Im ersten Schritt zur Mitarbeiteranlage bleiben wir im Reiter CRM / Adressbuch / Personen.

Hier können Sie Ihre Mitarbeiter anlegen, indem Sie auf "+ Personen" klicken. Es ist wichtig, dass Sie den Namen Ihrer Mitarbeiter angeben.

Darüber hinaus können Sie auch weitere Informationen, wie E-Mail-Adressen, Telefonnummern oder Profilbilder, hinzufügen. Dies erleichtert die spätere Kommunikation und Zusammenarbeit mit Ihren Mitarbeitern erheblich.

Es ist auch möglich, weitere Details wie die Position oder Abteilung eines Mitarbeiters anzugeben, um die interne Organisation Ihres Unternehmens zu verbessern und einen besseren Überblick über Ihre Mitarbeiter zu erhalten.

Als nächstes klicken wir auf den Reiter Unternehmen → Mitarbeiter.

Dort erstellen wir durch + Mitarbeiter einen neuen Mitarbeiter und können unter “Person / Kontakt” jene Personen auswählen, welche wir vorhin in unserem Adressbuch hinzugefügt haben.

Hier müssen wir das Eintrittsdatum, Funktionen + Funktionen für Zeiterfassung und die Arbeitszeit (inkl. Urlaubstage) eintragen.

Das X-Board-Widget ist standardmäßig mit “Urlaubsanspruch, Überstunden und Gleitzeitkonto” hinterlegt. Die Verwendung dieser Funktionen kann jedoch bei Bedarf erweitert werden. Zum Beispiel können wir zusätzliche Funktionen wie "Krankheitsurlaub" oder "Sonderurlaub" hinzufügen, um den Anforderungen Ihres Unternehmens gerecht zu werden.

Darüber hinaus können verschiedene Berichte generiert werden, um die Verwaltung dieser Funktionen zu erleichtern. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass die Mitarbeiter Ihres Unternehmens stets über ihre Urlaubsansprüche informiert sind und dass Überstunden und Gleitzeitkonten korrekt verwaltet werden.

Als nächsten und letzten Schritt der Mitarbeiteranlage klicken wir auf Benutzer → Verwaltung / + Benutzer / Zugangsdaten. Dort geben wir für den neuen Mitarbeiter eine E-Mail-Adresse sowie ein Passwort an.

Hier können Sie auswählen, ob Ihr neuer Mitarbeiter die E-Mail-Adresse beim nächsten Login bestätigen und das Passwort beim nächsten Login ändern muss.

Zusätzlich gibt es die Möglichkeit einer Zwei-Faktor-Authentifizierung. Wenn Sie die 2FA aktiviert, können Sie entscheiden, ob der Benutzer bei jedem Einstieg in Poool die 2FA verwenden muss oder, ob der Benutzer nach einmaliger 2FA den Browser bzw. das Gerät als sicher markieren kann. Damit muss sich der Benutzer erst nach 14 Tagen erneut authentifizieren.

Hier verwegen wir Eurem Benutzer eine Rolle. Sie entscheiden mit der Rolle, welche Zugriffsrechte der neue Benutzer bekommen soll.

Falls Sie zusätzliche Rollen benötigt bzw. eine Rolle bearbeiten möchtet, könnt Sie das unter Benutzer → Rollen anpassen.