In Poool haben Sie die Möglichkeit individuelle Nummernkreise für verschiedene Datensätze wie Rechnungen, Angebote oder Kunden anzupassen und zu verwalten. Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, eine einheitliche und organisierte Struktur für die Nummerierung Ihrer Dokumente und Datensätze zu schaffen, die sowohl für Ihr Unternehmen als auch für Ihre Kunden leicht verständlich ist.

Um die Nummernkreise anzupassen, navigieren Sie zu System → Nummernkreisläufe. In diesem Bereich finden Sie eine Übersicht über die verschiedenen Arten von Nummernkreise, die Sie anpassen können. Wählen Sie den entsprechenden Nummernkreis aus, um das Muster und die Einstellungen zu bearbeiten.

Die Anpassung des Nummernkreises basiert auf einem Muster, welches aus sogenannten Platzhaltern und Textelementen besteht. Poool bietet eine Reihe von vordefinierten Platzhaltern, die Ihnen dabei helfen, das Muster schnell und effizient zu erstellen. Einige dieser Platzhalter können Informationen wie das aktuelle Datum, den Firmennamen oder eine fortlaufende Seriennummer darstellen.

Bei der Erstellung des Musters ist es wichtig, die Struktur und die Reihenfolge der Platzhalter und Textelemente sorgfältig zu planen, um ein konsistentes und logisches Nummerierungssystem zu gewährleisten.

💡 Achten Sie darauf, die richtige Startnummer und die Anzahl der Stellen für die fortlaufende Nummerierung anzugeben. Dies stellt sicher, dass Ihre Nummernkreise in Zukunft korrekt fortgeführt werden.

Zusätzlich zu den vordefinierten Platzhaltern können Sie auch eigene Textelemente in das Muster einfügen, um die Nummernkreise besser an Ihre individuellen Anforderungen anzupassen. Wenn bestimmte Teile des Musters nicht zur Eindeutigkeitsprüfung herangezogen werden sollen, sollten diese in eckigen Klammern [ ] eingeschlossen werden.

Beispiel: AN-23-001

Muster mit Platzhaltern: AN[-]{DATE:y}[-]{SERIAL}

Für die Eindeutigkeitsprüfung wird der Term AN23{SERIAL} verwendet. Die fortlaufende Seriennummer wird immer von der Eindeutigkeitsprüfung ausgenommen.

Beispiel: RE-POOOL-2023-001

Muster mit Platzhaltern: RE[-]{COMPANY-NAME-TOKEN}-{DATE:yyyy}-{Serial}

In diesem Beispiel wird der Firmenname und das Jahr in den Nummernkreis eingefügt. Die fortlaufende Seriennummer am Ende bleibt dabei stets eindeutig.

Die Anpassung des Nummernkreises basiert auf einem Muster, das aus festen Textelementen und dynamischen Platzhaltern besteht. Diese Platzhalter ziehen ihre Werte z. B. aus dem Datum, dem CRM oder den Projekteinstellungen.

Mithilfe dieser Bausteine können Sie einen individuellen Nummernkreis definieren – z. B. DESIGN-2025-001. Einige Platzhalter wirken sich auf die Eindeutigkeit der Projektnummer aus, andere sind rein informativ. Achten Sie bei der Erstellung auf eine sinnvolle Kombination und Struktur.

Dabei stehen folgende Platzhalter zur Verfügung:

Zusätzlich zu den Platzhaltern können Sie statische Textelemente in Ihr Muster einfügen – z. B. AN, RE, AU, etc. Teile des Musters, die nicht zur Eindeutigkeitsprüfung herangezogen werden sollen, können Sie in eckige Klammern setzen.