Abwesenheitsanträge verwalten – Poool Academy

📊 Artikel-Metadaten

Artikel-Typ	Anleitung
Erfahrungslevel	🚀 Grundlagen

Abwesenheiten einrichten

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Abwesenheitsarten und Genehmigungsprozesse in Poool einrichten, verwalten und steuern.

Damit legen Sie fest, welche Abwesenheiten beantragt werden müssen, wer sie freigeben darf und wie Mitarbeitende informiert werden.

✅ Systemvoraussetzungen & Einstellungen

Zugriff auf Einstellungen → Zeiterfassung → Zeiterfassungstypen

Zugriff auf System → Freigabeprozesse

Administrator- oder HR-Berechtigung

Abwesenheitstypen sind korrekt angelegt

➡️ Anleitung: Abwesenheitsarten anlegen

Navigieren Sie zu Einstellungen → Zeiterfassung → Zeiterfassungstypen.

Hier legen Sie fest, welche Abwesenheitsarten im Unternehmen genutzt werden (z. B. Urlaub, Krankenstand, Sonderurlaub).

Unter dem Abschnitt Antrag stehen Ihnen folgende Optionen zur Verfügung:

Antrag erforderlich Mitarbeitende müssen für diesen Typ eine Abwesenheit beantragen (z. B. Urlaub, Sonderurlaub).

Genehmigung erforderlich Der Antrag wird erst nach Freigabe durch eine berechtigte Person wirksam.

Tag nicht festschreiben Tage bleiben nach Eintrag editierbar.

Anhänge Aktivieren, wenn z. B. bei Krankenstand ein Dokument hochgeladen werden soll

E-Mail-Benachrichtigung Definiert, ob bei Antrag oder Genehmigung automatisch eine E-Mail den Verantwortlichen gesendet wird.

💡Tipp: Bei Urlaub empfiehlt sich die Kombination Antrag erforderlich + Genehmigung erforderlich + E-Mail-Benachrichtigung. Bei Krankenstand kann zusätzlich Anhänge erforderlich aktiviert werden.

📌 3 Varianten - Schritt-für-Schritt Anleitung

Variante 1: Zentrale Verantwortlichkeit für Abwesenheiten festlegen

Diese Einstellung ist ideal, wenn Ihr Unternehmen zentral arbeitet – z. B. wenn alle Abwesenheiten über eine HR-Stelle oder eine Teamleitung laufen sollen.

Unter Einstellungen → Zeiterfassung können Sie im Bereich Abwesenheiten bestimmen, wer als verantwortliche Person E-Mails für Abwesenheiten erhält.

Variante 2: Verantwortliche für Abwesenheiten pro Mitarbeiter definieren

Sie können auch für jede Person im Unternehmen individuell festlegen, wer deren Abwesenheitsanträge prüfen oder genehmigen darf. Im Unternehmen → Mitarbeiter → Mitarbeiterprofil können Sie unter “Verantwortlich für Abwesenheiten” die jeweilige Person auswählen.

Variante 3: Mehrstufige Freigabeprozesse einrichten (optional)

Mit mehrstufigen Freigabeprozessen lassen sich mehrere Genehmigungsschritte in fester Reihenfolge abbilden.

Navigieren Sie zu System → Freigabeprozesse und klicken Sie auf + Freigabeprozess.

Wählen Sie die Art „Abwesenheitsantrag“ und bestimmen Sie, für welche Abwesenheitsarten dieser Prozess gilt.

In der Konfiguration können Sie festlegen:

Feld	Beschreibung
Titel / Beschreibung	Frei wählbar, z. B. „Urlaubsfreigabe Marketing“ oder „Krankmeldungen HR“.
Verantwortliche Personen	Einzelne Benutzer, die Anträge prüfen dürfen.
Verantwortliche Rollen	Rollenbasiert, z. B. „Teamlead“, „HR-Manager“, „Projektleiter“.
Freigabe-Ersteller	Optional: Person, die den Antrag ursprünglich gestellt hat.
Verantwortlich für Abwesenheiten	Automatische Zuweisung der Abwesenheitsverantwortlichen aus dem Mitarbeiterprofil.
Fallback	Ersatzperson, falls keine zuständige Person oder Rolle hinterlegt ist

🔄 Abwesenheiten freigeben

Sobald Mitarbeitende einen Abwesenheitsantrag eingereicht haben, können berechtigte Personen diesen direkt über das Freigabe-Widget im Dashboard oder über Unternehmen → Abwesenheiten prüfen.

In der Übersicht werden standardmäßig alle offenen Anträge angezeigt. Über die Filterfunktionen können Sie gezielt nach Mitarbeiter, Zeitraum oder verantwortlicher Person suchen.

Durch Klick auf einen Antrag öffnet sich die Detailansicht. Hier kann die Abwesenheit – je nach Berechtigung – genehmigt, abgelehnt oder bei Bedarf kommentiert werden.

⚠️Hinweis: Zur besseren Nachvollziehbarkeit können Abwesenheitsanträge nur storniert, nicht gelöscht werden. So bleibt die vollständige Dokumentation aller Anträge und Genehmigungen im System erhalten.

💼 Entscheidungshilfe: Welcher Freigabeprozess ist der richtige?

Nicht jede Organisation braucht komplexe Genehmigungen. Die folgende Übersicht hilft bei der Auswahl:

Anwendungsfall	Empfohlene Einstellung / Prozess	Einstellung in Poool
Kleines Team mit flacher Struktur	Einfache Freigabe über eine zentrale Person	Hinterlegen einer verantwortlichen Person für Abwesenheiten unter `Einstellungen → Zeiterfassung → Zeiterfassungstypen`
Kleines Team mit Teamverantwortlichkeiten	Verantwortliche Person pro Mitarbeiter definieren	Für jeden Mitarbeitenden eine zuständige Person im Mitarbeiterprofil unter `Unternehmen → Mitarbeiter` hinterlegen
Mittelgroße Unternehmen	Mehrstufiger Freigabeprozess: 1. Schritt Teamlead, 2. Schritt HR	Einrichten eines Freigabeprozesses unter `System → Freigabeprozesse`, Art „Abwesenheitsantrag“

💡 Praxis-Tipp: Beginnen Sie mit einfachen Prozessen und erweitern Sie diese bei Bedarf. Eine zu komplexe Genehmigungskette kann den Workflow unnötig verlangsamen.

🔍 Zusammenfassung des Prozesses

In Poool können Sie Abwesenheitsprozesse individuell gestalten – von der einfachen Freigabe bis zu mehrstufigen HR-Workflows. Über die Zeiterfassungstypen definieren Sie, welche Anträge erforderlich sind. Mit Freigabeprozessen bestimmen Sie, wer prüft und genehmigt. So behalten Sie jederzeit den Überblick über Urlaube, Krankenstände und Sonderfreistellungen.