In Poool können Sie neue Mitarbeitende direkt per E-Mail einladen. Alternativ ist auch die Anmeldung über Microsoft Single Sign-On (SSO) möglich, wenn Sie Microsoft nutzen und diese Funktion in Ihrer Instanz aktiviert wurde.
📌 Prozessbeschreibung
Einladung vorbereiten
- Öffnen Sie den Menüpunkt
Benutzer → Einladung.
- Mit dem Button
+ Benutzerfügen Sie weitere Zeilen hinzu, um mehrere Personen gleichzeitig einzuladen.
Mehrere Personen auf einmal einladen
- Verwenden Sie den Button
+ mehrere hinzufügen, um gleich mehrere E-Mail-Adressen zu importieren z. B. direkt aus einer Excel-Liste.
Trennzeichen für E-Mail-Adressen: Absatz (Zeilenumbruch), Beistrich (,), Semikolon (;), Stichpunkt ()
Bereits hier können Sie eine Funktion und Benutzerrolle für alle Einträge festlegen – diese lassen sich vor dem Versand noch individuell anpassen
Einladung versenden
- Klicken Sie auf
Einladung versenden, um die E-Mail an die neuen Benutzer zu verschicken.
- Jede eingeladene Person erhält einen Einladungslink, mit dem sie sich registrieren und anmelden kann.
Anmeldung mit Single-Sign-On (optional)
Hier finden Sie die SSO-Einrichtung.
Benutzerrolle und Zugriffsrechte zuweisen
- Nach dem Versand der Einladung legen Sie unter
Benutzer → Verwaltungfest, welche Rechte der neue Benutzer in Poool erhalten soll.
- Öffnen Sie dazu den neu angelegten Benutzer und klicken Sie auf
Zugriffsrechte.
Im Standard sind folgende Rollen hinterlegt:
- Benutzer
- Projektmanager
- Zeiterfasser
- Freelancer (unveränderbare “externe” Rolle)
Wenn Sie weitere Rollen benötigen oder eine Rolle bearbeiten möchten, können Sie dies unter Benutzer → Rollen anpassen.