📊 Artikel-Metadaten
- Artikel-Typ: Feature-Überblick
- Verfügbarkeit: Alle Poool-Pakete
- Schwierigkeitsgrad: 🚀🚀 Fortgeschritten
- Lesezeit: ca. 10 Minuten
🎯 Was ist der Projektauswertung-Export?
Der Projektauswertung-Export liefert eine wirtschaftliche Betrachtung auf Projektebene aus Controlling-Sicht. Er zeigt Rohertrag und Deckungsbeitrag (DB II) für jedes Projekt – ideal für Geschäftsführung, Controlling und alle, die einen schnellen Überblick über die Rentabilität ihrer Projekte benötigen.
🔄 Zwei Perspektiven – zwei Exports
Je nachdem, aus welcher Perspektive Sie Ihre Projekte betrachten möchten, empfehlen wir unterschiedliche Exports:
📊 Controlling-Perspektive → Projektauswertung-Export
Zielgruppe: Geschäftsführung, Controlling, Projektverantwortliche
Fragestellungen:
- Wie profitabel sind meine Projekte insgesamt?
- Wie entwickeln sich Rohertrag und DB II?
- Welche Kunden oder Teams performen am besten?
- Wie sieht der Soll-Ist-Vergleich auf Projektebene aus?
🗂️ Projektmanager-Perspektive → Projektmanagement-Export
Zielgruppe: Projektmanager:innen, Projektleitung
Fragestellungen:
- Was wurde genau beauftragt?
- Welche Aufgaben/Tickets haben welches Budget?
- Wie verteilen sich Eigen- und Fremdleistungen?
- Wie sieht die Aufteilung auf Phasen und Aufträge aus?
💡 Tipp: Für die operative Projektsteuerung mit Detailinformationen nutzen Sie den Projektmanagement-Export.
📍 Wo finden Sie den Export?
Den Projektauswertung-Export erreichen Sie in 5 Schritten:
- Klicken Sie in der Hauptnavigation auf Reporting
- Wählen Sie im Untermenü Projektauswertung
- Klappen Sie den Filterbereich auf (Pfeil rechts)
- Wählen Sie Ihre gewünschten Aggregationsoptionen (siehe nächster Abschnitt)
- Klicken Sie auf den Button → Export (xlsx)
Tipp: Über den Auswertungszeitraum können Sie den Export auf bestimmte Zeiträume eingrenzen – z.B. „aktuelles Jahr“ oder einen individuellen Datumsbereich.
⚙️ Aggregationsoptionen: Was soll im Export enthalten sein?
Vor dem Export wählen Sie über das Zahnrad-Symbol, welche Aggregationsebenen Ihre Datei enthalten soll:
Option | Beschreibung | Wann sinnvoll? |
Summe pro Kunde | Zwischensummen auf Kundenebene | Für schnelle Kundenübersichten |
Summe pro Projekttyp | Zwischensummen nach Projektart | Für Auswertungen nach Projekttypen |
Einzelsummen Projekt | Jedes Projekt als einzelne Zeile | Für Pivot-Tabellen und PowerQuery |
Welche Option für welchen Anwendungsfall?
Wichtig: Ihre Wahl hängt davon ab, wie Sie die Daten weiterverarbeiten möchten!
Für Pivot-Tabellen oder PowerQuery:
Wählen Sie nur Einzelsummen Projekt und deaktivieren Sie die Zwischensummen. Pivot-Tabellen und PowerQuery erstellen Aggregationen selbstständig – vorhandene Zwischensummen würden Ihre Berechnungen verfälschen.
Für einfache Excel-Listen:
Aktivieren Sie Summe pro Kunde und/oder Summe pro Projekttyp. So haben Sie direkt lesbare Übersichten mit Zwischensummen, ohne selbst rechnen zu müssen.
Gut zu wissen: In Excel gibt es einen wichtigen Unterschied zwischen Listen und Tabellen:
- Listen sind einfache Datenreihen – Zwischensummen sind hier praktisch
- Tabellen (über „Als Tabelle formatieren“) sind strukturierte Datenbereiche für Pivot-Analysen – hier stören Zwischensummen
✨ Hauptvorteile
- Wirtschaftlichkeit auf einen Blick: Rohertrag, Kosten und Differenzen pro Projekt sofort erkennbar
- Zwei Perspektiven: Kundenansicht (extern) und Interne Ansicht (mit internen Stundenkosten)
- Flexibel filterbar: Nach Team, Projektstatus, Zeitraum oder Kunde eingrenzbar
- Excel-kompatibel: Perfekt für eigene Pivot-Tabellen, PowerQuery und Dashboards
📋 Enthaltene Felder im Überblick
Der Export umfasst 31 Felder, aufgeteilt in 5 thematische Bereiche:
Bereich 1: Kundenstammdaten (5 Felder)
Feldname | Beschreibung | Beispiel |
Kundennummer | Eindeutige Kunden-ID | KD-100003 |
Kundenkürzel | Abkürzung des Kundennamens | MÜLLER |
Kunde | Vollständiger Kundenname | Müller Brot AG |
Kundenverantwortlich | Zuständige Person für den Kunden | Harry Hirsch |
Kundentag | Kategorie/Tag des Kunden | Freelancer:innen |
Bereich 2: Projektstammdaten (6 Felder)
Feldname | Beschreibung | Beispiel |
Projekttyp | Art des Projekts | Werbung, Strategie, People & Culture |
Projektverantwortlich | Zuständige Person für das Projekt | Harry Hirsch |
Projektnummer | Eindeutige Projekt-ID | Müller-250153 |
Team | Zugeordnetes Team | Design, Motion |
Projektstatus | Aktueller Status | In Arbeit, Abgeschlossen, On Hold, Angeboten |
Projekttitel | Name des Projekts | Müller Online Marketing |
Bereich 3: Abrechnungs- und Auftragswerte (5 Felder)
Feldname | Beschreibung | Hinweis |
Abgerechnet | Bereits abgerechneter Betrag (€) | Was dem Kunden in Rechnung gestellt wurde |
Angebot | Summe aller Angebote (€) | Potenzielle Auftragswerte |
Auftrag | Beauftragter Wert (€) | Vom Kunden bestätigte Aufträge |
Auftrag + Abgerechnet | Kombinierter Wert (€) | Auftrag plus bereits abgerechnete Beträge |
Stunden | Geleistete Arbeitsstunden | Gesamtstunden auf dem Projekt |
Bereich 4: Kosten und Rohertrag (7 Felder)
Feldname | Beschreibung |
Kosten | Entstandene Projektkosten (€) – Fremdleistungen, Materialkosten etc. |
Soll Honorar | Honorar basierend auf gebuchten Stunden * Kundenkosten(€) |
Interne Stundenkosten | Kalkulierte interne Kosten (€) für Rentabilitätsberechnung |
Rohertrag Abgerechnet | Abgerechnet minus Kosten (€) |
Rohertrag Abgerechnet % | Rohertrag als Prozentsatz |
Rohertrag Auftrag + abgerechnet | Erweiterter Rohertrag inkl. offener Aufträge (€) |
Rohertrag Auftrag + abgerechnet % | Erweiterter Rohertrag inkl. offener Aufträge in % |
Bereich 5: Soll-Ist-Vergleich (8 Felder)
Kundenperspektive (extern):
Feldname | Beschreibung |
Diff Soll-Ist Abgerechnet Kunde | Abweichung Soll-Honorar zu abgerechneten Kosten (€) |
Diff Soll-Ist Abgerechnet Kunde % | Abweichung in Prozent |
Diff Soll-Ist / Auftrag + abgerechnet Kunde | Abweichung inkl. Aufträge (€) |
Diff Soll-Ist / Auftrag + abgerechnet Kunde % | Abweichung inkl. Aufträge in % |
Interne Perspektive:
Feldname | Beschreibung |
Diff Soll-Ist Abgerechnet Intern | Abweichung mit internen Stundenkosten (€) |
Diff Soll-Ist Abgerechnet Intern % | Abweichung intern in Prozent |
Diff Soll-Ist / Auftrag + abgerechnet Intern | Abweichung intern inkl. Aufträge (€) |
Diff Soll-Ist / Auftrag + abgerechnet Intern % | Abweichung intern inkl. Aufträge in % |
🔍 Wichtige Kennzahlen verstehen
Rohertrag vs. DB II – Was zeigt dieser Export?
Dieser Export zeigt sowohl den Rohertrag als auch die Basis für den Deckungsbeitrag II (DB II):
Kennzahl | Berechnung | Feld im Export |
Rohertrag | Umsatz − Fremdkosten | Rohertrag Abgerechnet |
DB II | Rohertrag − Stundenkosten | Berechnung über Diff Soll-Ist Intern |
Die Berechnungen im Detail:
Rohertrag = Umsatz − Fremdkosten (Kosten)
DB II = Rohertrag − Interne StundenkostenGut zu wissen: Dieser Export unterscheidet nicht zwischen Umsatz aus Eigenleistung und Umsatz aus Fremdleistung.
Kundenperspektive vs. Interne Perspektive
- Kundenperspektive: Basiert auf den dem Kunden kommunizierten Stundensätzen
- Interne Perspektive: Berücksichtigt die tatsächlichen internen Stundenkosten → zeigt den echten DB II
Tipp: Die interne Perspektive zeigt Ihnen die „echte“ Rentabilität – nutzen Sie diese für strategische Entscheidungen.
Soll-Ist-Differenz
Die Soll-Ist-Differenz vergleicht das geplante Honorar (basierend auf gebuchten Stunden × Stundensatz) mit den tatsächlich abgerechneten bzw. beauftragten Werten. So erkennen Sie, ob Projekte im geplanten Rahmen liegen.
💼 Anwendungsfälle
Szenario 1: Monatliches Projekt-Controlling (DB II-Analyse)
Sie möchten wissen, welche Projekte nach Abzug aller Fremdkosten und Stundenkosten profitabel sind.
So gehen Sie vor:
- Exportieren Sie alle Projekte mit Status „In Arbeit“
- Prüfen Sie die Spalte „Diff Soll-Ist Abgerechnet Intern“ für den DB II
- Projekte mit negativen Werten oder unterhalb des vereinbarten Schwellenwertes, benötigen Aufmerksamkeit
Beachten Sie: Ein niedriger DB II kann bedeuten:
- Hohe Fremdkosten im Projekt (z.B. viel externe Produktion)
- Zu niedrige Stundensätze kalkuliert
- Mehr Stunden geleistet als abgerechnet
Szenario 2: Team-Performance analysieren (mit Pivot)
Sie möchten die wirtschaftliche Leistung Ihrer Teams vergleichen.
So gehen Sie vor:
- Exportieren Sie mit Option Einzelsummen Projekt (ohne Zwischensummen!)
- Formatieren Sie die Daten in Excel als Tabelle
- Erstellen Sie eine Pivot-Tabelle
- Gruppieren Sie nach „Team“, summieren Sie „Abgerechnet“ und „Rohertrag Abgerechnet“
- Berechnen Sie den durchschnittlichen Rohertrag und DB II pro Team
Szenario 3: Schnelle Kundenübersicht (ohne Pivot)
Sie brauchen eine einfache Liste mit Kundensummen zum Ausdrucken.
So gehen Sie vor:
- Exportieren Sie mit Option Summe pro Kunde aktiviert
- Öffnen Sie die Datei – Zwischensummen sind bereits enthalten
- Drucken oder teilen Sie die Datei direkt
Szenario 4: Projekte mit hohen Fremdkosten identifizieren
Sie möchten herausfinden, bei welchen Projekten der Rohertrag durch hohe Fremdkosten gedrückt wird.
So gehen Sie vor:
- Exportieren Sie alle Projekte
- Berechnen Sie in Excel: Fremdkostenanteil = Kosten ÷ Abgerechnet
- Sortieren Sie nach diesem Anteil
💡 Tipp: Bei Projekten mit hohem Fremdkostenanteil ist ein niedrigerer Rohertrag normal. Vergleichen Sie daher nur Projekte mit ähnlicher Struktur miteinander.
❌ Häufige Fehler vermeiden
❌ Fehler: Zwischensummen im Export für Pivot-Tabellen verwenden
✅ Besser: Nur „Einzelsummen Projekt“ wählen – Pivot erstellt Summen selbst
❌ Fehler: Leere Werte als „Null“ interpretieren
✅ Besser: Leere Felder bedeuten, dass keine Daten vorliegen – z.B. noch keine Abrechnung erfolgt ist
❌ Fehler: Nur auf Rohertrag % schauen
✅ Besser: Kombinieren Sie Prozentsatz mit absolutem Wert – 80% Marge bei 100€ ist weniger relevant als 20% bei 100.000€
❌ Fehler: Rohertrag zwischen unterschiedlichen Projekttypen vergleichen
✅ Besser: Ein Projekt mit hohem Fremdkostenanteil hat naturgemäß einen niedrigeren Rohertrag – vergleichen Sie nur ähnliche Projektstrukturen
❌ Fehler: Rohertrag mit DB II verwechseln
✅ Besser: Rohertrag = Umsatz − Fremdkosten | DB II = Rohertrag − Stundenkosten