In Poool können sowohl die Inhalte, die auf den Dokumenten ausgegeben werden, als auch grundlegende Vorlageneinstellungen für das gesamte Dokument festgelegt werden.

Dabei ist es wichtig, dass die Vorlagen nicht nur die wesentlichen Informationen wie Preise, Liefer- und Zahlungsbedingungen enthalten, sondern in einem klaren und verständlichen Stil formuliert sind, um Missverständnisse zu vermeiden.

Zudem sollten die Vorlagen sicherstellen, dass alle rechtlichen Vorgaben erfüllt sind und keine relevanten Informationen fehlen, die für Ihre Kund:innen von Bedeutung sein könnten.

Um einen neuen Textbaustein anzulegen oder anzupassen, navigieren Sie zu Einstellungen → Textvorlagen. Klicken Sie auf + Vorlage , um einen neuen Textbaustein anzulegen.

Die Basiseinstellung beinhaltet bereits ein Element für jede Art von Textvorlage und fügt diese automatisch in eine Dokumentenvorlage ein. Sie haben die Möglichkeit, diese Elemente nach Ihren Bedürfnissen zu bearbeiten oder neue hinzuzufügen.

Textvorlagen sind ein wirkungsvolles Hilfsmittel, um bei der Texterstellung Zeit zu sparen und Prozesse zu vereinfachen. In Poool können Sie einzelne Textelemente mit einem Vermerk versehen und diese gezielt an bestimmten Stellen, etwa in der Einleitung eines Angebots, platzieren.

Darüber hinaus lassen sich die Texte mit Platzhaltern ausstatten, sodass sie sich dynamisch an den jeweiligen Inhalt anpassen - beispielsweise bei der Anrede eines Kunden. Auf diese Weise erhöhen Textvorlagen nicht nur die Effizienz, sondern tragen auch dazu bei, dass sämtliche Unternehmens­texte konsistent bleiben und einen einheitlichen Ton sowie eine klare Botschaft transportieren.

Textvorlagen lassen sich unkompliziert aktualisieren, um unternehmensinterne Änderungen abzubilden oder den sich wandelnden Bedürfnissen der Zielgruppe gerecht zu werden. So stellen Sie sicher, dass Ihre Texte stets aktuell und relevant bleiben.

In den Einstellungen der Dokumentenvorlagen können Sie verschiedene Anpassungen vornehmen. Neben den voreingestellten Vorlagen (Angebot, Auftrag und Rechnung) können Sie beliebig viele weitere anlegen über + Dokumentenvorlagen.

Der Titel der Vorlage baut sich wieder aus Platzhaltern zusammen. Alle validen Platzhalter finden Sie unterhalb der Zeile.

Ebenso können Sie hier das gewünschte Dateiformat auswählen – etwa PDF, ZUGFeRD oder XRechnung.

👉 So haben Sie die Möglichkeit, für eine XRechnung eine separate Dokumentenvorlage einzurichten, falls diese andere Informationen enthalten soll als eine herkömmliche PDF-Rechnung.

In den erweiterten Einstellungen können Sie zudem festlegen, ob Seitenumbrüche und Summen ausgewiesen werden sollen. Außerdem lässt sich eine individuelle Briefanrede hinterlegen, falls nicht die im CRM gespeicherte Anrede verwendet werden soll.

Um die zuvor erstellten Textbausteine in einer Dokumentenvorlage zu hinterlegen, steht Ihnen ein Drop-down-Menü zur Verfügung. Dort werden ausschließlich die Textbausteine angezeigt, die der jeweils gewählten Gruppe (z. B. Angebot, Auftrag oder Rechnung) zugeordnet sind. Nach der Auswahl werden die entsprechenden Textelemente automatisch in die Dokumentenvorlage übernommen.

Die Textbausteine lassen sich jederzeit unter Einstellungen → Textvorlagen bearbeiten und so an den jeweiligen Anwendungsfall oder die individuellen Anforderungen des Dokuments anpassen.

Sie haben außerdem die Möglichkeit, eine E-Mail-Vorlage festzulegen. Diese können Sie unter Einstellungen → E-Mail Vorlagen einrichten.

Darüber hinaus lässt sich bestimmen, ob eine bestimmte Rechnungsmail-Adresse automatisch in Cc/Bcc gesetzt werden soll. Ebenso können zusätzliche Dokumente als Dateianhang hinterlegt werden – beispielsweise eine Geheimhaltungserklärung, die standardmäßig beim Versand eines Angebots mitgeschickt wird.

Es können für bestimmte Überschriften eigene Bezeichnungen festgelegt werden. Möchte man zum Beispiel anstelle von „Projektnummer“ im Dokument lieber nur „Nummer“ anzeigen lassen, kann dies direkt im entsprechenden Feld angepasst werden. Auf diese Weise lässt sich das Dokument noch individueller gestalten und mit den gewünschten Begrifflichkeiten versehen. Diese Einstellung ist für jede Dokumentenart möglich.

Für die Erstellung eines Leistungsnachweises sowie zur Erfassung aller Stunden können Sie unter Dokumentenvorlagen → Stundenreport eine entsprechende Vorlage anlegen. Dort legen Sie fest, welche Summen und Informationen angezeigt werden sollen. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, bereits erstellte Textvorlagen anzuhängen.