In Poool benötigen Sie für (fast) alles zuallererst ein Projekt. Diese Projekte können Sie sich als Folder vorstellen wo Sie im laufe des Projektes alle Ihre projektbezogenen Inhalte sammeln und verwalten.

Sie werden in diesen Projekten Angebote schreiben, Auftragsbestätigungen aussenden, Rechnungen erstellen, Stunden buchen, Kosten zuweisen und Auswertungen fahren.

Damit Sie in Poool ein Projekt für einen Kunden erstellen können, benötigen Sie zuerst einen Kunden.

Diesen Kunden aktivieren wir uns aus einem Kontakt welcher im Adressbuch angelegt wird.

Um ein neues Projekt anlegen zu können, klicken Sie auf einen der “+Projekt” Buttons.

Der Button in der Schnellstartleiste Rechts, wie auch der Button im Projektmanagement bieten Ihnen die selbe Funktion und führen weiter zur Projektanlagemaske.

In der Projektanlagemaske definierten Sie im obersten Bereich die wichtigsten Daten.

Über das Kunden-Dropdown-Menu erhalten Sie Zugriff auf alle Ihre im Adressbuch angelegten Kunden. Auf Basis dieser dieser Auswahl werden im Folgenden kleine Anpassungen getroffen. Es wird für Sie u.a. die beim Kunden hinterlegte Preisliste für dieses Projekt ausgewählt.

Hier können Sie eine Person als Kontakt für dieses Projekt mit hinterlegen. Diese Option steht Ihnen nur zur Verfügung, wenn im Kundenkontakt eine Person hinterlegt wurde.

Das zweite Pflichtfeld für ein Projekt, dessen Name. Da wir in Poool alle Projekte mit dem Kunden verknüpfen, ist es nicht nötig den Kundennamen in den Titel mit aufzunehmen.

Auch hier können Tags hinterlegt werden, welche vorher im System angelegt wurden.

Später kann im Projektmanagement über diese Tags sehr individuell gefiltert werden.

Welcher Art ein Projekt ist hat in Poool Auswirkungen darauf wie es im System verwendet wird und welche Möglichkeiten Sie mit dem Projekt haben.

 

Hauptprojekt

Wenn Sie ein Projekt als Hauptprojekt kennzeichnen, haben Sie die Möglichkeit neue Projekte als Unterprojekte an dieses Projekt anzuhängen. Diese Unterprojekte können einem anderen Kunden zugewiesen werden und bei Bedarf können diverse Funktionen zwischen den Projekten agieren.

 

Wie Hauptprojekte und Unterprojekte miteinander in Verbindung stehen und was Sie damit alles abbilden können haben wir Ihnen in diesem Guide noch einmal separiert zusammengefasst. <Unterprojektguide> Außerdem haben wir viele mögliche Anwendungsfälle hier <Anwendungsbeispiele: Unterprojekte> bereits für Sie vorbereitet.

 

Internes Projekt

Sollten Sie ein Projekt als “internes Projekt” kennzeichnen, verhaltet sich dieses Projekt in sehr vielen Belangen genau so wie ein normales Projekt, es wird allerdings in vielen Auswertungen des Reportings nicht mit berücksichtigt.

Den Projekttyp ist ein Begriff welchen wir im Vorfeld definieren und dann einem Projekt mitgeben. Es kann immer nur ein Projekttyp pro Projekt existieren und Sie können später über das Reporting auch auf diesen Projekttyp hin auswerten.

Die Projektnummer wird gemäß der im Nummernzähler festgelegten Struktur vergeben (mehr Informationen hier). Nutzer mit dem entsprechenden Rollenrecht „Projektadministration“ können die Projektnummer bei Bedarf eigenständig überschreiben oder anpassen. Sie dient der eindeutigen Identifikation des Projekts und ist ein zentraler Bestandteil der Projekterstellung.

Die Bestellnummer kann optional und flexibel in verschiedenen Szenarien genutzt werden, beispielsweise als Referenznummer für ein Altsystem, für den Kunden oder als bereits vorhandene Auftragsnummer bei der Projekterstellung.

An dieser Stelle kann das für das Projekt verantwortliche Team hinterlegt werden (mehr dazu finden Sie hier). Dadurch wird eine effizientere und präzisere Projektsteuerung ermöglicht. Außerdem kann die Zeiterfassung im weiteren Verlauf auf die jeweilige Teamstruktur eingeschränkt werden.

Der Verantwortliche ist die Person, die hauptverantwortlich für die Durchführung und das Management des Projekts ist. Sie ist die Hauptkontaktperson für das Projekt und überwacht dessen Fortschritt.

Die mitverantwortlichen Personen sind die Teammitglieder, die ebenfalls wesentliche Aufgaben im Projekt übernehmen. Sie arbeiten eng mit dem Verantwortlichen zusammen und können auch Teilverantwortung für bestimmte Aspekte des Projekts tragen.

Der Projektstart ist das Datum, an dem das Projekt offiziell beginnt. Es markiert den Beginn der Projektdurchführung und aller damit verbundenen Aktivitäten.

Der Termin ist das geplante Enddatum des Projekts. Es ist das Ziel, bis zu dem alle Projektaktivitäten abgeschlossen sein sollten.

Der Status zeigt den aktuellen Fortschritt des Projekts an. Es kann verschiedene Stadien wie "in Bearbeitung", "abgeschlossen", "auf Eis gelegt" usw. anzeigen.

Die Priorität bestimmt die Wichtigkeit des Projekts im Vergleich zu anderen Projekten. Sie hilft bei der Ressourcenallokation und der Entscheidungsfindung bei der Projektplanung und -durchführung.

In der Zeiterfassung können Sie festlegen, wie die Arbeitszeiten für dieses Projekt erfasst werden. Mit der Option "Direkte Zeiterfassung sperren" können Sie sicherstellen, dass Zeiten nur auf spezifische Projektphasen oder Tickets gebucht werden, anstatt direkt auf das Projekt. Dies kann eine höhere Genauigkeit und Transparenz in der Zeiterfassung ermöglichen.

Darüber hinaus können Sie hier festlegen, ob die auf das Projekt gebuchten Stunden standardmäßig als "nicht abrechenbar" gekennzeichnet werden. Dies kann hilfreich sein, wenn es sich um interne Projekte oder nicht fakturierbare Arbeitsstunden handelt.

Hier lässt sich eingrenzen, wer auf dieses Projekt Zeit erfassen darf. Es lässt sich auswählen zwischen:

Die Preisliste bezieht sich auf die zugrunde liegenden Kosten und Preise, die im Projekt anfallen. Sie kann die Kosten für Materialien, Dienstleistungen und andere projektbezogene Angaben enthalten.

Die projektbezogene Preisliste ermöglicht es, eine individuelle Preisliste speziell für ein einzelnes Projekt zu erstellen. Dies ist besonders hilfreich bei Projekten, in denen Funktionspreise benötigt werden, die von den bestehenden Preislisten und Funktionseinstellungen abweichen und für die sich die Erstellung einer neuen Preisliste nicht lohnt.

Die im Drop-down-Menü verfügbaren Funktionen stammen aus der Preisliste, die im vorherigen Schritt ausgewählt wurde.

Im Feld „Preis Kunde“ können Sie den Stundenpreis der jeweiligen Funktion festlegen. Unter „Titel“ haben Sie zudem die Möglichkeit, der Funktion – falls erforderlich – einen abweichenden Namen zu vergeben, unabhängig von der Bezeichnung in der ursprünglichen Preisliste.

Bei externe Kosten lassen sich projektbasierte Kosten für externe Mitarbeitende/Freelancer festlegen. Dies kann hilfreich sein, wenn man mit projektspezifischen Preisen arbeitet und diese für jeden externen Mitarbeitenden definieren muss.

Hier haben Sie die Möglichkeit, externe Verlinkungen zu hinterlegen die Informationen oder Ressourcen zu dem Projekt beinhalten.

Mehr Informationen zum Hintergrund und Einrichtung der Projektlinks finden Sie hier.

Das Kommentarfeld ermöglicht zusätzliche Notizen oder Informationen zum Projekt. Diese können spezielle Anweisungen, wichtige Erinnerungen oder andere relevante Details beinhalten.

Die Projektbeschreibung bietet eine detaillierte Übersicht über das Projekt. Sie kann den Projektumfang, die Ziele, die erwarteten Ergebnisse und andere wichtige Informationen enthalten.