📊 Artikel-Metadaten
- Artikel-Typ: Feature-Überblick
- Verfügbarkeit: Benutzer mit Export-Berechtigung im Stundenmanagement
- Bereich: Buchhaltung → Stundenmanagement
- Letztes Update: Dezember 2025
🎯 Was ist der Stundenmanagement-Export?
Der Stundenmanagement-Export ermöglicht Ihnen, alle gebuchten Projektstunden als Excel-Datei (.xlsx) herunterzuladen. Jede Zeitbuchung wird dabei als einzelne Zeile exportiert – mit allen relevanten Informationen zu Projekt, Ticket, Mitarbeiter und Kosten.
Besonderheit: Sie haben die Wahl zwischen zwei Export-Varianten:
- Kunde (xlsx): Für Kunden-Reportings – ohne interne Kommentare, ohne interne Kosten
- Intern (xlsx): Für internes Controlling – mit allen Details inkl. interner Stundensätze und Abrechnungsinformationen
✨ Hauptvorteile
- Jede Buchung einzeln: Detaillierte Auswertung auf Buchungsebene statt nur Summen
- Zwei Perspektiven: Kunden-Export für externe Kommunikation, Intern-Export für Controlling
- Flexible Filterung: Export basiert auf Ihren aktuellen Filtereinstellungen (Zeitraum, Team, Projekt, etc.)
- Vollständige Zuordnung: Von der Buchung bis zum Kunden – alle Hierarchieebenen in einer Zeile
🔧 Grundlegende Bedienung
So erstellen Sie einen Export:
- Navigieren Sie zu Buchhaltung → Stundenmanagement
- Setzen Sie bei Bedarf Filter (Zeitraum, Team, Projekt, etc.)
- Wichtig: Stellen Sie die Gruppierung auf "Keine Gruppierung"
- Wählen Sie → Kunde (xlsx) oder → Intern (xlsx)
- Der Download startet automatisch
Wichtig: Die Export-Buttons erscheinen nur, wenn "Keine Gruppierung" ausgewählt ist. Bei aktivierter Gruppierung sind die Buttons nicht sichtbar.
Tipp: Der Export enthält nur die Zeitbuchungen, die Ihren aktuellen Filtereinstellungen entsprechen. Prüfen Sie vor dem Export, ob der richtige Zeitraum und die gewünschten Filter gesetzt sind.
⚙️ Export-Varianten im Vergleich
Variante | Enthält | Nicht enthalten | Typischer Einsatz |
Kunde (xlsx) | Projektdaten, Stunden, Kosten (Kundensicht) | Interne Kommentare, interne Stundensätze, Abrechnungsinfos | Kunden-Reporting, Leistungsnachweise |
Intern (xlsx) | Alle Daten inkl. interner Stundensätze und Abrechnungsstatus | – | Controlling, Nachkalkulation, interne Analyse |
💼 Anwendungsfälle
Szenario 1: Leistungsnachweis für Kunden
Sie möchten einem Kunden zeigen, welche Stunden auf sein Projekt gebucht wurden.
Vorgehen: Filter auf Kunde und Zeitraum setzen → Kunde (xlsx) exportieren → Bei Bedarf in Excel formatieren und versenden
Szenario 2: Monatliche Stundenauswertung fürs Controlling
Sie wollen analysieren, wie profitabel die gebuchten Stunden im letzten Monat waren.
Vorgehen: Zeitraum auf letzten Monat setzen → Intern (xlsx) exportieren → Spalten "Interne Stundenkosten" und "Soll Honorar" vergleichen
Szenario 3: Team-Auslastung analysieren
Sie wollen sehen, wie viele Stunden ein bestimmtes Team auf welche Projekte gebucht hat.
Vorgehen: Filter auf Team setzen → Intern (xlsx) exportieren → In Excel Pivot-Tabelle nach Projekt und Mitarbeiter erstellen
Szenario 4: Noch nicht abgerechnete Stunden identifizieren
Sie wollen prüfen, welche freigegebenen Stunden noch nicht abgerechnet wurden.
Vorgehen: Filter auf "Freigegeben" setzen → Intern (xlsx) exportieren → Nach Spalte "Abgerechnet" filtern (Wert = leer oder 0)
📋 Exportierte Felder – Kunden-Export (19 Felder)
Feld | Beschreibung |
Kunde | Name des zugeordneten Kunden |
Projektnummer | Eindeutige Projektnummer |
Projekt | Projektbezeichnung |
Team (Projekt) | Dem Projekt zugeordnetes Team |
Phase | Projektphase der Buchung |
Auftragsnummer | Nummer des zugehörigen Auftrags |
Auftrag | Bezeichnung des Auftrags |
Ticketnummer | Nummer des Tickets |
Ticketstatus | Aktueller Status des Tickets |
Ticket | Bezeichnung des Tickets |
Ticket Team | Dem Ticket zugeordnetes Team |
Aufgabe | Aufgabe innerhalb des Tickets (falls vorhanden) |
Mitarbeiter | Name der buchenden Person |
Team (Mitarbeiter) | Team des Mitarbeiters |
Funktion | Leistungsart/Funktion der Buchung |
Kommentar | Kommentar zur Zeitbuchung (nur Kunden-Kommentar) |
Datum | Datum der Zeitbuchung |
Stunden | Gebuchte Stundenzahl |
Kosten | Stunden × Kundenstundensatz |
📋 Exportierte Felder – Intern-Export (36 Felder)
Der Intern-Export enthält alle Felder des Kunden-Exports plus folgende Zusatzinformationen:
Zusätzliche Organisationsfelder
Feld | Beschreibung |
Mandant | Zugeordneter Mandant |
Mandant Kurz | Kurzbezeichnung des Mandanten |
Projekttyp | Art des Projekts |
Auftragsstatus | Status des Auftrags |
Kommentare
Feld | Beschreibung |
Kommentar Kunde | Für den Kunden sichtbarer Kommentar |
Kommentar intern | Nur intern sichtbarer Kommentar |
Interne Kostensätze
Feld | Beschreibung |
Interne Stundenkosten | Stunden × interner Stundenkostensatz (echte Kosten) |
Interner Stundenkostensatz | Der beim Mitarbeiter hinterlegte interne Kostensatz |
Externe Stundenkosten | Stunden × externer Stundenkostensatz |
Externer Stundenkostensatz | Der externe Kostensatz |
Honorar und Abrechnung
Feld | Beschreibung |
Soll Honorar | Stunden × Kundenstundensatz (was der Kunde zahlen sollte) |
Soll Honorar Stundensatz | Der verwendete Kundenstundensatz |
Ticketwert | Beauftragter Wert des Tickets |
Abrechnung | Zugeordnete Abrechnungsnummer |
Abgerechnet | Bereits abgerechneter Betrag |
Status und Freigabe
Feld | Beschreibung |
Archiviert | Ist die Buchung archiviert? (Ja/Nein) |
Archiv | Name des Archivs (falls archiviert) |
Überstunde | Handelt es sich um eine Überstunde? |
Freigabestatus | Status der Stundenfreigabe |
Freigabedatum | Datum der Freigabe |
Tipp für Controlling: Die Differenz zwischen "Soll Honorar" (was der Kunde zahlen sollte) und "Interne Stundenkosten" (echte Kosten) zeigt Ihnen den Deckungsbeitrag pro Buchung.
Wichtige Hinweise
- Berechtigung erforderlich: Sie benötigen die entsprechende Export-Berechtigung im Stundenmanagement.
- Gruppierung beachten: Export-Buttons sind nur bei "Keine Gruppierung" sichtbar.
- Filter wirken: Der Export enthält nur Daten entsprechend Ihrer aktuellen Filtereinstellungen.
- Datenschutz: Der Intern-Export enthält sensible Kostendaten – nur für berechtigte Personen freigeben.