In diesem Guide lernen Sie, wie Sie Ihr erstes Projekt in Poool anlegen – Schritt für Schritt und mit allen wichtigen Entscheidungen, die Sie dabei treffen müssen.
🏁 Zielsetzung
Nach diesem Guide haben Sie :
⌛ Zeitaufwand: ca. 1 Stunde
✅ Voraussetzungen
Bevor Sie Ihr erstes Projekt anlegen, sollten Sie folgende Punkte erledigt haben:
☁️ Vor dem Start: Wichtige Entscheidungen
Bevor Sie mit dem Setup beginnen, sollten Sie folgende Fragen für sich klären. Das spart später Zeit und Umwege.
Projektstruktur:
Abrechnung:
Versand:
1️⃣ Projekt anlegen
Das Projekt ist das Herzstück in Poool – hier laufen Zeiterfassung, Aufträge, Tickets und Abrechnung zusammen.
📌 Los geht’s
- Schritt 1: Projekt anlegen → Projekt anlegen
- Grunddaten eingeben
- Projektstruktur festlegen
- Schritt 2: Berechtigungen vergeben
- Wer darf Zeiten buchen?
- Wer darf das Projekt sehen?
✅ Erledigt, wenn:
➡️ Nächster Schritt: Nun stellen wir das erste Angebot!
2️⃣ Angebot erstellen
Aus dem Projekt kann direkt ein Angebot entstehen – vollständig verknüpft mit Kunde, Leistungen und Preisen.
📌 Los geht’s
- Schritt 1: (optional) Leadmanagement nutzen→ Leads Wenn Sie mit Leads arbeiten, können Sie Interessenten erst qualifizieren, bevor Sie ein Projekt anlegen.
- Schritt 2: Angebot kalkulieren und versenden → Angebot kalkulieren Erstellen Sie Ihr erstes Angebot, basierend auf Ihren erstellten Preislisten.
- Schritt 3: Angebot versenden Versenden Sie das Angebot aus Poool oder generieren Sie ein PDF für den manuellen Versand.
✅ Erledigt, wenn:
3️⃣ Auftrag anlegen
Sobald das Angebot freigegeben ist, kann daraus ein Auftrag entstehen. Er bildet die Grundlage für Zeiterfassung und spätere Abrechnung.
📌 Los geht’s
- Schritt 1: Auftrag anlegen → Auftrag anlegen Beauftragen Sie das gesamte Angebot oder bestimmte Teile.
- Schritt 2: Aufträge abrechnen → Auftragsverrechnung Legen Sie fest, wie die Aufträge verrechnet werden sollen.
- Schritt 3: Auftragsplanung konfigurieren Legen Sie fest, wann und in welchen Schritten Sie abrechnen.
✅ Erledigt, wenn:
4️⃣ Rechnung erstellen
Rechnungen können aus Aufträgen oder direkt aus Projekten erzeugt werden. Poool zieht dabei automatisch die hinterlegten Leistungen, Zeiten und Preise heran.
📌 Los geht’s
- Schritt 1: Rechnung erstellen → Rechnung erstellen + Auftragsverrechnung
- Schritt 2: Rechnung versenden Versenden Sie die Rechnung aus Poool oder generieren Sie ein PDF für den manuellen Versand.
✅ Erledigt, wenn:
✅ Abschluss-Checkliste: Projekteinsatzbereit
Herzlichen Glückwunsch! Sie haben alle wichtigen Schritte durchlaufen.
🎉 Geschafft!
Ihr erstes Projekt in Poool ist nun vollständig eingerichtet – von der Projektanlage bis zur Abrechnung.
Damit sind Sie startklar für den produktiven Einsatz mit echter Zeit- und Projekterfassung.