Wir freuen uns sehr, Ihnen die nächste Generation der Arbeitszeiterfassung in Poool vorstellen zu dürfen. Wir zeigen Ihnen hier die ersten Schritte für Ihre neue, effizientere Zeiterfassung.

Navigieren Sie zum Menüpunkt Einstellungen und wählen Sie Zeiterfassung. Hier sehen Sie im ersten Reiter alle bisher getätigten Einstellungen die für die Zeiterfassung vorgenommen wurden. Diese Einstellung bleiben gleich wie davor.

Wechseln Sie zum Reiter Zeiterfassungstypen. Sie sehen dort eine Liste von vordefinierten Zeiterfassungstypen, welche Sie nach Wunsch ändern können, anpassen können oder neue Zeiterfassungstypen anlegen können.

Um einen neuen Zeiterfassungstyp hinzuzufügen, klicken Sie auf den Button + Zeiterfassungstyp. Wählen Sie einen passenden Titel für Ihren Zeiterfassungstypen. Wählen Sie den Basistyp und aktivieren Sie mit dem Kontrollkästchen “Aktiv” Ihren Zeiterfassungstypen. Der Basistyp ist dafür da, um im Hintergrund die richtige Zeitform zu erfassen. Hier gibt es beispielsweise die Möglichkeiten Normalarbeitszeit, Krankenstand, Urlaub, Zeitausgleich uvm. Im nächsten Schritt können Sie wählen, ob Sie den Zeiterfassungstypen als Standard festlegen wollen. Wenn der Zeiterfassungstyp als Standard festgelegt wurde, wird dieser Typ verwendet, sobald ein Mitarbeiter Zeiten bucht. Sie können ein Icon für den Typen aussuchen. Dieses Icon wird beim Buchen der Zeiten in der Zeiterfassung mit angezeigt. Bei der Abkürzung können Sie das Kürzel wählen, das in der Übersicht angezeigt wird.

Sie können zusätzlich sowohl die Hintergrundfarbe als auch die Schriftfarbe des Zeiterfassungstypen anpassen. Mit dem Kontrollkästchen “Typ kann mit der Stempeluhr verwendet werden” kann der Zeiterfassungstyp für die Stempeluhr freigegeben werden und wird gleichzeitig in der Zeiterfassung auf der rechten Seite angeführt.

In der Zeile Arbeitsort können Sie wählen, an welchem Arbeitsort Ihr Zeiterfassungstyp stattfindet. Im Antrags-Abschnitt können Sie wählen, ob ein Antrag für den Zeiterfassungstypen gestellt werden muss. Wenn Sie sich dazu entscheiden, dass ein Antrag gestellt werden muss, können Sie noch wählen, ob der Antrag genehmigt werden muss, ob ein Anhang angefügt werden muss und ob Sie eine E-Mail-Benachrichtigung wünschen.

In der Übersicht der Zeiterfassungstypen sehen Sie auf einen Blick, um welchen Typ es sich handelt, ob es für die jeweiligen Zeiterfassungstypen einen Genehmigungsprozess gibt, ob es eine Mail-Benachrichtigung gibt und ob ein Anhang hinzugefügt werden muss.

Mit der neuen Zeiterfassung können Sie die Erfassung der Zeiten Ihrer Mitarbeiter noch effizienter gestalten.

Bei den Zeiterfassungstypen gibt es eine Vielzahl von Möglichkeiten die Typen zu Konfigurieren.

Wichtig in den Konfigurationen ist der Basistyp.

Der Basistyp ist für die Berechnung der Urlaubstage sowie der Überstunden und Gleitzeit. Damit stellen Sie sicher, dass der jeweilige Antrag vom richtigem Kontingent abgezogen wird.

Zusätzlich zu den Standards welche bereits hinterlegt sind können Sie sich eigene Zeiterfassungstypen hinterlegen.

Gute Beispiele dafür sind Berufsschule und Gleitzeit.

Berufsschule:

Jede Auszubildende Person muss einmal im Jahr oder einmal die Woche in die Berufsschule.

Die Einstellungen für den Antrag könnte wie folgt aussehen:

Gleitzeit:

Um einen Antrag auf Gleitzeit zu stellen ist es wichtig den Basistypen Ruhezeit zu wählen. Durch diese Auswahl wird die Abwesende Zeit automatisch vom jeweiligen Gleitzeit-Stand abgezogen. In der Zeiterfassung scheint auf, dass der Mitarbeiter im Zeitausgleich ist und nicht anwesend ist.

Eine Mögliche Einstellung für die Gleitzeit könnte wie folgt aussehen:

Weitere Infos zur Zeiterfassung und zur Anwendung finden sie in unserem Guide dazu:

Arbeitszeiterfassung NEU