Nachdem Sie die korrekten Nummern für Angebote, Aufträge und Rechnungen vergeben haben, ist es wichtig, auch sorgfältig auf den Inhalt der Texte zu achten, die Sie auf die Dokumente drucken.

Diese sollten nicht nur die notwendigen Informationen wie Preise, Lieferbedingungen und Zahlungsbedingungen enthalten, sondern auch in einem klaren und verständlichen Stil verfasst sein, um Missverständnisse zu vermeiden.

Sie sollten auch sicherstellen, dass alle rechtlichen Anforderungen erfüllt sind und, dass Sie keine wichtigen Informationen vergessen haben, die für unsere Kunden von Bedeutung sein könnten.

Darüber hinaus können Sie auch überlegen, ob Sie zusätzliche Informationen wie Marketingmaterialien oder Kundenerfahrungen in die Dokumente aufnehmen wollen, um Ihre Kunden besser zu informieren.

Um nun einen neuen Textbaustein anzulegen oder anzupassen, navigieren Sie zu Einstellungen → Textvorlagen. Klicken Sie auf + Vorlage ,um einen neuen Textbaustein anzulegen.

Die Basiseinstellung beinhaltet bereits ein Element für jede Art von Textvorlage und fügt diese automatisch in eine Dokumentenvorlage ein. Sie haben die Möglichkeit, diese Elemente nach Ihren Bedürfnissen zu bearbeiten oder neue hinzuzufügen.

Textvorlagen sind sehr nützlich, um Zeit bei der Erstellung von Texten zu sparen. In Poool können Sie Textelemente mit einem Vermerk versehen, um sie an bestimmten Stellen wie z.B. in der Einleitung eines Angebots zu verwenden.

Diese Texte können auch mit Platzhaltern versehen werden, um sich dynamisch an den Inhalt anzupassen. Die Verwendung von Textvorlagen kann die Effizienz bei der Erstellung von Texten erheblich steigern und ist eine großartige Möglichkeit, um sicherzustellen, dass alle Texte im Unternehmen konsistent sind und den gleichen Ton sowie die gleiche Botschaft vermitteln.

Darüber hinaus können Textvorlagen einfach aktualisiert werden, um Änderungen im Unternehmen widerzuspiegeln oder um den sich ändernden Bedürfnissen der Zielgruppe gerecht zu werden. Dies ist besonders wichtig, um sicherzustellen, dass die Texte immer aktuell und relevant bleiben.

Durch das Erstellen zusätzlicher Elemente können Sie Ihre Dokumentenvorlage noch individueller gestalten und an Ihre spezifischen Anforderungen anpassen. Zum Beispiel könnten Sie neue Textvorlagen erstellen, die auf bestimmte Branchen oder Anwendungsfälle zugeschnitten sind.

Um die zuvor angelegten Textbausteine in der Dokumentenvorlage zu hinterlegen, navigieren Sie zu Einstellungen → Dokumentenvorlagen. Wählen Sie die Vorlage, in der Sie die Textbausteine hinterlegen wollen und öffnen Sie die Vorlage.

Sie finden dann unterschiedliche Drop-Down Menüs, in denen bei denen Sie zwischen den unterschiedlichen Textbausteinen wählen können. Wenn Sie die Textbausteine hinterlegt haben, werden die Textelemente in der entsprechenden Dokumentenvorlage automatisch geladen. Dabei können die Textbausteine jederzeit angepasst werden, um sie an den spezifischen Anwendungsfall des Dokuments anzupassen.

Diese Flexibilität ermöglicht es, dass das Dokument individuell gestaltet und auf die Bedürfnisse des Benutzers zugeschnitten werden kann.

Es ist wichtig, dass die Textbausteine sorgfältig ausgewählt und auf ihre Relevanz hin überprüft werden, um sicherzustellen, dass das Dokument die gewünschten Informationen enthält und gleichzeitig übersichtlich und leicht verständlich bleibt.