Ihre beantragten Abwesenheiten und deren aktueller Status können Sie jederzeit im Dashboard oder in der Zeiterfassung einsehen.
Variante 1: Zentrale Verantwortlichkeit für Abwesenheiten festlegen
Diese Einstellung ist ideal, wenn Ihr Unternehmen zentral arbeitet – z. B. wenn alle Abwesenheiten über eine HR-Stelle oder eine Teamleitung laufen sollen.
Unter Einstellungen - Zeiterfassung können Sie im Bereich Abwesenheiten bestimmen, wer als verantwortliche Person E-Mails für Abwesenheiten erhält.
Variante 2: Verantwortliche für Abwesenheiten pro Mitarbeiter definieren
Sie können auch für jede Person im Unternehmen individuell festlegen, wer deren Abwesenheitsanträge prüfen oder genehmigen darf. Im Unternehmen - Mitarbeiter - Mitarbeiterprofil können Sie unter “Verantwortlich für Abwesenheiten” die jeweilige Person auswählen.
Variante 3: Mehrstufige Freigabeprozesse einrichten (optional)
Mit mehrstufigen Freigabeprozessen lassen sich mehrere Genehmigungsschritte in fester Reihenfolge abbilden.
- Navigieren Sie zu
System - Freigabeprozesseund klicken Sie auf+ Freigabeprozess.
- Wählen Sie die Art „Abwesenheitsantrag“ und bestimmen Sie, für welche Abwesenheitsarten dieser Prozess gilt. Dies ermöglicht es Ihnen, für unterschiedliche Abwesenheitstypen separate Prozesse mit jeweils eigenen Genehmigungsketten zu definieren.
- In der Konfiguration können Sie festlegen:
Feld | Beschreibung |
Titel / Beschreibung | Frei wählbar, z. B. „Urlaubsfreigabe Marketing“ oder „Krankmeldungen HR“. |
Verantwortliche Personen | Einzelne Benutzer, die Anträge prüfen dürfen. |
Verantwortliche Rollen | Rollenbasiert, z. B. „Teamlead“, „HR-Manager“, „Projektleiter“. |
Freigabe-Ersteller | Optional: Person, die den Antrag ursprünglich gestellt hat. |
Verantwortlich für Abwesenheiten | Automatische Zuweisung der Abwesenheitsverantwortlichen aus dem Mitarbeiterprofil. |
Fallback | Ersatzperson, falls keine zuständige Person Rolle hinterlegt ist (Bsp. der Kundenverantwortliche sollte das Angebot freigeben, es ist aber keine Verantwortliche Person beim Kunden hinterlegt.) |
🔄 Abwesenheiten freigeben
Sobald Mitarbeitende einen Abwesenheitsantrag eingereicht haben, können berechtigte Personen diesen direkt über das Freigabe-Widget im Dashboard oder über Unternehmen - Abwesenheiten prüfen.
In der Übersicht werden standardmäßig alle offenen Anträge angezeigt. Über die Filterfunktionen können Sie gezielt nach Mitarbeiter, Zeitraum oder verantwortlicher Person suchen.
Durch Klick auf einen Antrag öffnet sich die Detailansicht. Hier kann die Abwesenheit – je nach Berechtigung – genehmigt, abgelehnt oder bei Bedarf kommentiert werden.
Zur besseren Nachvollziehbarkeit können Abwesenheitsanträge nur storniert, nicht gelöscht werden. So bleibt die vollständige Dokumentation aller Anträge und Genehmigungen im System erhalten.
💼 Entscheidungshilfe: Welcher Freigabeprozess ist der richtige?
Nicht jede Organisation braucht komplexe Genehmigungen. Die folgende Übersicht hilft bei der Auswahl:
Wie ist Ihr Unternehmen organisiert? | Empfohlener Freigabeweg | Einstellung in Poool |
Zentral gesteuert
(z. B. eine HR-Stelle oder die Geschäftsführung genehmigt alle Abwesenheiten gesammelt) | Einfache Freigabe über eine zentrale Person | Hinterlegen einer verantwortlichen Person für Abwesenheiten unter Einstellungen - Zeiterfassung - Zeiterfassungstypen |
Feste Teamleiter-Strukturen
(Direkte Vorgesetzte genehmigen individuell für ihre eigenen Teammitglieder) | Verantwortliche Person pro Mitarbeiter definieren | Für jeden Mitarbeitenden eine zuständige Person im Mitarbeiterprofil unter Unternehmen - Mitarbeiter hinterlegen |
Einheitliche, mehrstufige Prozesse
(Jeder Antrag durchläuft dieselbe Kette, z. B. erst Teamlead, dann HR) | Ein mehrstufiger Freigabeprozess (Art „Abwesenheitsantrag“), der für alle Abwesenheiten gleichermaßen gilt. | Einrichten eines Freigabeprozesses unter System - Freigabeprozesse und Auswahl aller Abwesenheitsarten. |
Spezifische Prozesse je nach Abwesenheitsart
(z. B. zweistufige Freigabe bei Urlaub, aber einfache/keine Freigabe bei Homeoffice) | Mehrere parallele Freigabeprozesse mit jeweils angepassten Genehmigungsketten. | Einrichten mehrerer Freigabeprozesse unter System - Freigabeprozesse und Zuweisung der jeweils passenden Abwesenheitsarten. |
Praxis-Tipp: Beginnen Sie mit einfachen Prozessen und erweitern Sie diese bei Bedarf. Eine zu komplexe Genehmigungskette kann den Workflow unnötig verlangsamen.