Die Anlage einer:s neuen Mitarbeiter:in benötigt drei Schritte. Im folgenden werden die einzelnen Schritte erläutert.

Im ersten Schritt zur Mitarbeiteranlage klicken Sie in den Reiter CRM → Adressbuchund klicken auf den Reiter Personen.

👉 Hier ist wichtig zu beachten, dass die Person beim eigenen Unternehmen angelegt und nicht einfach nur auf +Kontakt geklickt wird.

Hier können Sie Ihre Mitarbeiter anlegen, indem Sie auf + Personen klicken.

Darüber hinaus können Sie auch weitere Informationen, wie E-Mail-Adressen, Telefonnummern oder Profilbilder hinzufügen. Dies erleichtert die spätere Kommunikation und Zusammenarbeit mit Ihren Mitarbeiter:innen erheblich.

Es ist unter Feld hinzufügen auch möglich, weitere Details wie die Position, die Abteilung, die E-Mail Signatur oder das Geburtsdatum eines Mitarbeiters anzugeben.

Als Nächstes klicken Sie auf den Reiter Unternehmen → Mitarbeiter.

Dort erstellen Sie durch + Mitarbeiter einen neue:n Mitarbeiter:in und können unter Person / Kontakt jene Personen auswählen, welche Sie vorhin im Adressbuch hinzugefügt haben.

Bitte tragen Sie das Eintrittsdatum, die Funktionen und die Zeiterfassungsinformationen einschließlich der Arbeitszeit und Urlaubstage pro Jahr ein.

Das X-Board-Widget ist standardmäßig mit “Urlaubsanspruch und Gleitzeitkonto” hinterlegt. Die Verwendung dieser Funktionen kann jedoch bei Bedarf erweitert werden.

Etwas weiter unten finden Sie die Option, um standardmäßige Arbeitszeiten für Ihre Mitarbeitenden festzulegen. Hier haben Sie auch die Möglichkeit, festzulegen, ob die Zeiterfassung für die Mitarbeitenden verpflichtend ist und ob Sie ein Gleitzeitkonto führen möchten. Sie können auch die Anzahl der Urlaubstage eintragen, die Ihren Mitarbeitenden pro Jahr zustehen, und einen Feiertagskalender hinterlegen.

💡 Das Hinterlegen der Arbeitszeiten ist wichtig, da Abwesenheitsanträge auf die gespeicherten Daten zugreifen.

Als nächsten und letzten Schritt der Mitarbeiteranlage navigieren Sie zu Benutzer → Verwaltung und legen mit + Benutzer neue Zugangsdaten für Ihren Mitarbeitenden an. Dort geben Sie für die neue Person eine E-Mail-Adresse sowie ein Passwort ein.

Hier können Sie auswählen, ob die neue Person die E-Mail-Adresse beim nächsten Login bestätigen und das Passwort beim nächsten Login ändern muss.

Zusätzlich gibt es die Möglichkeit einer Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA). Wenn Sie die 2FA aktivieren, können Sie entscheiden, ob der/die Benutzer:in bei jedem Einstieg in Poool die 2FA verwenden muss oder, ob der/die Benutzer:in nach einmaliger 2FA den Browser bzw. das Gerät als sicher markieren kann. Damit muss sich der/die Benutzer:in erst nach 14 Tagen erneut authentifizieren.

Im folgenden Schritt müssen Sie festlegen, welche Zugriffsrechte die neue Person erhalten soll. Hierzu navigieren Sie zum neu erstellten Benutzer und öffnen die Zugriffsrechte. An dieser Stelle können Sie entweder eine vorgegebene Benutzerrolle zuweisen oder individuelle Berechtigungen festlegen.

Wenn Sie weitere Rollen benötigen oder eine Rolle bearbeiten möchten, können Sie dies unter Benutzer → Rollen anpassen.

Um neue Mitarbeitende oder ein ganzes Team einzuladen, können Sie hier weiterlesen: