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Erfahrungslevel | 🚀 Grundlagen |
Im Reiter Zahlungsverkehr unter Buchhaltung > Zahlungsverkehr können Sie Zahlungseingänge und Zahlungsausgänge filtern, Rechnungen zuordnen, Zahlungsstatus prüfen und Buchungen direkt verwalten.
Der Zahlungsverkehr zeigt jederzeit transparent:
- welche Beträge bereits gebucht wurden
- welche Rechnungen noch offen sind
- ob eine Transaktion vollständig verarbeitet wurde
Der Zahlungsverkehr ist analog zum Stunden- und Kostenmanagement mit Filterkriterien, festen Tabs und Vorlagen aufgebaut. Die Daten werden über einen bestehenden Ladeprozess von der FinAPI aus den Bankkonten geladen.
Filtermöglichkeiten
Je nach Bedarf können Sie Filtermöglichkeiten einstellen, um Transaktionen ohne Rechnung oder ohne Buchung schneller zu finden. Es lassen sich auch fixierte “Vorlagen-Tabs” bauen, die für Sie gespeichert bleiben.
Matching- und Transaktionsstatus
Auf der linken Seite der einzelnen Buchungen ist eine Farbcodierung zur Einschätzung der Qualität des Matching zu sehen.
- Rot = kein Matching
- Gelb = mittleres/unsicheres Matching
- Grün = ziemlich sicher gematcht
Der Status einer eingehenden Transaktion kann über die beiden Default-Werte (erledigt und archiviert) sowie über die drei Menüpunkte geändert werden. Diese Felder lassen sich auch individuell konfigurieren und Sie können passend zu Ihrem Belegprozess eigene Optionen wählen (z.B. “Transaktion verdächtig” oder “Beleg nicht gefunden”.
Unter Einstellungen > Buchungen > Transaktionsstatus lassen sich die Werte individuell konfigurieren.
Folgende Optionen sind voreingestellt:
- Neu: Automatischer Default-Status für neu synchronisierte Buchungen
- Offen: Fehlende Zuordnung oder weitere Prüfung erforderlich
- Erledigt: Abgeschlossene Transaktionen, filterbar
- Archiviert: Aus Transaktionsliste entfernen, ohne als erledigt zu markieren
Zahlungen und Rechnungen zuordnen
Offene Zahlungen können direkt einer Rechnung zugeordnet werden.
- Öffnen Sie die gewünschte Transaktion. Sie können neben einer einzelnen Buchung auch die Bulk-Option nutzen - dann können Sie mehrere Rechnungen in einem Schwung bearbeiten.
- Wählen Sie die passende Rechnung und ordnen Sie diese Zahlung zu. Es können auch mehrere Rechnungen einer Transaktion zugeordnet werden.
Hier ist kein extra Speichern notwendig - Änderungen sind automatisch übernommen
- Beim Setzen auf "Erledigt" mit verknüpfter Rechnung wird automatisch geprüft, ob die Beträge übereinstimmen. Bei exakter Betragsübereinstimmung erfolgt automatische eine Ausbuchung.
- Wenn eine Differenz besteht, bleibt auch die Rechnung noch offen. Erst wenn Sie diese manuell auf erledigt stellen, wird sie als verbucht markiert.
Zusätzliche Features
- Transaktions-Tagging für Kategorisierung (z.B. Lohnrechnung, Fremdleistung) und spätere Auswertungen/Cashflow-Analyse
- Direkte Erfassung von Eingangsrechnungen aus einer Transaktionen möglich, wenn der Beleg noch fehlt → Tipp: Erfassung der Eingangsrechnung als “Vorerfasst”.
