, Krankenstand, Zeitausgleich, …) zur Verfügung stehen sollen, und welche davon genehmigt werden müssen.
- Schritt 3: Regeln für die Zeiterfassung festlegen → Setup Regeln Zeiterfassung Legen Sie fest, welche Validierungsregeln für die Zeiterfassung gelten (Höchstarbeitzseit, Pausenregelungen, Nacharbeitbeschränkung).
- Schritt 4: Prozess für Genehmigungen einrichten → Abwesenheitsanträge erstellen Definieren Sie, wer welche Abwesenheiten genehmigt und wie der Freigabeprozess abläuft.
✅ Erledigt, wenn:
➡️ Nächster Schritt: Jetzt richten wir Funktionen und Preislisten für Projektabrechnungen ein.
3️⃣ Funktionen & Preise
Funktionen und Preislisten legen fest, mit welchem Stundensatz eine gebuchte Zeit bewertet wird. Sie sind die Grundlage für Projektauswertungen, Kalkulation und Rechnungsstellung.
📌 Los geht’s
- Schritt 1: Anlegen von Funktionen und Preislisten → Funktionen & Preisliste Richten Sie Funktionen (Design, Administration, Konzept) ein und definieren Sie die internen und externen Preise im Standard oder kundenspezifisch.
- Schritt 2: Hinterlegen der Funktion bei den Mitarbeitenden → Mitarbeiter anlegen
✅ Erledigt, wenn:
➡️ Nächster Schritt: Jetzt bereiten wir die Projekte für die Zeitbuchung vor.
4️⃣ Projekte einrichten
Jetzt definieren Sie, wie detailliert Projektzeit erfasst werden soll und wer auf welche Projekte buchen darf. Alle Grundlagen zur Anlage eines Projektes finden Sie hier → Ein neues Projekt anlegen
📌 Los geht’s
- Schritt 1: Anlegen von Projekten → Ein neues Projekt anlegen Beim Anlegen eines Projektes können Sie entscheiden, ob Mitarbeitenden Projektzeiten auf Projektebene, in Phasen oder auf Tickets buchen können.
Variante | Typische Anwendungsfälle | Einstellung in Poool |
Projektzeit auf Projektebene | - Kleine, einfache Projekte
- Interne Tätigkeiten („Vertrieb“, „Marketing“, „Support“)
- Allgemeine Verwaltung | Standardeinstellung |
Projektzeit in Phasen | - Größere Projekte mit klaren Arbeitsschritten
- Beratungs- / Implementierungsprojekte
- Projekte mit Meilensteinen | Unter Projekt → Phasen anlegen |
Projektzeit auf Tickets | - Sehr detaillierte Aufgaben
- IT-Projekte, Softwareentwicklung- Support / Service Tickets
- Projekte mit vielen Arbeitspaketen | Tickets im Projekt anlegen und (optional) Ticketfunktionen zuweisen.
|
- Schritt 2: Berechtigungen vergeben Beim Erstellen des Projektes treffen Sie unter “Berechtigt für Zeiterfassung” die Entscheidung, wer Zeiten auf dieses Projekt buchen darf:
- Alle Personen (offenes Projekt)
- Teammitglieder Mitarbeitende aus bestimmten Teams dürfen Zeiten buchen.
- Zugewiesene Personen Hier werden Mitarbeitenden, die auf dem Projekt zeit erfassen einzeln ausgewählt.
✅ Erledigt, wenn:
➡️ Nächster Schritt: Jetzt schulen wir Ihr Team, damit alle wissen, wie die Zeiterfassung funktioniert.
5️⃣ Mitarbeiter schulen
Fast geschafft! Die technische Grundlage steht. Jetzt müssen Ihre Mitarbeitenden nur noch wissen, wie sie Poool im Alltag nutzen.
📌 Los geht’s
- Schritt 1: Wie erfasse ich Arbeitszeit → Arbeitszeit erfassen Zeigen Sie Ihren Mitarbeitenden, wie sie ihre Arbeitszeit erfassen und welche Regeln dabei gelten.
- Schritt 2: Wie erfasse ich Projektzeit → Projektzeit erfassen Zeigen Sie verschiedene Möglichkeiten zur Projektzeiterfassung: Stoppuhr, Mein Tag, Wochenübersicht. Tipp → Favoriten in der Projektzeiterfassung anlegen
- Schritt 3: Wie beantrage ich Abwesenheiten Zeigen Sie, welche Abwesenheitstypen beantragt werden können und welcher Genehmigungsprozess dahinter steht.
✅ Erledigt, wenn:
✅ Checkliste: Setup abgeschlossen
Herzlichen Glückwunsch! Sie haben alle wichtigen Schritte abgeschlossen.
🎉 Geschafft!
Ihre Zeiterfassung ist jetzt einsatzbereit. Viel Erfolg mit Poool!