Die wöchentliche Zeiterfassungs-Mail gibt Ihnen einen schnellen Überblick über Ihre Arbeits- und Projektzeiten der vergangenen Woche. Sie sehen, ob Ihre Zeiten vollständig erfasst wurden, an welchen Tagen Buchungen fehlen und auf welche Projekte Sie gearbeitet haben.
Die Mail wird jeweils montags für die vergangene Kalenderwoche versendet.
Voraussetzungen
Damit Sie die wöchentliche Zeiterfassungs-Mail erhalten, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:
- Sie sind in Poool als aktiver Benutzer angelegt.
- Bei Ihrem Benutzer ist eine gültige E-Mail-Adresse hinterlegt.
- Der Versand der wöchentlichen Mail wurde für Ihr Unternehmen aktiviert.
Die wöchentliche Zeiterfassungs-Mail ist ein optionales Zusatzfeature. Hier gehts zur Einrichtung.
Buchungsfortschritt
Ganz oben in der Mail sehen Sie Ihren Buchungsfortschritt als Prozentwert. Dieser zeigt, welcher Anteil Ihrer Soll-Arbeitszeit bereits auf Projekte gebucht wurde.
🧮 Berechnung: Gesamte gebuchte Projektzeit ÷ Soll-Arbeitszeit × 100
Der Fortschrittsbalken stellt den Buchungsstand zusätzlich farblich dar.
Farbe | Bedeutung |
🟢 Grün | Mindestens 80 % der Soll-Arbeitszeit gebucht |
🟡 Gelb | 55 bis 79 % gebucht |
🔴 Rot | 30 bis 54 % gebucht |
⛔ Dunkelrot | Weniger als 30 % gebucht |
Der angezeigte Hinweistext passt sich an Ihren Buchungsstand an und zeigt Ihnen gegebenenfalls, wie viele Projektstunden noch fehlen.
Wochensumme
In der Wochensumme werden Ihre Zeitwerte für die gesamte vergangene Woche zusammengefasst.
- Soll-Arbeitszeit Die Soll-Arbeitszeit entspricht Ihrer laut Arbeitszeitmodell vorgesehenen Arbeitszeit für die Woche. Genehmigte Abwesenheiten wie Urlaub oder Krankenstand werden separat ausgewiesen. Die Soll-Arbeitszeit bleibt daher grundsätzlich als Vergleichswert bestehen.
- Ist-Arbeitszeit Die Ist-Arbeitszeit zeigt die Arbeitszeit, die Sie tatsächlich in Poool erfasst haben. Je nach verwendeter Zeiterfassungsmethode ergibt sie sich beispielsweise aus Ihren Stempelzeiten oder Arbeitszeiteinträgen.
- Operative Stunden (abrechenbar) Die operativen Stunden umfassen Projektzeiten, die auf Kundenprojekte gebucht wurden. Diese Stunden sind in der Regel abrechenbar oder stehen direkt mit der Leistungserbringung für einen Kunden in Verbindung.
- Interne Stunden Die internen Stunden umfassen Zeiten, die auf interne Projekte oder Tätigkeiten gebucht wurden. Dazu können beispielsweise gehören:
- interne Meetings
- Weiterbildungen
- administrative Tätigkeiten
- interne Projekte
Diese Zeiten zählen zur gebuchten Projektzeit, sind jedoch üblicherweise nicht gegenüber Kunden abrechenbar.
- Gesamt gebucht Gesamt gebucht zeigt die Summe Ihrer operativen und internen Projektstunden. 🧮 Berechnung: Operative Stunden + interne Stunden = gesamte gebuchte Projektzeit Dieser Wert wird für die Berechnung des Buchungsfortschritts mit Ihrer Soll-Arbeitszeit verglichen.
- Abwesenheiten Genehmigte Abwesenheiten wie Urlaub oder Krankenstand werden separat ausgewiesen. Sie erklären beispielsweise, warum Ihre Ist-Arbeitszeit in einer Woche unter der Soll-Arbeitszeit liegt.
Buchungsbalken
Der Buchungsbalken zeigt, wie sich Ihre Woche zusammensetzt.
Darstellung | Bedeutung |
🟢 Operativ | Projektzeiten auf Kundenprojekten |
🔵 Intern | Projektzeiten auf internen Projekten |
🟡 Abwesenheit | Urlaub, Krankenstand oder andere Abwesenheiten |
⬜ Nicht gebucht | Noch nicht zugeordnete oder fehlende Projektzeit |
Ein grauer Bereich zeigt, dass für einen Teil Ihrer Arbeitszeit noch keine entsprechende Projektzeit gebucht wurde.
Tagesübersicht
In der Tagesübersicht sehen Sie den Status für jeden Wochentag.
✅ Grüner Haken
⚠️ Warnung
So erkennen Sie auf einen Blick, an welchen Tagen Sie Ihre Buchungen noch prüfen sollten.
Tagesdetails
Unterhalb der Tagesübersicht werden die einzelnen Wochentage detailliert dargestellt.
Sie sehen jeweils:
- Ihre Soll-Arbeitszeit
- Ihre erfasste Ist-Arbeitszeit
- Ihre gebuchte Projektzeit
Hinweis zu Gleitzeit: Wenn Sie bewusst weniger als Ihre Soll-Arbeitszeit gearbeitet haben, beispielsweise aufgrund eines Gleitzeitabbaus, kann die Mail dennoch eine Abweichung anzeigen. Die wöchentliche Zeiterfassungs-Mail berücksichtigt Ihren aktuellen Gleitzeitstand nicht. Die Meldung weist daher lediglich auf die rechnerische Differenz zwischen Soll- und Ist-Arbeitszeit hin
Nachbuchungen erforderlich
Der Bereich Nachbuchungen erforderlich erscheint, wenn an mindestens einem Tag Zeiten fehlen oder rechnerische Abweichungen festgestellt wurden.
Die Mail zeigt Ihnen konkret:
- an welchem Tag eine Abweichung besteht
- ob Arbeitszeit oder Projektzeit betroffen ist
- wie viele Stunden fehlen
Beispiel
Mittwoch, 12.03.2025: 02:30 Stunden Projektzeit fehlen.
Über die Schaltfläche Jetzt Stunden nachbuchen gelangen Sie direkt nach Poool und können die fehlenden Zeiten ergänzen.
Prüfen Sie die Abweichung, bevor Sie Zeiten nachtragen. Bei einem bewussten Gleitzeitabbau kann die Meldung korrekt sein, ohne dass eine Nachbuchung erforderlich ist.
Projekttabelle
Am Ende der Mail sehen Sie, auf welche Projekte Sie in der vergangenen Woche Zeit gebucht haben.
Kundenprojekte werden zuerst und nach der Anzahl der gebuchten Stunden sortiert dargestellt. Interne Projekte finden Sie anschließend.
Wann sollten Sie aktiv werden?
Prüfen Sie Ihre Zeiterfassung insbesondere dann, wenn:
- in der Tagesübersicht eine Warnung angezeigt wird
- Projektzeit als fehlend ausgewiesen wird
- der Bereich Nachbuchungen erforderlich erscheint
- eine Abwesenheit nicht korrekt dargestellt wird
Fehlende Zeiten können Sie direkt in Poool ergänzen. Liegt die Abweichung an einem bewussten Gleitzeitabbau, müssen Sie keine zusätzliche Projekt- oder Arbeitszeit erfassen.
Arbeitszeit und Projektzeit unterscheiden
Die Arbeitszeit zeigt, wie lange Sie tatsächlich gearbeitet haben. Die Projektzeit zeigt, wofür Sie diese Arbeitszeit eingesetzt haben. Beide Werte können daher voneinander abweichen. Sie können beispielsweise acht Stunden Arbeitszeit erfasst, aber bisher nur sechs Stunden auf Projekte gebucht haben. In diesem Fall fehlen noch zwei Stunden Projektzeit.