Die Stundenfreigabe ist ein optionaler Prozessschritt in Poool – er greift nur, wenn die Funktion unter Einstellungen - Zeiterfassung aktiviert wurde. Ist sie aktiv, durchläuft jede Stundenbuchung einen strukturierten Prüfprozess, bevor sie in die Abrechnung einfließen kann. Ist die Stundenfreigabe nicht aktiviert, gelten alle gebuchten Stunden automatisch als abrechnungsfähig – eine explizite Freigabe ist dann nicht erforderlich.
Die drei Status einer Stundenbuchung
Wenn die Stundenfreigabe aktiv ist, hat jede Zeitbuchung einen von drei möglichen Status:
- Offen – noch nicht geprüft
- Freigegeben – geprüft und abrechnungsfähig
- Abgelehnt – fehlerhaft oder unklar, muss überarbeitet werden
Stunden freigeben oder ablehnen
Die Freigabe erfolgt entweder zentral im Stundenmanagement (Buchhaltung - Stundenmanagement) oder direkt im Ticket unter dem Reiter „Auswertung" – beide Wege bieten dieselben Funktionen (siehe auch: Projektzeiten prüfen im PMS).
In der Spalte „Freigabe" stehen pro Buchungszeile zwei Icons zur Verfügung:
✔️ Freigabe – die Stunden werden bestätigt und sind ab sofort abrechnungsfähig. Der Zeiterfasser kann die Buchung danach nicht mehr selbst verändern.
❌ Ablehnung – die Stunden werden zurückgewiesen. Ein Klick auf das bereits aktive Icon setzt den Status wieder auf „offen" zurück.
Tipp – Mehrere Stunden auf einmal bearbeiten: Aktivieren Sie die Checkboxen links neben den gewünschten Einträgen. Sobald mehrere Zeilen ausgewählt sind, erscheinen Sammelaktionen, mit denen Sie alle markierten Stunden gemeinsam freigeben oder ablehnen können.
Ablehnungsgründe nutzen
Für eine effiziente Weiterverarbeitung empfiehlt es sich, Ablehnungsgründe zu definieren. Diese können unter Einstellungen - Zeiterfassung aktiviert und frei konfiguriert werden – z. B.:
- Unklare Tätigkeitsbeschreibung
- Falsches Projekt oder Ticket gebucht
Der Ablehnungsgrund wird dem Zeiterfasser direkt angezeigt, damit er die Buchung gezielt korrigieren kann.
Was nach einer Ablehnung passiert
Abgelehnte Stunden landen automatisch beim Zeiterfasser in der Zeiterfassung unter dem Reiter „Abgelehnte Stunden". Dort kann er die Buchung auf Basis des Ablehnungsgrunds überarbeiten. Nach der Korrektur erscheinen die Stunden wieder im Stundenmanagement zur erneuten Prüfung. Dieser Kreislauf aus Ablehnung, Bearbeitung und Freigabe kann so oft durchlaufen werden, bis die Zeiten korrekt sind.
Freigegebene Stunden und Abrechnung
Sobald Stunden freigegeben sind, stehen sie im Abrechnungsassistenten zur Verrechnung bereit. Standardmäßig werden dort nur freigegebene Stunden angezeigt.
Sonderfall: Freigegebene Stunden nachträglich bearbeiten
In Ausnahmefällen – z. B. bei internen Korrekturen durch das Controlling – können bereits freigegebene Stunden nachträglich angepasst werden. Diese Möglichkeit ist an ein eigenes Rollenrecht geknüpft, das unter Benutzer - Rollen konfiguriert wird. Nur Nutzer mit dieser Berechtigung können freigegebene Zeiten noch verändern.