📊 Artikel-Metadaten
- Artikel-Typ: Best Practice
- Schwierigkeitsgrad: 🚀🚀🚀 Expertise
Warum Sie diesen Artikel lesen sollten
Stellen Sie sich vor: Sie arbeiten zwei Monate hart an einem großen Projekt, aber die Rechnung stellen Sie erst im dritten Monat. Ohne Leistungsabgrenzung sieht es so aus, als hätten Sie in den ersten beiden Monaten kein Geld verdient – und im dritten Monat plötzlich einen riesigen Gewinn gemacht. Das verwirrt nicht nur Sie, sondern auch Ihre Bank, das Finanzamt und potenzielle Investoren.
Was bringt Ihnen die Leistungsabgrenzung?
🎯 Klarheit über Ihre echte finanzielle Lage
Ohne Leistungsabgrenzung sehen Sie nur, was bereits abgerechnet wurde. Mit ihr erkennen Sie auch den Wert Ihrer bereits geleisteten, aber noch nicht in Rechnung gestellten Arbeit. So wissen Sie immer, wie es wirklich um Ihr Unternehmen steht.
💰 Bessere Entscheidungen treffen
Wenn Sie den echten Wert Ihrer Projekte kennen, können Sie fundierte Entscheidungen treffen:
- Lohnt es sich, mehr Ressourcen in ein Projekt zu stecken?
- Welche Projekte sind wirklich profitabel?
- Können Sie sich neue Mitarbeiter leisten?
🏦 Professioneller auftreten
Banken, Investoren und Geschäftspartner erwarten aussagekräftige Zahlen. Mit monatlicher Leistungsabgrenzung zeigen Sie:
- Dass Sie Ihr Unternehmen professionell führen
- Verlässliche und nachvollziehbare Finanzdaten
- Eine realistische Darstellung Ihrer Geschäftsentwicklung
📊 Steuern optimieren
Eine gleichmäßige Verteilung von Umsätzen und Kosten über die Monate kann steuerliche Vorteile bringen. Statt Gewinnspitzen in einzelnen Monaten haben Sie eine ausgewogene Darstellung.
Warum monatlich bewerten?
Die monatliche Bewertung Ihrer unfertigen Leistungen hat entscheidende Vorteile:
- Früherkennung von Problemen: Sie sehen sofort, wenn ein Projekt aus dem Ruder läuft
- Transparenz für alle: Ihr Team, Ihre Führungsebene und externe Partner verstehen die Zahlen
- Motivation: Ihr Team sieht den Wert ihrer Arbeit, auch wenn noch nicht abgerechnet wurde
- Cashflow-Management: Sie können besser planen, wann Geld reinkommt
Für wen ist dieser Artikel?
Dieser Artikel richtet sich an alle, die:
- Projekte über mehrere Monate abwickeln
- Verstehen wollen, wie profitabel ihre Arbeit wirklich ist
- Ihre Finanzen professioneller darstellen möchten
- Keine BWL studiert haben, aber trotzdem ihre Zahlen verstehen wollen
Das Beste daran: Die verschiedenen Betrachtungsweisen in der Projektauswertung helfen Ihnen, genau die Sicht zu wählen, die Sie gerade brauchen – ob für die Bank, das Finanzamt oder Ihre eigene Planung.
✅ Das benötigen Sie
Die Skizzen sind nicht standardmäßig im System verfügbar. Bitte kontaktieren Sie den Support zur kostenlosen Freischaltung dieser Funktion. Ohne aktivierte Skizzen ist die hier beschriebene Leistungsabgrenzung nicht möglich.
1. Aktivierte Funktionen
- ✅ Skizzen-Funktion (Support kontaktieren zur Freischaltung)
- ✅ Ticket-System aktiviert und konfiguriert
- ✅ Reporting-Rechte für relevante Mitarbeiter
2. Strukturierte Projektanlage
- Klare Projektgliederung - wählen Sie die für Sie passende Struktur:
- Einfaches Projekt mit Phasen: z.B. "Website-Relaunch" mit Phasen "Konzept", "Design", "Entwicklung", "Go-Live"
- Hauptprojekt mit Teilprojekten: z.B. "Digitalisierung 2024" mit Teilprojekten "CRM-Einführung", "Website", "App-Entwicklung" - jedes mit eigenen Phasen
- Flexible Kombination: Nutzen Sie die Struktur, die zu Ihrer Projektgröße und Komplexität passt
- Abgegrenzte Leistungspakete ( unfertige Leistungen ) als Tickets - der große Vorteil:
- Freie Budget-Gestaltung: Hinterlegen Sie beliebige Euro- und Stunden-Kontingente ohne die Finanzauswertungen zu beeinflussen
- Flexible Ticket-Größe: Nicht zu kleinteilig (keine 2-Stunden-Tickets), aber auch nicht zu grob (kein "Gesamtprojekt"-Ticket)
- Unabhängig von der Buchhaltung: Tickets sind Ihr Controlling-Werkzeug, nicht Ihre Rechnungsposition
- Eindeutige Verantwortlichkeiten pro Ticket definiert:
- Nach Team: z.B. "Design-Team", "Development", "Konzeption"
- Nach Kompetenz: z.B. "Frontend", "UX-Design", "Projektmanagement"
- Nach Standort: z.B. "Berlin", "München", "Remote-Team"
- Nach Mitarbeiter: z.B. direkte Zuweisung an verantwortliche Person
Tipp: Eine bewährte Ticket-Größe liegt zwischen 0 € und 50.000 € bzw. 0 - 400 Stunden - so bleibt die Bewertung handhabbar und aussagekräftig!
Best Practice: Kombinieren Sie die Zuordnungen! Ein Ticket kann dem "Design-Team Berlin" zugeordnet sein mit Max Mustermann als verantwortlichem Mitarbeiter. So haben Sie maximale Transparenz und Filteroptionen in Ihren Auswertungen.
3. Tickets mit Kontingenten
Jedes Ticket braucht:
- Euro-Kontingent: Der budgetierte Wert der Leistung
- Stunden-Kontingent: Der geplante Aufwand
- Aussagekräftiger Titel: z.B. "Konzeption Modul A" statt "Aufgabe 1"
4. Ticket-Status passend zur Bewertungsmatrix
Konfiguration in den Einstellungen: Die Ticket-Status werden in den Poool-Einstellungen individuell angelegt und müssen zu Ihrer Bewertungsmatrix passen.
Tipp: Maximal 7 Status verwenden - mehr macht die Bewertung unübersichtlich!
Empfohlene Status-Struktur (anpassbar!):
- Offen (0% - noch nicht begonnen)
- In Konzeption (10% - erste Arbeiten)
- In Bearbeitung (25% - aktive Umsetzung)
- Fortgeschritten (50% - zur Hälfte fertig)
- Fast fertig (75% - Feinschliff)
- Zur Abnahme (90% - beim Kunden)
- Abgeschlossen (100% - fertig)
Wichtig:
- Die Prozentangaben sind Ihre Richtwerte! Sie können sie in den Einstellungen individuell festlegen
- Die Bezeichnungen sind frei wählbar - nutzen Sie Begriffe, die Ihr Team versteht
- Im Einzelfall kann "In Bearbeitung" auch mal 30% oder 40% bedeuten - entscheidend ist die nachvollziehbare und konsistente Bewertung
So legen Sie Ihre Status an:
5. Nice-to-have: Tags für Zusatzinformationen
Tags sind Ihr flexibles Werkzeug für wichtige Zusatzinformationen. Sie entscheiden, welche Informationen für Ihre Leistungsbewertung relevant sind!
Mögliche Tag-Kategorien (nur Beispiele!):
Kategorie | Tag | Verwendung |
Nachvollziehbarkeit | ||
#Verzögert-Kunde | Wenn der Kunde die Ursache ist | |
#Verzögert-Intern | Bei internen Herausforderungen | |
#Wartet-auf-Freigabe | Stillstand wegen fehlender Entscheidung | |
#Technische-Probleme | Unerwartete technische Hürden | |
Positive Highlights | ||
#Läuft-super | Wenn alles rund läuft | |
#Vorzeitig-fertig | Bei schnellerer Umsetzung | |
#Kunde-begeistert | Für besonders gutes Feedback | |
Abrechnungsart | ||
#Festpreis | Pauschale Abrechnung | |
#Aufwand | Nach tatsächlichem Zeitaufwand | |
#Retainer | Monatliche Pauschale |
Profi-Tipp:
- Entwickeln Sie Ihre eigene Tag-Systematik basierend auf Ihren Erfahrungen
- Fragen Sie sich: "Welche Information hilft mir in 3 Monaten zu verstehen, warum dieses Ticket so gelaufen ist?"
- Dokumentieren Sie Ihre Tags und deren Bedeutung für das Team
- Weniger ist mehr - zu viele Tags verwirren nur
Tags in den Einstellungen anlegen:
Tipp: Wenn Sie Hilfe bei der optimalen Konfiguration Ihrer Tickets für die Leistungsbewertung brauchen, bietet der Poool-Support gerne einen Workshop zur individuellen Einrichtung an.
📋 Schritt-für-Schritt Anleitung für die Leistungsbewertung
Schritt 1: Tickets als Bewertungsbasis einrichten ✓
Erstellen Sie für jedes Projekt Tickets mit definierten Kontingenten:
- 💶 Euro-Kontingent: Der Wert der Leistung
- ⏱️ Stunden-Kontingent: Der Aufwand für die Leistung
💡 Tipp: Nutzen Sie aussagekräftige Ticket-Namen wie "Konzeption Phase 1" oder "Entwicklung Modul A"
Schritt 2: Monatliche Leistungsbewertung durch Verantwortliche
Bewertungsmethoden - wählen Sie Ihren Ansatz:
Option A: Objektiv | Option B: Subjektiv | Option C: Kombiniert ⭐️⭐️⭐️ | |
Methode | Stundenbasiert | Fortschrittsbasiert | Empfohlener Ansatz |
Stichtag | Wenn alle Stunden des Monats erfasst sind | Fester Tag (z.B. letzter Arbeitstag) | Flexibel |
Berechnung | Gebuchte Stunden ÷ Stunden-Kontingent | Einschätzung des Verantwortlichen | Stundenerfassung + fachliche Anpassung |
Vorteile | • Objektiv und nachvollziehbar
• Automatisch berechenbar | • Berücksichtigt tatsächlichen Fortschritt
• Flexibel anpassbar | • Beste aus beiden Welten
• Ausgewogen und fair |
Nachteile | • Nicht immer aussagekräftig
• Viele Stunden ≠ viel Leistung | • Subjektiv
• Erfordert klare Kriterien | • Aufwändiger
• Dokumentation nötig |
Best Practice: Definieren Sie im Team, welche Methode Sie nutzen und dokumentieren Sie Ihre Bewertungskriterien! Bei subjektiver Bewertung sind klare Definitionen pro Status-Stufe essentiell.
Schritt 3: Controller-Auswertung der Abgrenzungssummen
- Option A: Eigener Report erstellen
- Exportieren Sie die Ticket-Übersicht mit Bewertungen
- Summieren Sie die bewerteten Leistungen pro Projekt manuell
- Berechnen Sie: Bewerteter Fortschritt × Euro-/Stunden-Kontingent
- Vorteil: Kostenlos und individuell anpassbar
- Nachteil: Manueller Aufwand, fehleranfällig
- Option B: Spezialisierter Poool-Report (empfohlen) Der Support stellt einen automatisierten Report zur Verfügung:
- Automatische Summierung aller bewerteten Tickets pro Projekt
- Übersichtliche Darstellung der abzugrenzenden Beträge
- Export-Funktion für die Buchhaltung
- Plausibilitätsprüfungen integriert
Interesse am Report? Kontaktieren Sie den Support für diesen spezialisierten Auswertungs-Report. Die Investition lohnt sich bei regelmäßiger Nutzung! (Hinweis: Im Prism-Paket bereits enthalten)
Das Ergebnis beider Optionen:
- Projektweise Summierung der zu abgrenzenden Stunden
- Projektweise Summierung der zu abgrenzenden Umsätze
- Diese Summen sind die Grundlage für die Skizzen-Erstellung!
Schritt 4: Skizzen-Erstellung für die Abgrenzung
⚠️ WICHTIG - Die Goldene Regel der Leistungsabgrenzung: Zu JEDER Leistungsabgrenzung gehören IMMER zwei Skizzen:
- Positive Skizze (+) im Leistungsmonat
- Negative Skizze (-) im Abrechnungsmonat
Warum zwei Skizzen?
- Die positive Skizze bildet die erbrachte Leistung im korrekten Monat ab
- Die negative Skizze verhindert eine Doppelerfassung bei der Rechnungsstellung
- Beide zusammen = saubere Abgrenzung ohne Verfälschung der Buchhaltung
Konkretes Beispiel (wie im Bild):
Januar 2025: Leistung erbracht: 2.000€ → Positive Skizze: +2.000€ mit Datum 31.01.2025
August 2025: Rechnung gestellt über: 2.000€ → Negative Skizze: -2.000€ mit Datum 19.08.2025
Ergebnis:
- Im Januar 2025 wird das Betriebsergebnis um +2.000€ erhöht (Leistungsmonat)
- Im August 2025 wird es um -2.000€ reduziert (Rechnungsmonat)
- Die Leistung wird somit periodengerecht im richtigen Monat ausgewiesen Wiederholen
Praktische Umsetzung:
- Nehmen Sie die Summen aus Ihrem Controller-Report (Schritt 3)
- Erstellen Sie pro Projekt die positive Skizze im Leistungsmonat
- Erstellen Sie die negative Ausgleichsskizze im Rechnungsmonat
- Verwenden Sie eindeutige Bezeichnungen: "25/01 erbrachte Leistung" / "25/01 abgerechnet 25/08"
- Aktivieren Sie die Skizzen in Ihren Reports für die periodengerechte Darstellung
Hier finden Sie die detaillierte Anleitung mit allen Feldern und Optionen
Schritt 5: Qualitätssicherung im 4-Augen-Prinzip
⚠️ ACHTUNG: Leistungsabgrenzungen haben weitreichende Auswirkungen auf Ihr Controlling! Fehler können zu erheblichen Problemen führen. Daher:
Pflicht: 4-Augen-Prinzip
- Ersteller: Legt die Skizzen an
- Prüfer: Kontrolliert Vollständigkeit und Plausibilität
- Dokumentation: Wer hat wann was geprüft
Optional: Spezieller Prüf-Report Für maximale Sicherheit bietet Poool einen zusätzlichen Report zur Plausibilitätsprüfung:
- Zeigt alle Skizzen übersichtlich
- Ermöglicht systematische Kontrolle
- Ideal für das 4-Augen-Prinzip
Interesse? Kontaktieren Sie den Support für diesen spezialisierten Report. (Hinweis: Im Prism-Paket bereits enthalten)
Schritt 6: Flexible Auswertungen nutzen
In Ihren Reports können Sie nun flexibel wählen:
Skizzen aktiviert:
- Zeigt die monatliche Leistungserbringung
- Perfekt für Projektcontrolling und Fortschrittskontrolle
Skizzen deaktiviert:
- Zeigt nur die tatsächliche Rechnungsstellung
- Ideal für buchhalterische Betrachtung
📊 Wichtig: Leistungsabgrenzungs Skizzen und Buchhaltung
Skizzen sind rein intern! Sie haben KEINEN direkten Einfluss auf Ihre Buchhaltung oder Finanzbuchhaltung. Die Skizzen dienen ausschließlich der internen Projektsteuerung und dem Management-Reporting in Poool.
So übertragen Sie die Abgrenzungen in die Buchhaltung:
- Erstellen Sie einen Report mit aktivierten Skizzen
- Exportieren Sie die Übersicht der Leistungsabgrenzungen
- Senden Sie diese an Ihren Steuerberater
- Der Steuerberater kann die Abgrenzungen in der Finanzbuchhaltung nachvollziehen
→ Ergebnis: Ihre BWA (Betriebswirtschaftliche Auswertung) bzw. KER (Kurzfristige Erfolgsrechnung in Österreich) zeigt ein realistisches Bild mit periodengerechten Umsätzen!
Praxis-Tipp: Erstellen Sie monatlich einen "Abgrenzungs-Report" für Ihren Steuerberater. So bleiben interne Projektauswertung und externe Buchhaltung synchron.
