Was ist ein Retainer-Projekt?
Ein Retainer-Projekt ist ein vereinbarter Vertrag, bei dem Ihr Kunde im Voraus eine feste Gebühr, den sogenannten "Retainer", an Sie als Dienstleister entrichtet. Dieser Retainer sichert Ihnen einen festgelegten Geldbetrag für eine bestimmte Menge an Dienstleistungen, die Sie über einen definierten Zeitraum erbringen.
Dieser Geldbetrag wird oft auf der Grundlage einer bestimmten Anzahl von Arbeitsstunden berechnet, die pro Monat oder Jahr geleistet werden. Dies kann beispielsweise für Aufgaben wie Software-Wartung, Support oder regelmäßige Berichterstattung genutzt werden.
Retainer-Projekt erstellen
Um ein Retainer-Projekt zu erstellen, beginnen Sie damit, ein neues Projekt anzulegen. Geben sie dazu alle relevanten Informationen für das Projekt ein.
Um aus einem herkömmlichen Projekt nun ein Retainer-Projekt zu machen, navigieren Sie zu Buchhaltung → Ausgangsrechnung und legen sie eine wiederkehrende Ausgangsrechnung in dem gerade erstellten Projekt an.
Wiederkehrende Ausgangsrechnung erstellen
Im nächsten Schritt müssen Sie bei der Erstellung der wiederkehrenden Ausgangsrechnung die Frequenz der Rechnung bestimmen. Hier gibt es verschiedene Möglichkeiten wie Quartalsweise, Monatlich, Wöchentlich, Zweiwöchentlich,…
Nachdem Sie die Frequenz für Ihre Rechnung gewählt haben, müssen Sie noch die Leistung ergänzen.
Um nun die wiederkehrende Rechnung aus dem Retainer-Projekt zu erstellen und zu versenden, muss ein Rechnungslauf gestartet werden. Dazu navigieren Sie zu Buchhaltung → Rechnungsläufe und starten Sie mit + Rechnungslauf einen neuen Rechnungslauf. Das System übernimmt dann die Aufgabe, die vorbereiteten Rechnungen zu generieren.
Auswirkungen Projektübersicht
Die Werte der erstellten Rechnung werden Ihnen in der Projektübersicht angezeigt, speziell in der Rubrik Stundenkosten. Hier wird die Differenz zwischen den Soll- und Ist-Stunden angezeigt. Wenn Sie Stunden auf das Projekt buchen, verringert sich der Euro-Wert in der Differenz entsprechend dem Wert der gebuchten Stunden. Wenn der Differenzwert auf €0,- sinkt, bedeutet das, dass genau so viele Stunden produziert wurden, wie es der Rechnungswert vorsieht. Erreicht die Differenz einen negativen Wert, bedeutet dies, dass mehr Stunden erbracht wurden als der Retainer vorschreibt. Es ist ratsam, die Arbeitszeiten und die Rechnungswerte regelmäßig zu überprüfen, um Überschreitungen und Unterschreitungen zu vermeiden.
Vorteile Retainer-Projekte
Als vorausbezahlter Dienstleistungsvertrag bietet Ihnen ein Retainer-Projekt sowohl Sicherheit in Bezug auf ein stabilisiertes Einkommen als auch eine verbindliche Zusage zur Erbringung bestimmter Dienstleistungen gegenüber Ihrem Kunden. Eine korrekte und fortlaufende Verwaltung von Arbeitsstunden und Rechnungswerten ist dabei von zentraler Bedeutung. Sie sollten das Gleichgewicht zwischen den erbrachten Arbeitsstunden und den durch den Retainer gedeckten Kosten wahren, um sowohl Überschreitungen als auch Unterschreitungen zu vermeiden.