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Stundenmanagement in Poool
💡 Warum Stundenmanagement so wichtig ist
Für Agenturen, IT-Dienstleister und Beratungsunternehmen gilt: Die erfassten Stunden sind das Kapital des Unternehmens. Anders als produzierende Unternehmen, die materielle Güter verkaufen, verkaufen Dienstleister die Zeit ihrer Mitarbeiter. Die geleisteten Stunden sind damit nicht nur eine Abrechnungsgrundlage – sie sind die Währung, in der der Unternehmenserfolg gemessen wird.
Jede Stunde, die nicht sauber erfasst, zugeordnet oder abgerechnet wird, ist bares Geld, das verloren geht. Deshalb ist ein durchdachtes Stundenmanagement nicht nur ein administratives Werkzeug, sondern ein zentraler Erfolgsfaktor für projektbasiertes Arbeiten.
Das tägliche Brot von Dienstleistern: Während Handelsunternehmen Produkte verkaufen, verkaufen Dienstleister Zeit. Die Qualität der Zeiterfassung und des Stundenmanagements entscheidet direkt über Rentabilität, Kundenvertrauen und Projekterfolg.
📋 Was ist das Stundenmanagement?
Im Stundenmanagement werden alle verbuchten Zeiten aufgelistet, die Mitarbeiter zu Tickets, Aufgaben oder Projekten erfasst haben. In Poool haben berechtigte Benutzer (z.B. Projektleiter oder Teamverantwortliche) die Möglichkeit, diese Projektstunden einzusehen, zu kontrollieren und bei Bedarf umzubuchen. Diese Funktion unterstützt eine präzise und effiziente Verwaltung der Ressourcen innerhalb von Projekten.
Auch können Stunden direkt aus dem Stundenmanagement abgerechnet werden – für eine effiziente Abrechnung. Lesen Sie hierzu mehr.
Der Zugriff auf das Stundenmanagement ist an eine Rollenberechtigung geknüpft.
🔐 Berechtigungen für das Stundenmanagement
Die Berechtigungen für das Stundenmanagement gelten sowohl für den Bereich Buchhaltung > Stundenmanagement als auch für die Stundenbearbeitung direkt an den Tickets (Reiter Auswertung). Sie können an den Rollenberechtigungen und direkt am Mitarbeiter eingestellt werden.
Verfügbare Berechtigungen:
- Stundenmanagement: Zugriff auf den Bereich Stundenmanagement. Bei Eingeschränktem Zugriff sieht der Benutzer nur Zeiten von Projekten, bei denen er Projektverantwortlicher oder Projektmitverantwortlicher ist.
- Zeiten bearbeiten: Projekt, Phase, Ticket, Aufgabe, Kommentare, Leistung und Abrechnung können verändert werden. Bei Eingeschränktem Zugriff nur für Projekte mit Verantwortlichkeit.
- Stunden ändern / löschen: Erfasste Stunden, Personen und Datum können geändert oder entfernt werden. Setzt das Recht "Zeiten bearbeiten" voraus.
- Freigegebene Stunden bearbeiten: Ermöglicht das Bearbeiten von bereits freigegebenen Stunden.
🔍 Filter und (öffentliche) Vorlagen im Stundenmanagement
Navigieren Sie über den Menüpunkt Buchhaltung > Stundenmanagement .
Richten Sie sich verschiedene Filtertabs ein, um so spezifisch auf beispielsweise Kunden, Projekte oder Mitarbeiter zu filtern. Dazu klicken Sie auf das +, vergeben dem Tab einen Namen sowie z.B. eine Hintergrundfarbe und stellen danach die relevanten Filter über +Filter ein.
Die Tabs bleiben bestehen und lassen sich demnach immer wieder aufrufen, auch wenn Sie das aktuelle Fenster verlassen.
📄 Stundenreport-Vorlage pro Tab zuweisen
Jedem Tab kann eine eigene Stundenreport-Vorlage (PDF) zugewiesen werden. Klicken Sie dazu auf den Tab und wählen Sie im Einstellungen-Dialog unter Stundenreport die gewünschte Vorlage aus.
💡 Praxis-Beispiel: Sie müssen einem Kunden jeden Monat den gleichen Stundennachweis senden? Erstellen Sie einmalig eine passende Report-Vorlage unter Einstellungen > Dokumentenvorlagen und weisen Sie diese dem entsprechenden Kunden-Tab zu. Bei der nächsten Abrechnung ist der Report mit einem Klick erstellt.
Individuelle Reports: Sollten Sie sehr spezifische Reports benötigen, die über die Standard-Vorlagen hinausgehen, können wir diese gegen Aufwand für Sie erstellen. Kontaktieren Sie dazu unseren Support.
(öffentliche) Vorlagen im Stundenmanagement
In Poool können Sie öffentliche Vorlagen erstellen, die auch von anderen Mitarbeitenden genutzt werden können. Dadurch lassen sich beispielsweise Team-Filter anlegen, mit denen Sie Zeit bei der wiederholten Datenauswahl sparen. Legen Sie dazu ein neues Tab an und wählen Sie die gewünschten Filteroptionen aus.
Klicken Sie anschließend auf das Zahnrad-Symbol oben rechts und wählen Sie neue Vorlage. Wenn Sie die Option öffentlich aktivieren, wird die Vorlage auch für andere Nutzer*innen sichtbar und nutzbar.
Praxis-Beispiel: Eine Person aus dem Finanz- oder Accounter-Team kann Kunden-spezifische Filter anlegen und diese als öffentliche Vorlage speichern. So haben alle Kolleg*innen Zugriff auf die gleichen, einheitlichen Filter – ohne sie selbst einrichten zu müssen.
🎯 Verfügbare Filteroptionen
Über + Filter stehen Ihnen zahlreiche Filterkriterien zur Verfügung, die Sie flexibel kombinieren können:
Stunden
(Person, Person intern/extern, Funktion, Zeitraum, Stunden, Abrechnung, Abgerechnet, Archiviert, Kommentar, Benutzerdefinierte Felder, Ausgangsrechnung Zeitraum, Überstunden, Zeit festgeschrieben, Freigabestatus, Freigabedatum)
Kunden
(Kunde, Kundenverantwortlich, Kundennummernkreislauf, Kundenkontakt, Kundentags)
Projekte
(Projekt, Projekttyp, Kunden-/Internes Projekt, Projektverantwortlich, Projektpriorität, Projektstatus, Projekttags, Projektstufe, Projekteigenschaft, Projektnummernkreislauf)
Tickets
(Ticket, Ticketverantwortlich, Ticketmitverantwortlich, Ticketstatus, Tickettags, Ticketnummernkreislauf)
Team
(Team (Projekt), Team (Mitarbeiter))
Tipp: Durch geschickte Kombination der Filter können Sie nahezu jede gewünschte Auswertung erstellen.
🔎 Schnellsuche und Tags
Zusätzlich zu den Filtern gibt es zwei weitere Suchmöglichkeiten:
Suchen...: Eine Schnellsuche über Kundenkürzel, Kundennummer, Projektnummer und Ticketnummer.
Tags...: Hier können Sie nach Tags filtern. Die Tag-Suche funktioniert als ODER-Verbindung – es werden alle Einträge angezeigt, die mindestens einen der ausgewählten Tags enthalten.
📊 Gruppierung und Sortierung
Das Filterergebnis kann zusätzlich gruppiert und sortiert werden:
Gruppierungsoptionen:
- Keine Gruppierung
- Leistungen gruppieren
- Projekttyp gruppieren
- Personen gruppieren
- Kunden gruppieren
- Projekte gruppieren
Sortierung: Die gruppierten Ergebnisse lassen sich nach Stunden, Wert oder Projektnummer auf- oder absteigend sortieren.
🔁 Stundenumbuchungen und Anpassungen
Stunden können einem Freigabeprozess unterliegen, der steuert, ob Stunden aus vorher definierten Gründen abgelehnt werden. So haben Mitarbeiter die Möglichkeit, erforderliche Anpassungen selbst vorzunehmen. Weitere Informationen zu Stundenfreigaben finden Sie hier.
Alternativ können solche Anpassungen auch direkt von berechtigten Rollen im Stundenmanagement vorgenommen werden. Hier können Sie die Zielzuordnung bereits verbuchter Stunden ändern, z. B. das Projekt, für das die Stunden erfasst wurden.
Dies ist besonders hilfreich, wenn Mitarbeitende zwischen Projekten wechseln oder Stunden versehentlich auf das falsche Projekt gebucht wurden.
Öffnen Sie dazu im Stundenmanagement die entsprechende Zeitbuchung oder wählen Sie durch Klicken auf das Kreuzchen mehrere Stundenbuchungen gleichzeitig aus (Bulk-Auswahl).
✏️ Mögliche Änderungen an Stundenbuchungen:
- Verschieben nach: Buchen Sie die Zeitbuchungen auf ein anderes Projekt oder Ticket.
- Zuweisen: Falls erforderlich, können Sie die Zuordnung der Arbeitsstunden zu den Mitarbeitern ändern. Dies ist nützlich, wenn Arbeitsstunden versehentlich dem falschen Mitarbeiter zugeordnet wurden oder wenn es Änderungen im Team gibt.
- Funktion überschreiben: Hier lässt sich die Funktion, mit der die Stunde gebucht wurde, überschreiben und einer anderen zuweisen.
Wenn sie im nächsten Schritt in eine die Zeitbuchungszeile klicken, öffnet sich eine weitere Maske, in der Sie folgende Anpassungen machen können:
- Dauer der gebuchten Stunden: Sie können die Länge der Arbeitszeit anpassen, die einem bestimmten Projekt oder Mitarbeiter zugeordnet wurde.
- Datum der Buchung: Wenn es einen Fehler im Datum der Buchung gibt oder eine Änderung notwendig ist, können Sie das Datum einfach anpassen.
- Kommentar zur Buchung: Sie haben die Möglichkeit, Kommentare zu den Arbeitszeiten hinzuzufügen oder zu ändern, um zusätzliche Details oder Klarstellungen zu geben.
- Stundenabrechnung: Hier können Sie nochmals anpassen, ob die Stunde zur Abrechnung steht oder nicht.
- Stunden löschen: Auch können Sie in dieser Ansicht Stundenbuchungen vollständig löschen.
Wichtig – Blöcke beachten: Wenn mehrere Zeitbuchungen zusammen angezeigt werden (z.B. mehrere Tage für dasselbe Ticket), handelt es sich um einen Block. Änderungen wie Umbuchen oder Löschen wirken sich immer auf den gesamten Block aus.
Wenn Sie einzelne Buchungen innerhalb eines Blocks löschen, werden diese auch in der Zeiterfassung des Mitarbeiters unwiderruflich gelöscht. Es können dadurch Leerzeiten entstehen und vergangene Auswertungen oder Stundenabrechnungen sind nicht mehr plausibel.
Block aufteilen? Das geht nur direkt in der Zeiterfassung des jeweiligen Mitarbeiters – dort können Sie Blöcke aufteilen, bevor Sie einzelne Buchungen separat bearbeiten.
Tipp – Stunden direkt im Ticket bearbeiten: Sie können Stunden auch direkt im jeweiligen Ticket umbuchen, freigeben oder löschen. Öffnen Sie dazu das Ticket und wechseln Sie zum Reiter Auswertung. Dort finden Sie eine Liste aller gebuchten Stunden mit allen relevanten Informationen. Die Funktionen und das Vorgehen sind identisch zum Stundenmanagement – auch hier ist die entsprechende Rollenberechtigung erforderlich.
📋 Routinen und Best Practices im Stundenmanagement
Das Stundenmanagement ist nicht nur ein Werkzeug zur Stundenverwaltung – es ist zentral für saubere Abrechnungen, transparente Kundenreports und eine hohe Datenqualität. Wir empfehlen, feste Routinen und Filter zu etablieren, damit alle relevanten Prüfungen regelmäßig durchgeführt werden.
Empfehlung: Legen Sie fest, wer was am Monatsende in den Stunden prüfen muss, damit sauber abgerechnet und reportet werden kann. Speichern Sie dafür passende Filter als (öffentliche) Vorlagen.
🔄 Typische Monatsend-Routinen
1. Monatliche Reports an Kunden versenden
Erstellen Sie kundenspezifische Stundenreports für den vergangenen Monat. Mit gespeicherten Filtertabs und zugewiesenen Report-Vorlagen geht das mit wenigen Klicks.
2. Freigabestatus prüfen (z.B. jeden 1. im Monat)
Prüfen Sie, ob alle Stunden des Vormonats bereits freigegeben wurden. Filtern Sie dazu nach Freigabestatus und Zeitraum.
3. Funktionen vor dem Kundenreport kontrollieren
Bei manchen Kunden dürfen nur bestimmte Funktionen abgerechnet werden. Prüfen Sie vor dem Report, ob alle Stunden mit der korrekten Funktion gebucht wurden.
4. Abrechenbare Stunden vollständig abgerechnet?
Stellen Sie sicher, dass alle abrechenbaren Stunden für den Monat auch tatsächlich abgerechnet wurden. Filtern Sie nach Abrechnung und Abgerechnet.
5. Stundenexport für eigene Auswertungen
Exportieren Sie alle Stunden eines Monats, um eigene Analysen in Excel oder anderen Tools zu erstellen.
👥 Routinen für Teamleiter
6. Team-Stunden prüfen
Als Teamleiter können Sie sich alle Stunden Ihres Teams ausgeben lassen und kontrollieren, ob auf die richtigen Kunden und Projekte gebucht wurde.
7. Einzelne Projekte filtern und prüfen
Filtern Sie gezielt nach einzelnen Projekten, um zu überprüfen, ob die Kolleg*innen korrekt gebucht haben – z.B. richtige Tickets, passende Funktionen, plausible Stundenanzahl.
Inspiration gewünscht? Sollten Sie Unterstützung bei der Einrichtung von Routinen oder Filtern benötigen, helfen wir Ihnen jederzeit gerne mit Input und Best Practices. Kontaktieren Sie dazu unseren Support.