Rollen und Berechtigungen

Die Verwaltung von Rollen und Berechtigungen in Poool ist entscheidend, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter die richtigen Zugriffsrechte haben und Aufgaben effizient erledigen können.

Rollen vordefinieren

Um Rollen mit bestimmten Berechtigungen anzulegen, navigieren Sie zu Benutzer → Rollen. Wir haben dort bereits ein paar vordefinierte Rollen angelegt, die unserer Erfahrung nach, gut zu den einzelnen Bereichen passen. Das kann natürlich in jedem Unternehmen unterschiedlich sein und daher können Sie frei entschieden, ob Sie die Rollen so übernehmen wollen, anpassen wollen oder löschen wollen.

Rollen anpassen

Um eine Rolle anzupassen, öffnen Sie die gewünschte Rolle mit einem Klick darauf. Im ersten Schritt können Sie den Titel der Rolle anpassen. Überschrieben Sie den existierenden Titel mit einem von Ihnen gewünschten Titel.

Der nächste Schritt sind die einzelnen Rechte. Die Rechte im System sind in folgende Teilbereiche gegliedert:

Basis: Hier finden Sie die Basisrechte für Poool, wie beispielsweise Zugriffsrechte für Projekte, Angebote, Aufträge aber auch die Zeiterfassung.

Stundenmanagement: Im Stundenmanagement geht es darum, wer gebuchte Zeiten beispielsweise bearbeiten oder löschen darf.

Eingangsrechnungen, Kosten: Hier geht es vorrangig darum, wer Eingangsrechnungen sehen und bearbeiten kann aber auch um den Fremdkostenbereich einer Rechnung.

Reporting: Im Reporting Bereich geht es um die einzelnen Auswertungen in Poool. Hier ist es sinnvoll, sich im Vorhinein Gedanken zu machen, wer Zugriff auch die Unternehmenszahlen haben darf.

Planner: Hier geht es darum, wer Zugriff auf den Planner hat.

Freigaben: Hier geht es um den Freigabeprozess in Poool.

Banking API: Hier geht es um die Anbindung Ihrer Bank. Auch hier ist es wichtig, sich im Vorhinein Gedanken zu machen, wer die Transaktionen des Unternehmens einsehen darf.

Spesen: In diesem Bereich geht es um die Spesenabrechnung in Poool.

Überlegen Sie sich, welche Rolle welche Rechte bekommen soll und setzen Sie die Kästchen entsprechend. Sollte es bei einer Position eingeschränkte Rechte geben, wird unter dem Zugriffsrecht beschrieben, was die eingeschränkten Rechte bedeuten.

Wenn Sie die Rechte Ihren Wünschen entsprechend vergeben haben, drücken Sie auf Speichern, um die Rolle zu speichern.

Rollen löschen und neu anlegen

Wenn Sie die Rolle ganz löschen wollen und eine neue Rolle anlegen wollen, drücken Sie auf den Papierkorb auf der rechten Seite. Um eine neue Rolle zu erstellen, drücken Sie auf + Benutzerrolle. Sie können dann wieder die Liste der Rechte durchgehen und entscheiden, welche Rechte di Rolle erhalten soll. Mit dem Button Speichern, wird die Benutzerrolle abgespeichert.

Rollen vergeben

Um eine Rolle und somit die zugehörigen Zugriffsrechte einem Mitarbeiter zuzuteilen, navigieren Sie zu Benutzer → Verwaltung. Wählen Sie den gewünschten Mitarbeiter aus, dem Sie eine Rolle geben wollen oder erstellen Sie einen neuen Benutzer.

ℹ️

Wenn Sie nicht wissen, wie ein neuer Benutzer angelegt wird, finden Sie hier unseren Guide zu Mitarbeiter anlegen in dem auch beschrieben wird, wie ein Benutzer angelegt wird.

Wechseln Sie im Benutzer auf den Raster Zugriffsrechte. Drücken Sie auf bearbeiten und wählen Sie bei Rolle die entsprechende Rolle aus, die Sie dem Mitarbeiter geben wollen. Mit der Zuteilung dieser Rolle bekommt der Mitarbeiter alle Rechte die der Rolle gewährt wurden.

Benutzerdefinierte Berechtigungen vergeben

Wollen Sie Ihrem Mitarbeiter nun zusätzliche Rechte zu den Rechten der Rolle geben, setzen Sie den Haken bei “Benutzerdefinierte Zugriffsrechte auf Basis der Rolle verwenden”.

Sobald Sie den Haken setzen, öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie gefragt werden, ob Sie die benutzerdefinierten Zugriffsrechte mit den Einstellungen der aktuellen Rolle überschreiben wollen oder die Zugriffsrechte behalten wollen.

Wenn Sie Beibehalten wählen, werden die benutzerdefinierten Rechte, die Sie bis dato für den Benutzer eingestellt haben, beibehalten. Wenn Sie auf Überschreiben drücken, werden die benutzerdefinierten Rechte mit den Rechten der Rolle überschrieben und der Benutzer hat keine benutzerdefinierten Rechte mehr. Sie können die Rechte für den einzelnen Benutzer jetzt individuell anpassen und sobald Sie mit den Einstellungen zufrieden sind, können Sie die Einstellungen mit dem Button Speichern abspeichern.