Wir freuen uns sehr, Ihnen die nächste Generation der Arbeitszeiterfassung in Poool vorstellen zu dürfen. Wir zeigen Ihnen hier die ersten Schritte für Ihre neue, effizientere Zeiterfassung.

Navigieren Sie zum Menüpunkt Einstellungen und wählen Sie Zeiterfassung. Hier sehen Sie im ersten Reiter alle bisherigen Einstellungen die für die Zeiterfassung vorgenommen wurden. Diese Einstellung bleiben gleich.

Wechseln Sie zum Reiter Zeiterfassungstypen. Sie sehen dort eine Liste von vordefinierten Zeiterfassungstypen, welche Sie nach Wunsch ändern und anpassen können oder auch neue Zeiterfassungstypen anlegen können.

Um einen neuen Zeiterfassungstyp hinzuzufügen, klicken Sie auf den Button + Zeiterfassungstyp. Wählen Sie einen passenden Titel für Ihren Zeiterfassungstypen. Wählen Sie den Basistyp und aktivieren Sie mit dem Kontrollkästchen “Aktiv” Ihren Zeiterfassungstypen. Der Basistyp ist dafür da, um im Hintergrund die richtige Zeitform zu erfassen. Hier gibt es beispielsweise die Möglichkeiten Normalarbeitszeit, Krankenstand, Urlaub, Zeitausgleich uvm. Im nächsten Schritt können Sie wählen, ob Sie den Zeiterfassungstypen als Standard festlegen wollen. Wenn der Zeiterfassungstyp als Standard festgelegt wurde, wird dieser Typ verwendet, sobald ein Mitarbeiter Zeiten bucht.

Sie können ein Icon für den Typen aussuchen. Dieses Icon wird beim Buchen der Zeiten in der Zeiterfassung angezeigt. Bei der Abkürzung können Sie das Kürzel wählen, das in der Übersicht angezeigt wird.

Sie können zusätzlich sowohl die Hintergrundfarbe als auch die Schriftfarbe des Zeiterfassungstypen anpassen. Mit dem Kontrollkästchen “Typ kann mit der Stempeluhr verwendet werden” kann der Zeiterfassungstyp für die Stempeluhr freigegeben werden und wird gleichzeitig in der Zeiterfassung auf der rechten Seite angeführt.

In der Zeile Arbeitsort können Sie wählen, an welchem Arbeitsort Ihr Zeiterfassungstyp stattfindet. Im Antrags-Abschnitt können Sie wählen, ob ein Antrag für den Zeiterfassungstypen gestellt werden muss. Wenn Sie sich dazu entscheiden, dass ein Antrag gestellt werden muss, können Sie noch wählen, ob der Antrag genehmigt werden muss, ob ein Anhang angefügt werden muss und ob Sie eine E-Mail-Benachrichtigung wünschen.

In der Übersicht der Zeiterfassungstypen sehen Sie auf einen Blick, um welchen Typ es sich handelt, ob es für die jeweiligen Zeiterfassungstypen einen Genehmigungsprozess gibt, ob es eine Mail-Benachrichtigung gibt und ob ein Anhang hinzugefügt werden muss.

Mit der neuen Zeiterfassung können Sie die Erfassung der Zeiten Ihrer Mitarbeiter noch effizienter gestalten.

Bei den Zeiterfassungstypen gibt es eine Vielzahl von Möglichkeiten die Typen zu Konfigurieren.

Wichtig in den Konfigurationen ist der Basistyp.

Der Basistyp ist für die Berechnung der Urlaubstage sowie der Überstunden und Gleitzeit. Damit stellen Sie sicher, dass der jeweilige Antrag vom richtigem Kontingent abgezogen wird.

Zusätzlich zu den Standards welche bereits hinterlegt sind können Sie sich eigene Zeiterfassungstypen hinterlegen.

Gute Beispiele dafür sind Berufsschule und Gleitzeit.

Berufsschule:

Jede Auszubildende Person muss einmal im Jahr oder einmal die Woche in die Berufsschule.

Die Einstellungen für den Antrag könnte wie folgt aussehen:

Gleitzeit:

Um einen Antrag auf Gleitzeit zu stellen ist es wichtig den Basistypen Ruhezeit zu wählen. Durch diese Auswahl wird die Abwesende Zeit automatisch vom jeweiligen Gleitzeit-Stand abgezogen. In der Zeiterfassung scheint auf, dass der Mitarbeiter im Zeitausgleich ist und nicht anwesend ist.

Eine Mögliche Einstellung für die Gleitzeit könnte wie folgt aussehen:

Mit der Einführung der neuen Zeiterfassung wurden neue Berechtigungen für die Mitarbeiter erstellt.

Den Prozess in der Arbeitszeit für die Mitarbeiter zu denken ist ein essentieller Teil des Setups.

Definieren Sie die Rechte über die jeweilige Nutzer-Rolle.

Info zu den Rechten

Zeiträume mit Abwesenheiten bearbeiten:

Dieses Recht steuert ob Tage mit einer Abwesenheit verändert werden kann. Als Beispiel: Wenn ein Urlaub oder Krankenstand korrigiert werden muss.

In der Regel für Administratoren.

Zeiträume löschen:

Dieses Recht steuert ob ein eingetragenen Arbeitszeitslot selbständig gelöscht werden darf. Ohne Berechtigung kann der Slot nicht selbst gelöscht werden.

Mitarbeiter Zeiterfassungsmanagement:

Dieses Recht ist für Administratoren gedacht. Zur Kontrolle und Änderung bei Mitarbeitern.

Weitere Informationen finden Sie hier: Management Mitarbeiterzeit

Unter Einstellungen-Zeiterfassung sind neue Einstellungen hinzugefügt worden.

Sie definieren ab Wann eine automatische Pause abgezogen werden soll und wie hoch der Abzug ist.

Durch diese Einstellung gehen Sie sicher, dass die gesetzlichen Pausen eingehalten werden.

mit dieser Einstellung werden die Tage in einem von Ihnen definierten Abstand automatisch festgeschrieben und können nur noch von Administratoren verändert werden.

Weitere Infos zur Zeiterfassung und zur Anwendung finden sie in unserem Guide dazu:

Arbeitszeiterfassung NEU

Damit die unterschiedlichen Freigabeprozesse für Abwesenheiten überhaupt angewendet werden können, müssen die Freigabeprozesse zuerst definiert werden. Dazu navigieren Sie zu System → Freigabeprozesse. Mit dem Button + Freigabeprozess können Sie einen neuen Freigabeprozess hinzufügen.

Geben Sie dem Freigabeprozess einen Titel, bestimmen Sie den Typ (in dem Fall Abwesenheitsantrag) und entscheiden Sie, ob es ein aktiver Prozess sein soll, der nur bei bestimmten Freigaben angewendet wird oder automatisch immer angewendet werden soll.

Zudem können Sie die Bereiche (Krankenstand, Urlaub, Sonderurlaub) angeben, für den der Freigabeprozess gelten soll.

Ein Freigabeprozess kann beliebig viele Schritte beinhalten. Hier definieren Sie für jeden Schritt den Titel, eine Beschreibung sowie eine verantwortliche Person - somit kann jeder Freigabeprozess mitarbeiterspezifisch sein.

Zudem kann eine verantwortliche Rolle definiert werden, die im System hinterlegt ist. Entweder kann der Freigabe-Ersteller definiert werden oder die Person, die in Poool verantwortlich für Abwesenheiten hinterlegt ist.

Unter Fallback kann eine Person eingestellt werden, die dann für den Freigabeprozess zuständig wird, wenn keine verantwortliche Rolle im System hinterlegt ist. Es haben nur bestimmte Benutzer Zugriff und die Möglichkeit, Verantwortlichkeiten zu sehen und zu vergeben.

Für mehr Kontrolle über Ihre Freigaben stehen spezielle Berechtigungen zur Verfügung. Grundsätzlich können alle Mitarbeiter Freigaben erteilen. Ausgewählte Mitarbeiter können über spezielle Berechtigungen alle ausstehenden Freigaben einsehen (Management) und diese ggf. auch direkt bearbeiten (Administration). Die Berechtigungen erteilen Sie unter Benutzer → Rollen / Benutzer → Verwaltung. Freigabeadministratoren können alle Freigaben erteilen bzw. Freigabeprozesse zurücksetzen. Wir empfehlen im Unternehmen min. eine Person als Freigabeadministrator zu bestimmen, um steckende Prozesse anstoßen zu können.

Navigieren Sie zum Menüpunkt Einstellungen und wählen Sie Zeiterfassung. Navigieren Sie weiter zu dem Reiter Arbeitszeitvalidierungsregeln.

In dieser Einstellung können Sie für eine selbst zu wählende Gültigkeitsperiode Regeln für die gesamte Zeiterfassung der Mitarbeitende festlegen. Nachdem Sie die Regeln auf “aktiv” setzen, erscheint die Möglichkeit, eine Gültigkeitsperiode auszuwählen. Bestimmen Sie hierfür ein Start-Datum der aktuellen Periode und klicken Sie auf das Drop-Down Menü auf der rechten Seite. Es erscheinen Regeln, die Sie beliebig aktivieren können.