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Stundenmanagement in Poool
Im Stundenmanagement werden alle verbuchten Zeiten aufgelistet welche alle Mitarbeiter zu den jeweiligen Tickets, Aufgaben oder Projekten eingetragen haben. In Poool haben berechtigte Benutzer (z.B. Projektleiter oder Teamverantwortliche) die Möglichkeit, die erfassten Projektstunden von Mitarbeitenden einzusehen, zu kontrollieren und bei Bedarf umzubuchen. Diese Funktion unterstützt eine präzise und effiziente Verwaltung der Ressourcen innerhalb von Projekten.
Auch können Stunden direkt aus dem Stundenmanagement abgerechnet werden - für eine effiziente Abrechnung. Lesen Sie hierzu mehr.
Der Zugriff auf das Stundenmanagement ist an eine Rollenberechtigung geknüpft.
🔍 Filter und (öffentliche) Vorlagen im Stundenmanagement
Navigieren Sie über den Menüpunkt Buchhaltung > Stundenmanagement .
Richten Sie sich verschiedene Filtertabs ein, um so spezifisch auf beispielsweise Kunden, Projekte oder Mitarbeiter zu filtern. Dazu klicken Sie auf das +, vergeben dem Tab einen Namen sowie z.B. eine Hintergrundfarbe und stellen danach die relevanten Filter über +Filter ein.
Die Tabs bleiben bestehen und lassen sich demnach immer wieder aufrufen, auch wenn Sie das aktuelle Fenster verlassen.
In Poool können Sie öffentliche Vorlagen erstellen, die auch von anderen Mitarbeitenden genutzt werden können. Dadurch lassen sich beispielsweise Team-Filter anlegen, mit denen Sie Zeit bei der wiederholten Datenauswahl sparen. Legen Sie dazu ein neues Tab an und wählen Sie die gewünschten Filteroptionen aus.
Klicken Sie anschließend auf das Zahnrad-Symbol oben rechts und wählen Sie neue Vorlage. Wenn Sie die Option öffentlich aktivieren, wird die Vorlage auch für andere Nutzer*innen sichtbar und nutzbar.
🔁 Stundenumbuchungen und Anpassungen
Stunden können einem Freigabeprozess unterliegen, der steuert, ob Stunden aus vorher definierten Gründen abgelehnt werden. So haben Mitarbeiter die Möglichkeit, erforderliche Anpassungen selbst vorzunehmen. Weitere Informationen zu Stundenfreigaben finden Sie hier.
Alternativ können solche Anpassungen auch direkt von berechtigten Rollen im Stundenmanagement vorgenommen werden. Hier können Sie die Zielzuordnung bereits verbuchter Stunden ändern, z. B. das Projekt, für das die Stunden erfasst wurden.
Dies ist besonders hilfreich, wenn Mitarbeitende zwischen Projekten wechseln oder Stunden versehentlich auf das falsche Projekt gebucht wurden.
Öffnen Sie dazu im Stundenmanagement die entsprechende Zeitbuchung oder wählen Sie durch Klicken auf das Kreuzchen mehrere Stundenbuchungen gleichzeitig aus (Bulk-Auswahl).
✏️ Mögliche Änderungen an Stundenbuchungen:
- Verschieben nach: Buchen Sie die Zeitbuchungen auf ein anderes Projekt oder Ticket.
- Zuweisen: Falls erforderlich, können Sie die Zuordnung der Arbeitsstunden zu den Mitarbeitern ändern. Dies ist nützlich, wenn Arbeitsstunden versehentlich dem falschen Mitarbeiter zugeordnet wurden oder wenn es Änderungen im Team gibt.
- Funktion überschreiben: Hier lässt sich die Funktion, mit der die Stunde gebucht wurde, überschreiben und einer anderen zuweisen.
Wenn sie im nächsten Schritt in eine die Zeitbuchungszeile klicken, öffnet sich eine weitere Maske, in der Sie folgende Anpassungen machen können:
- Dauer der gebuchten Stunden: Sie können die Länge der Arbeitszeit anpassen, die einem bestimmten Projekt oder Mitarbeiter zugeordnet wurde.
- Datum der Buchung: Wenn es einen Fehler im Datum der Buchung gibt oder eine Änderung notwendig ist, können Sie das Datum einfach anpassen.
- Kommentar zur Buchung: Sie haben die Möglichkeit, Kommentare zu den Arbeitszeiten hinzuzufügen oder zu ändern, um zusätzliche Details oder Klarstellungen zu geben.
- Stundenabrechnung: Hier können Sie nochmals anpassen, ob die Stunde zur Abrechnung steht oder nicht.
- Stunden löschen: Auch können Sie in dieser Ansicht Stundenbuchung vollständig löschen.
