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Erfahrungslevel | 🚀 Grundlagen |
Mitarbeiter anlegen
Neue Mitarbeitende lassen sich in Poool in wenigen Schritten anlegen. Dabei werden CRM, Mitarbeiterverwaltung und Benutzerrechte automatisch miteinander verknüpft. So behalten Sie jederzeit den Überblick über alle aktiven Personen, deren Rollen und Zugänge im System.
📌 Prozessbeschreibung: Schritt-für-Schritt Anleitung
Schritt 1: Person im CRM anlegen
Navigieren Sie zu CRM → Adressbuch.
Hier legen Sie in Ihrem Unternehmen Personen an, die später als Mitarbeiter hinzugefügt werden sollen.
- Klicken Sie auf
+ Person
- Tragen Sie den Namen der Person ein und die E-Mail-Adresse (Pflichtfeld).
- Optional können Sie weitere Informationen wie Telefonnummer, Funktion, etc. hinzufügen
Schritt 2: Benutzer anlegen
Navigieren Sie zu Benutzer → Verwaltung und klicken Sie auf + Benutzer.
- Geben Sie die E-Mail-Adresse des neuen Benutzers ein.
- Legen Sie ein vorläufiges Passwort fest.
- Optional aktivieren Sie:
- E-Mail-Bestätigung beim ersten Login erforderlich
- Passwortänderung beim ersten Login erzwingen
Schritt 3: Mitarbeiter anlegen
Navigieren Sie zu Unternehmen → Mitarbeiter.
- Klicken Sie auf
+ Mitarbeiter.
- Wählen Sie unter Person / Kontakt die Person aus, die Sie zuvor im CRM angelegt haben.
- Ergänzen Sie die folgenden Felder:
- Eintrittsdatum
- Funktion
- Arbeitszeitmodell / Urlaubstage
⚠️ Wichtig beim Start in Poool:
Übertragen Sie bestehende Zeit- und Urlaubsstände, damit Ihre Mitarbeitenden mit den korrekten Werten starten.
- Öffnen Sie unter
Unternehmen → Mitarbeiterdas Mitarbeiterprofil
- Wechseln Sie zum Reiter
Zeitkonto
- Klicken Sie auf
+ Korrektur
- Tragen Sie die jeweiligen Werte des Mitarbeitenden ein
- Wählen Sie das Datum des Übertrags (z.B: 1 Tag vorGo-Lives)
💡 Beispiel: Firma Wayne Enterprises startet am 01.01.2025 in Poool, Cat Women hat 25:00 Überstunden aus 2024 → Korrektur auf 31.12.2024 buchen.
Schritt 4: Benutzerrolle und Zugriffsrechte zuweisen
Weisen Sie dem Benutzer im Bereich Benutzer → Verwaltung eine Rolle zu. Die Rolle bestimmt, welche Bereiche der Benutzer in Poool sehen und bearbeiten darf.
Die Rollen und deren Rechte können Sie unter Benutzer → Rollen anpassen. In Poool stehen im Standard folgende Rollen zur Verfügung:
- Benutzer
- Projektmanager
- Zeiterfasser
- Freelancer
🔍 Zusammenfassung des Prozesses
Über CRM → Personen, Benutzer → Verwaltung und Unternehmen → Mitarbeiter legen Sie Mitarbeitende vollständig in Poool an.
Von persönlichen Daten über Arbeitszeitmodelle bis hin zu Berechtigungen – alle Schritte sind logisch verknüpft und sorgen für einen sauberen, nachvollziehbaren Datenbestand.