Beschreibung Berechtigungen – Poool Academy

Berechtigung	Beschreibung
Projekte	Zugriff auf die Projektliste inkl. Termine und Status. Inkludiert auch die Möglichkeit, selbst neue Projekte anzulegen.
Angebote	Lese- und Schreibrechte auf bestehende Angebotskalkulationen innerhalb der Projekte sowie als Gesamtübersicht. Eingeschränkter Zugriff: Der Benutzer kann nur auf Angebote bei denen er Projektverantwortlicher oder Projektmitverantwortlicher ist zugreifen.
Aufträge	Lese- und Schreibrechte auf bestehende Auftragskalkulationen innerhalb der Projekte sowie als Gesamtübersicht. Eingeschränkter Zugriff: Der Benutzer kann nur auf Aufträge bei denen er Projektverantwortlicher oder Projektmitverantwortlicher ist zugreifen.
Rechnungen	Lese- und Schreibrechte auf bestehende Rechnungskalkulationen innerhalb der Projekte sowie als Gesamtübersicht. Eingeschränkter Zugriff: Der Benutzer kann nur auf Rechnungen bei denen er Projektverantwortlicher oder Projektmitverantwortlicher ist zugreifen.
Rechnungen abrechnen	Berechtigung zur Vergabe neuer Rechnungsnummern.
Rechnungen stornieren	Berechtigung um bestehende Rechnungen mit Rechnungsnummer zu stornieren und eine Gutschrift zu erstellen.
Kontakte	Lese- oder Lese- und Schreibrecht im Adressbuch - Bearbeitung von Kontakten.
Zeiterfassung	Möglichkeit auf Projekte Zeiten zu buchen. Nur freigegebene Projekte: Für Freelancer vorgesehene Sonderberechtigung um einzelne Projekte manuell zur Zeiterfassung freigeben zu können.
Unternehmen	Zugriff auf die Mitarbeiterverwaltung. Einsicht in aktuelle Urlaubsstände, Zeitkonten und Bearbeitungsmöglichkeiten. Sensible Informationen (Gehalt, …) sind weiter unten extra geregelt.
Benutzer	Zugriff auf den Bereich Benutzer inkl. Rollen und Rechtevergabe für einzelne Personen(-gruppen).
System & Einstellungen	Die Bereiche System & Einstellungen regeln grundsätzliche Einstellungen in Poool (Konfigurationen).
Tickets	Möglichkeit zur Anlage und Einsicht von Tickets. Das Recht zur Bearbeitung von bestehenden Tickets wird über die Einstellungen zu Tickets auf Ersteller, Verantwortliche oder Alle geregelt. Nur freigegebene Projekte: Für Freelancer vorgesehene Sonderberechtigung um einzelne Tickets freigeben zu können.
Mahnwesen (benötigt "Rechnungen")	Erstellung zu Mahnungen für überfällige Rechnungen.
Ticketadministration	Berechtigung Tickets zwischen Projekten zu verschieben oder zu löschen.
Ressourcenplanung	Planung von Mitarbeitern auf verschiedenen Projekten inkl. Auslastungsübersicht.
Crm Lead	Akquisebereich unter CRM>Leads um Anfragen verarbeiten zu können (empfohlen mit Angeboten).
Unternehmen Mitarbeiter	Zugriff auf sensible Mitarbeiterdaten wie z.B. Gehalt (wird über den Support freigegeben).
Projektplanung Gantt	Erstellung und Bearbeitung von Projektablaufplänen.
Ticketwert	Möglichkeit, einem Ticket zusätzlich zu einem Zeitkontingent auch einen festen Budgetwert zuzuweisen. Mit zusätzlicher Berechtigung für ‘Reporting’ > ‘Projektauswertung Detail’ werden diese den aktuell erfassten Stundenkosten gegenübergestellt.
Abwesenheitsanträge	Freigabe von eingehenden Abwesenheitsanträgen. Zugriff Admin: Dauer kann nachträglich bearbeitet werden.
Materialerfassung	Neben Zeiten können auch Materialeinsätze auf Projekte/Tickets gebucht werden.
Materialverwaltung	Anlage und Bearbeitung verfügbarer Materialien (inkl. Kosten).
Bestellwesen	Erstellung und Versand von Bestellanfragen und Beauftragungen an Lieferanten innerhalb eines Projekts. Eingeschränkter Zugriff: Der Benutzer kann nur auf Bestellungen bei denen er Projektverantwortlicher oder Projektmitverantwortlicher ist zugreifen.
Arbeitsort Widget	Anzeige der Verfügbarkeit von Personen innerhalb des Unternehmens (Homeoffice, Abwesend, Büro).
E-Mails löschen	Information zu versendeten Mails löschen.
E-Mail Gesamtverlauf	Anzeige eines Verlaufs aller aus dem System versendeten Mails.
Inbox	Zugriff auf die Upload Inbox (BillBox) zur automatischen Eingangsrechnungsverarbeitung. Eingeschränkter Zugriff: Der Benutzer kann nur selbst erstellte Dateien verarbeiten.
Stundenmanagement	Aufstellung von Einzelbuchungen von Stunden im Unternehmen. Eingeschränkter Zugriff: Der Benutzer kann nur auf erfasste Zeiten bei denen er Projektverantwortlicher oder Projektmitverantwortlicher ist zugreifen.
Zeiten bearbeiten	Projekt, Phase, Ticket, Aufgabe, Kommentare, Leistung, Person und Abrechnung können verändert werden. Eingeschränkter Zugriff: Der Benutzer kann nur erfasste Zeiten bei denen er Projektverantwortlicher oder Projektmitverantwortlicher ist ändern.
Stunden ändern / löschen	Erfasste Stunden und Datum können geändert oder entfernt werden. Eingeschränkter Zugriff: Der Benutzer kann nur erfasste Zeiten bei denen er Projektverantwortlicher oder Projektmitverantwortlicher ist ändern oder löschen.
Eingangsrechnungen	Erfassung und Bearbeitung von Eingangsrechnungen in der Buchhaltung. Eingeschränkter Zugriff: Der Benutzer kann nur auf von Ihm erstellte oder Ihm zugewiesene Eingangsrechnungen zugreifen. Wichtiger Hinweis: Die Berechtigung ‘Eingangsrechnungen buchen’ ermöglicht unabhängig von dieser Berechtigung den Zugriff auf Eingangsrechnungen.
Eingangsrechnungen Storno aufheben	Stornierte Eingangsrechnungen wieder “aktivieren”.
Eingangsrechnungen löschen	Bestehende Eingangsrechnungen löschen.
Eingangsrechnungen buchen	Eingangsrechnungen als “Bezahlt” markieren. Eingeschränkter Zugriff: Der Benutzer kann nur von Ihm erstellte oder Ihm zugewiesene Eingangsrechnungen buchen.
Kostenmanagement	Aufstellung aller erfassten Eingangsrechnungspositionen und die Möglichkeit die interne Verbuchung zu bearbeiten. Eingeschränkter Zugriff: Es werden nur Kostenpositionen aus Projekten angezeigt, bei denen der Benutzer (Mit-)Verantwortlich ist.
Fremdkosten Projekte	Einsicht in den Bereich Kosten an einem Projekt zur Übersicht der dort erfassten Eingangsrechnungspositionen. Gültig für alle Projekte die nicht intern sind. Eingeschränkter Zugriff: Der Benutzer kann nur auf Belege von Ihm erstellten oder Ihm zugewiesenen Eingangsrechnungen zugreifen.
Fremdkosten interne Projekte	Einsicht in den Bereich Kosten an einem Projekt zur Übersicht der dort erfassten Eingangsrechnungspositionen. Gültig für alle Projekte die intern sind. Eingeschränkter Zugriff: Der Benutzer kann nur auf Belege von Ihm erstellten oder Ihm zugewiesenen Eingangsrechnungen zugreifen.
Fremdkosten Zuordnung	Benutzer ohne Zugriff auf Eingangsrechnungen können Phase, die Option ‘abrechenbar’ und die Auftragszuordnung einer Eingangsrechnungsposition direkt im Projektreiter ‘Kosten’ ändern.
Projektauswertung	Globale Auswertung zur Unternehmens-, Kunden-, und Projektkennzahlen wie Rohertrag, Stundenkosten, Projektergebnis.
Projektskizzen	Schnellanlage von Projektwerten ohne hinterlegte Kalkulation (z.B. Kosten in Höhe von X oder Umsatz in Höhe von Y). Erfordert ggf. eigene Aktivierung über den Support.
Projektauswertung Detail	Zusammenfassende Informationen (Summenbeträge, Status, Titel) zu Angeboten, Aufträgen, Rechnungen, Fremdkosten und Stundenkosten in der Detailansicht eines einzelnen Projekts.
Projektauswertung Detail Stunden	Diese Berechtigung greift nur wenn die ‘Projektauswertung Detail’ mit ‘kein Zugriff'eingeschränkt ist. Damit kann die Anzeige der geleisteten Stunden aktiviert werden ohne die wirtschaftliche Kalkulation anzuzeigen.
Quartalsauswertung Umsatz	Monats- und Quartalsweise Übersicht der geplanten und realisierten Umsätze im gesamten Unternehmen. Werte werden Monatlich nach Kunden und Projekten aufgeteilt dargestellt.
Quartalsauswertung Kosten	Monats- und Quartalsweise Übersicht der geplanten und angefallenen Kosten im gesamten Unternehmen. Werte werden Monatlich nach Lieferanten aufgeteilt dargestellt.
Quartalsauswertung Kosten Gehälter	Gehälter werden ausschließlich summiert, getrennt in regelmäßige monatliche Zahlungen und Sonderzahlungen, angeführt. Diese Berechtigung kann nur vom Poool Support verändert werden und steht in der Benutzersimulation nicht zur Verfügung.
Kostenauswertung Budget	Übersicht über den Stand der in den Einstellungen angelegten Budgets inkl. Entwicklung.
Kostenauswertung Kostenstellen	Übersicht der angefallenen Kosten nach Konstenstelle.
Kostenauswertung Kostenaufteilung	Übersicht der angefallenen Kosten nach Kostenaufteilung.
Kundenauswertung Top Kunden	Auswertung der Kennzahlen Projektvolumen, Rohertrag und Projektergebnis nach Kunden.
Kostenauswertung Top Lieferanten	Auswertung der Kosten summiert nach Lieferanten.
Zielauswertung	Übersicht über die Erreichung der angelegten Ziele.
Planner	Zugriff auf die Ressourcenplanung über die Schnellzugriffsleiste.
Freigaben Management	Der Benutzer kann eine Liste über alle offenen Freigaben einsehen. Eigene Freigaben werden einem Benutzer immer angezeigt.
Freigaben Administration	Der Benutzer kann alle Freigabeschritte selbst durchführen, ganze Freigaben zurücksetzen und deaktivieren.
Zahlungsverkehr / Transaktionen	Zugriff: Der Benutzer sieht alle Transaktionen Ihrer verknüpften Bankkonten. Eingeschränkter Zugriff: Der Benutzer kann nur Transaktionen sehen die eine erkannte oder mögliche Zuordnung zu einer Rechnung haben. Wichtig: Durch das automatische Zuordnungssystem können theoretisch sensible Transaktionen sichtbar werden.
Spesen und Spesenabrechnung	Erfassung und Einreichung von Spesenabrechnungen. Eingeschränkter Zugriff: Der Benutzer kann nur selbst erstellte Spesen und Spesenabrechnungen einsehen und bearbeiten
Spesenabrechungen genehmigen	Um Spesenabrechnungen zu genehmigen braucht der Benutzer auch den Zugriff auf: Spesen und Spesenabrechnung, Eingangsrechnungen
Zeiträume hinzufügen / bearbeiten	In der Arbeitszeiterfassung können Buchungen direkt eingetragen und nachträglich bearbeitet werden.
Zeiträume mit Abwesenheitsantrag bearbeiten	Buchungen mit Antrag (Eintrag zu beantragten Zeiterfassungstypen wie z.B. Urlaub) können nachträglich bearbeitet und Stundenweise verlängert/verkürzt werden.
Zeiträume löschen	Gebuchte Einträge in der Zeiterfassung können nachträglich gelöscht werden.
Mitarbeiter Zeiterfassungsmanagement	Zugriff auf die Arbeitszeiterfassung anderer Mitarbeiter über der Bereich Unternehmen > Mitarbeiterzeiterfassung.
Inventarverwaltung	Lese- oder Lese- und Schreibzugriff auf die vergebenen und verfügbaren Inventarpositionen.
Inventar Protokolle	Möglichkeit zu einer Übergabe Protkolle zu erfassen und erstellen.
Inventar Kategorien	Lese- oder Lese- und Schreibzugriff auf die definierten Inventarkategorien und deren Eigenschaften.