📊 Alle PRISM-Tabellen im Überblick
Nr. | Tabelle | Beschreibung | Spalten |
1 | contacts | Alle Kontakte (Unternehmen, Personen, Mitarbeiter:innen, Benutzer:innen) | ~60 |
2 | projects | Alle Projekte und Projektphasen mit Status und Teams | ~70 |
3 | tickets | Alle Tickets und Jobs aus dem Aufgabensystem | ~80 |
4 | timetrack_times | Einzelne Zeitbuchungen aus der Zeiterfassung | ~75 |
5 | timetrack_days | Tagesaggregierte Zeiterfassungsdaten | ~65 |
6 | timetrack_working_time_accounts | Arbeitszeitkonten der Mitarbeiter:innen | ~45 |
7 | meta_dates | Kalenderdaten für Zeitanalysen | ~15 |
8 | calculation_positions | Alle Kalkulationspositionen (Angebote, Aufträge, Rechnungen) | 95 |
9 | accounts_payable | Eingangsrechnungspositionen mit Projektzuordnung | 101 |
10 | calculation_report | Umsatz- und Kostenplanung für Quartalsauswertungen | 71 |
📚 Dokumentationsstandard: Jede Tabelle enthält System-Felder, Meta-Informationen, thematisch gruppierte Felder mit Datentypen, Beschreibungen, SQL-Beispiele und Analyse-Ideen.
Contacts Tabelle
Die Contacts-Tabelle ist das zentrale CRM-Herzstück von Poool und enthält alle Kontaktdaten aus den folgenden Bereichen:
- Unternehmen (Kunden und Lieferanten) mit Firmendaten, Kunden-/Lieferantennummern und DATEV-Konten
- Personen (Kontaktpersonen bei Kunden/Lieferanten) mit Namen, Positionen und Abteilungen
- Mitarbeiter:innen mit Teamzuordnungen und Stundensätzen (intern, extern, Kunde)
- Benutzer:innen mit E-Mail-Adressen und Aktiv-Status
Projects Tabelle
Die Projects-Tabelle enthält alle Projektstammdaten und Projektphasen aus Poool. Hier findest du:
- Projekte mit Projektnummern, Titel, Status, Team-Zuordnungen und Deadlines
- Projektphasen mit eigenen Status, Titeln und Terminen
- Projekt-Teams und Verantwortlichkeiten
- Zeiterfassungs-Berechtigungen und Sperren pro Projekt/Phase
Wichtig: Die Tabelle enthält sowohl Projekte als auch Projektphasen. Unterscheidung über das Feld data_type = 'project' (Projekt, Hauptprojekt, Teilprojekt) oder 'projectPhase' (Projektphase).
Tickets Tabelle
Die Tickets-Tabelle enthält alle Tickets und Jobs aus dem Poool-Aufgabensystem. Hier findest du:
- Tickets mit Nummern, Titeln, Status, Prioritäten und Deadlines
- Ticket-Jobs (Aufgaben im Ticket) mit eigenen Status und Terminen
- Personen-Zuordnungen (Ersteller, Zugewiesene, Kundenverantwortliche)
- Zeitkontingente und Wertangaben pro Ticket
- Projekt- und Phasen-Verknüpfungen
Wichtig: Die Tabelle enthält sowohl Tickets als auch Aufgaben. Unterscheidung über das Feld data_type = 'ticket' (Ticket) oder 'ticketJob' (Aufgabe im Ticket).
Timetrack Times
Die Timetrack Times Tabelle enthält alle einzelnen Zeitbuchungen aus der Poool-Zeiterfassung. Hier findest du:
- Detaillierte Zeitbuchungen mit Datum, Dauer (in Minuten), Überstunden-Kennzeichnung
- Projekt-, Ticket- und Auftrags-Zuordnungen jeder Buchung
- Aktivitäten und Kostensätze (intern und extern)
- Kosten-Informationen pro Buchung (intern, Kunde, Ticket)
- Freigabe- und Abrechnungs-Status für Controlling und Rechnungsstellung
- Kommentare (intern und kundenorientiert)
- Archivierungs- und Sperr-Status
Wichtig:
- Zeitwerte sind in Minuten gespeichert (nicht Stunden!)
- Eine Zeitbuchung kann Projekt, Ticket oder beides zugeordnet sein
- Archivierte oder gesperrte Buchungen können nicht mehr bearbeitet werden
Timetrack Days
Die Timetrack Days Tabelle enthält tagesweise aggregierte Zeiterfassung für alle Mitarbeiter:innen. Hier findest du:
- Tages-Übersichten mit Soll- und Ist-Arbeitszeiten
- Gleitzeit-Änderungen pro Tag (Plus-/Minusstunden)
- Zeittypen-Summen (Regulär, Urlaub, Krank, Freizeitausgleich, Intern)
- Arbeitszeit-Soll (Target: von, bis, Pause, Netto)
- Arbeitszeit-Ist (tatsächliche Zeiten)
- Feiertage und Standort-Informationen
- Arbeitszeitkonto-Modifikationen (Überstunden, Urlaub, etc.)
- Tag-Sperrungen und Validierung
Wichtig:
- Alle Zeitwerte sind in Minuten gespeichert (nicht Stunden!)
- Ein Datensatz = Ein Tag für eine:n Mitarbeiter:in
- Gesperrte Tage (
data_timetrack_locked = true) können nicht mehr bearbeitet werden
Timetrack Working Time Accounts
Die Timetrack Working Time Accounts Tabelle enthält alle Arbeitszeitkonten der Mitarbeiter:innen pro Jahr. Hier findest du:
- Jahresbezogene Arbeitszeitkonten mit Urlaubstagen, Überstunden und Gleitzeilständen
- Urlaubsverwaltung: Initial-Anspruch, Übertrag, Verbrauch und Modifikationen
- Überstunden-Tracking: Aufbau, Übertrag und Abbau von Überstunden
- Gleitzeit-Konten: Aktuelle Stände und Flextime-Verwaltung
- Freizeitausgleich: Verbrauchte Ausgleichstage und -stunden
- Sonderurlaub: Spezielle Urlaubsformen
⚠️ Wichtig: Pro Mitarbeiter:in und Jahr gibt es genau einen Datensatz. Die Tabelle wird automatisch aktualisiert basierend auf Zeiterfassungen und manuellen Modifikationen.
Meta Dates Tabelle
Die Meta Dates Tabelle ist eine zentrale Datumsdimensionstabelle für zeitbasierte Analysen und Reports. Sie enthält für jeden Tag umfassende Kalenderinformationen (Jahr, Monat, Quartal, Kalenderwoche, Wochentag, Schaltjahr, etc.) und ermöglicht flexible Zeitauswertungen in Power BI und Excel.
Typische Anwendungsfälle:
- Zeiterfassungs-Auswertungen nach Perioden (Woche, Monat, Quartal)
- Projektplanung mit Arbeitstagen vs. Wochenenden
- Quartalsbezogene Finanzreports
- Jahresvergleiche und Trendanalysen
Wichtig: Die Tabelle sollte einen ausreichenden Datumsbereich abdecken (mindestens aktuelles Jahr + nächstes Jahr). Bei Bedarf muss der Datenbereich erweitert werden.
Calculation Positions Tabelle
Die Calculation Positions Tabelle enthält alle Kalkulationspositionen aus Poool. Hier findest du:
- Angebotspositionen mit Mengen, Preisen und Rabatten
- Auftragspositionen mit Bestellnummern und Status
- Rechnungspositionen mit Verkaufspreisen und Nebenkostenzuschlägen
- Kunden- und Projektdaten pro Position
- Kalkulationsgruppen (Eigen-/Fremdleistungen, optional/fest)
- Leistungen und Materialien aus Preislisten
Wichtig: Jede Zeile = Eine Kalkulationsposition. Eine Kalkulation (Angebot/Auftrag/Rechnung) besteht aus mehreren Positionen. Die Tabelle ist ähnlich aufgebaut wie der Export unter Buchhaltung > Export > Kalkulationspositionen.
Accounts Payable Tabelle
Die Accounts Payable Tabelle enthält alle Eingangsrechnungspositionen mit vollständigem Kontext. Hier findest du:
- Fremdkosten über Eingangsrechnungen erfasst
- Projektzuordnung für jede Position
- Auftragsbezug (Verknüpfung zu Bestellungen)
- Budgetkontrolle mit Budget- und Kostenstellen-Zuordnung
- Abrechnungsstatus (Clearable/Cleared) für Weiterverrechnung
- Lieferantendaten und Zahlungsinformationen
Wichtig: Jede Zeile = Eine Eingangsrechnungsposition. Rechnungsdaten (wie Rechnungssummen) wiederholen sich bei mehreren Positionen derselben Rechnung. Beim Aggregieren nicht summieren, sondern MAX() oder FIRST() verwenden!
Calculation Report Tabelle
Die Calculation Report Tabelle bildet die Grundlage für die Quartalsauswertung und enthält Umsatz- und Kostenplanungsdaten. Hier findest du:
- Offene Auftragsplanungspositionen (Orders)
- Ausgangsrechnungen (Invoices)
- Lead-Planungen mit Gewichtung
- Wiederkehrende Ausgangsrechnungen (zukünftige Umsätze)
- Kosten (Eingangsrechnungen)
- Wiederkehrende Eingangsrechnungen
- Gehaltsdaten (Personalkosten)
Item Types: invoice, invoice_recurring, lead, order, salary, salary_extra
Account Types: receivable (Umsätze) vs. payable (Kosten)
Lead-Gewichtung: Werte werden mit Gewichtungsprozentsatz multipliziert für realistische Planung
📚 Dokumentationsstandard: Jede Tabelle enthält System-Felder, Meta-Informationen, thematisch gruppierte Felder mit Datentypen, Beschreibungen, SQL-Beispiele und Analyse-Ideen.