📊 Artikel-Metadaten
Artikel-Typ | Anleitung |
Erfahrungslevel | 🚀 Grundlagen |
Über die zentralen Einstellungen in Poool definieren Sie, wie Arbeitszeit erfasst, geprüft und gesichert wird. Mit automatischen Pausen, Sperrfristen und Validierungsregeln stellen Sie sicher, dass gesetzliche Vorgaben eingehalten und Zeitdaten zuverlässig verarbeitet werden.
📌 Prozessbeschreibung: Schritt-für-Schritt Anleitung
Schritt 1: Allgemeine Einstellungen
- Navigieren Sie zu
Einstellungen - Zeiterfassung. Im ersten Reiter können Sie grundlegende Einstellungen für Ihre Zeiterfassung treffen. Diese bestimmen, wie Mitarbeitende ihre Zeiten erfassen, welche Informationen angezeigt werden und welche Systemlogiken greifen. Verwenden Sie diese Einstellungen, um:
- das Verhalten der Arbeitszeiterfassung zu steuern
- Standardwerte und Ansichten festzulegen
- Vorgaben für Pausen, Kommentare, Gleitzeit und Reporting zu aktivieren
- die Projektzeiterfassung an Ihre Organisation anzupassen
Wichtige Regeln im Überblick
- Festschreiben von Tagen Mit dieser Einstellung werden die Tage in einem von Ihnen definierten Abstand automatisch festgeschrieben und können nur noch von Administratoren verändert werden.
- Automatische Pause eintragen Sie definieren ab Wann eine automatische Pause abgezogen werden soll und wie hoch der Abzug ist.
Schritt 2: Gleitzeit ja oder nein
In Poool können Sie unter Unternehmen → Mitarbeiter bei jedem Mitarbeitenden das Gleitzeitkonto aktivieren. → Gleitzeit in Poool
Schritt 3: Arbeitszeitvalidierungen einrichten
Navigieren Sie zu Einstellungen → Zeiterfassung → Arbeitszeitvalidierungsregeln.
Aktivieren Sie die gewünschten Regeln. Sie können beliebig viele kombinieren.
Legen Sie eine Gültigkeitsperiode fest. Wählen Sie ein Startdatum und definieren Sie bei Bedarf ein Enddatum, wenn Sie neue Regeln einführen möchten.
Übersicht aller Regeln
Regel | Beschreibung |
Keine offenen Zeiterfassungsslots | Falls eine Erfassung der Arbeitsstunden noch offen ist oder beispielsweise ein Mitarbeiter:in vergessen hat, sich auszustempeln, gilt die Arbeitszeiterfassung als unbeendet. Es erscheint dann eine Fehlermeldung und ein Ende der Arbeitszeit muss nachgetragen werden. |
Keine Nachtarbeit | In dieser Einstellung kann die Zeiterfassung für “Nachtarbeit” gesperrt werden. Die Eingrenzung für potentielle Arbeitszeiten können Sie selbst bei Aktivierung der Regel festlegen. |
Höchstarbeitszeit nicht überschritten | In dieser Regel können Sie eine Höchstarbeitszeit einstellen, von beispielsweise 10h. Wenn eine erfasste Arbeitszeit mehr als die 10h ausmacht, wird eine Fehlermeldung angezeigt. |
Pausenzeiten eingehalten | Mit dieser Regel wird festgelegt, nach wie viel geleisteten Stunden eine Pausenzeit notwendig ist. In Deutschland beispielsweise ist es verpflichtend, nach sechs Stunden eine Pausenzeit von mindestens 30 Minuten zu machen. |
Keine parallelen Zeiterfassungsslots | Mit dieser Einstellung legt man fest, dass keine parallelen Zeiten erfasst werden. Es kann somit nicht gleichzeitig eine Arbeitszeit im Büro und im Home Office erscheinen. Damit wird verhindert, dass man ausversehen doppelt Stunden bucht oder sich Arbeitsslots überschneiden. |
Projektzeit darf nicht größer als Arbeitszeit sein | Mit dieser Regel wird verhindert, dass die Arbeits- und Projektzeit nicht übereinstimmt, sondern die Projektzeit der Arbeitszeit gleicht. |
Projektzeit darf nicht weniger als Arbeitszeit sein | Mit dieser Regel wird sichergestellt, dass die geleistete Arbeitsstunden immer Projekten zugeordnet sind. So wird vermieden, dass Arbeitsstunden nicht korrekt abgerechnet werden. |
💡 Hinweis: Wenn sich Regeln oder Arbeitszeitmodelle ändern, setzen Sie einfach ein Enddatum und starten eine neue Gültigkeitsperiode.
💼 Anwendungsfälle
- Validierung von Arbeitszeiten auf gesetzlichen Grundlagen (z. B. Höchstarbeitszeit, Pausenregelungen)
- Vermeidung von Nachtarbeits- oder Überschreitungsfehlern
✅ Vorteile im Überblick
- Automatische Kontrolle: Reduziert manuelle Prüfungen durch klare Regeln.
- Hohe Datenqualität: Stellt konsistente und plausible Zeitdaten sicher.
- Flexibilität: Anpassbare Perioden ermöglichen Regeländerungen ohne Aufwand.
🔍 Zusammenfassung des Prozesses
Mit den Arbeitszeitvalidierungsregeln legen Sie verbindliche Qualitätsstandards für Ihre Zeiterfassung fest. Aktivieren Sie relevante Regeln, definieren Sie Gültigkeitszeiträume und sorgen Sie so für saubere, rechtssichere Zeitdaten.