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Aufträge erstellen

Ein Auftrag in Poool ist die Baasis für Zeiterfassung, Abrechnung und Controlling. In Poool werden Angebote “beauftragt” und automatisch in Aufträge umformuliert. Genauso aber lassen sich Aufträge auch ohne vorheriges Angebot erstellen.

✅ Voraussetzungen

Projekt ist angelegt

Dokumentenvorlage ist eingerichtet

Angebot liegt vor oder sie kennen die zu erbringenden Leistungen

📌 Prozessbeschreibung: Schritt-für-Schritt Anleitung

Variante 1 - Auftrag aus Angebot erstellen

In Poool können Sie Angebote vollständig oder einzelne Positionsgruppen beauftragen. Optionale Positionsgruppen bieten Flexibilität, ohne die Gesamtsumme unnötig zu erhöhen. Kunden entscheiden, ob sie diese berücksichtigen möchten. So passen Sie das Angebot an Projektanforderungen und Budget an.

Navigieren Sie zum Angebotsbereich unter Projekte → Angebote in der Software und öffnen Sie das gewünschte Angebot.

Prüfen Sie das Angebot und achten Sie auf die enthaltenen Positionsgruppen, einschließlich optionaler Positionsgruppen.

Um den Beauftragungsprozess zu starten, stellen Sie den Status auf Beauftragt um.

Dies öffnet die Beauftragung, in der Sie wählen können, ob Sie das gesamte Angebot beauftragen, optionale Positionen mitnehmen oder weglassen und ob Sie das Angebot eventuell sogar nur teilbeauftragen möchten.

Entscheiden Sie sich für die gewünschte Beauftragungsoption: Gesamtbeauftragung (OK), Teilbeauftragung (Erweiterte Gruppenbeauftragung) oder die Berücksichtigung optionaler Positionsgruppen.

Bestätigen Sie die Beauftragung und speichern Sie den Auftrag, indem Sie auf die Schaltfläche → OK klicken.

Variante 2 - Auftrag ohne Angebot direkt anlegen

Manchmal brauchen Sie kein formales Angebot – z.B. bei Stammkunden oder internen Projekten.

Navigieren Sie zum Angebotsbereich unter Projekte → Angebote in der Software und öffnen Sie das gewünschte Angebot.

Wechseln Sie zum Reiter Aufträge

Klicken Sie auf +Auftrag

Geben Sie die Auftragsinformationen ein

Titel, Nummer, Datum

Fügen Sie die Leistungen, Mengen und Stunden aus der Preisliste hinzu

Speichern Sie den Auftrag

Auftragsplanung

In den Aufträgen können Sie dann weitere Einstellungen treffen, beispielsweise in der Auftragsplanung, die die Abrechnungsformen definiert. Mehr dazu lesen Sie hier.