Mit dem Feature Gleitzeitperioden und automatische Stundenkappung können Sie Gleitzeitregelungen im Unternehmen transparent und regelkonform verwalten. Am Ende jeder definierten Periode wird das Gleitzeitkonto automatisch auf eine festgelegte Höchstgrenze begrenzt. Überzählige Stunden werden protokolliert und nicht übertragen – ganz ohne manuelles Eingreifen.
✅ Systemvoraussetzungen & Einstellungen
Die automatische Gleitzeitkappung aktivieren Sie unter Zeiterfassung → Einstellungen an.
👥 Gleitzeitperioden konfigurieren
Sobald die Funktion freigeschalten wurde, definieren Sie die Gleitzeitperioden der Mitarbeiter:innen und die jeweilige Kappungsgrenze.
- Öffnen Sie
Unternehmen → Mitarbeiter
- Wählen Sie die gewünschte Person
- Aktivieren Sie das Gleitzeitkonto und die verpflichtende Zeiterfassung
- Legen Sie eine Gleitzeitperiode und ein Intervall fest. Folgende Kappungsintervalle stehen hier zur Verfügung:
- Wöchentlich
- Monatlich
- Vierteljährlich
- Jährlich
- Benutzerdefiniert
- Definieren Sie die Kappungsgrenze (z. B. 3 Stunden)
Diese Information kann alternativ auch via Personio-Schnittstelle übergen werden.
Abbildung im Zeitkonto
Gekappte Stunden werden nach Ablauf der Periode nicht gelöscht, sondern klar im Zeitkonto dokumentiert. Am Ende jeder Gleitzeitperiode prüft das System automatisch, ob die definierte Kappungsgrenze überschritten wurde. Ist das der Fall, wird die Differenz als „gekappte Stunden“ ausgewiesen.
Unter Unternehmen → Mitarbeiter → Zeitkonto sehen Sie den aktuellen Gleitzeitstand sowie eine historische Auflistung aller Gleitzeitperioden. Hier wird transparent dargestellt:
- wie viele Stunden pro Periode aufgebaut wurden,
- wie viele davon gekappt wurden,
- und welcher Saldo ins nächste Zeitkonto übertragen wurde.
Diese Übersicht bietet sowohl für HR als auch für Mitarbeitende eine klare und nachvollziehbare Dokumentation.
Neuberechnung bei Korrekturen
Bei nachträglichen Änderungen (z. B. manuelle Korrekturen oder Import aus Personio) können Sie die Gleitzeit neu berechnen. Das System passt dabei automatisch alle Werte der betroffenen Periode an – inklusive gekappter Stunden.
Widget Persönliche Infos
Im Widget “Persönliche Infos” der Mitarbeitenden. Im Dashboard sehen Mitarbeitende ihren aktuellen Gleitzeitstand. Beim Aufklappen werden zusätzlich angezeigt:
- Aktuelle Periode mit Start- und Enddatum
- Veränderung im Zeitraum
- Gekappte Stunden (sofern vorhanden)
Zeiterfassung / Reporting
Unter Zeiterfassung - Reporting finden Sie nun zusätzlich folgende Informationen.
- Die aktuelle Gleitzeitperiode, grafisch dargestellt. Rote Stunden werden - wenn nicht konsumiert - am Ende der Periode gekappt.
- Alle historischen Gleitzeitperioden und die dazugehörigen Kappungsinformationen.
💼 Anwendungsfälle
Szenario 1: Gleitzeit im Monatsrhythmus begrenzen
Ein Unternehmen legt fest, dass maximal 20 Überstunden pro Monat aufgebaut werden dürfen. Am Ende jedes Monats prüft das System automatisch das Gleitzeitkonto und kappt alle Stunden, die über der festgelegten Grenze liegen. Diese nicht übertragenen Stunden werden dokumentiert und im Zeitkonto transparent ausgewiesen. Mitarbeitende sehen jederzeit, wie viel Gleitzeit sie angesammelt – und ggf. verloren – haben.
Szenario 2: Gleitzeitübertrag ins neue Jahr begrenzen
Zum Jahresende soll sichergestellt werden, dass maximal 40 Stunden ins neue Jahr übernommen werden. Die Gleitzeitkappung wird auf jährliche Perioden konfiguriert und übernimmt automatisch die Begrenzung. Alles, was über 40 Stunden liegt, wird gekappt und ebenfalls im Zeitkonto nachvollziehbar angezeigt. So behalten Sie jederzeit die Kontrolle über langfristige Gleitzeitansammlungen – ohne manuelle Berechnungen oder Korrekturen.