📊 Artikel-Metadaten
Artikel-Typ | Anleitung |
Erfahrungslevel | 🚀 Grundlagen |
Im Bereich Buchhaltung - Zahlungsverkehr verwalten Sie alle eingehenden und ausgehenden Zahlungen zentral an einem Ort. Sie können Transaktionen filtern, Rechnungen zuordnen, Zahlungsstatus prüfen und Buchungen direkt bearbeiten.
Der Zahlungsverkehr bietet jederzeit einen transparenten Überblick darüber,
- welche Beträge bereits verbucht wurden,
- welche Rechnungen noch offen sind und
- ob eine Transaktion vollständig bearbeitet wurde.
Die Informationen der Transaktionen werden von den aktiv angebundenen Bankkonten bezogen. Hier finden Sie Informationen zur Anbindung.
Filter und Vorlagen
Visuell erinnert der Zahlungsverkehr an das Stunden- und Kostenmanagement. Es können Filter und Tabs individuell gespeichert werden. Mit den verfügbaren Filtern finden Sie schnell die relevanten Transaktionen – beispielsweise Zahlungen ohne zugeordnete Rechnung oder noch nicht verbuchte Vorgänge.
Für häufig genutzte Filterkombinationen können Sie eigene Tabs als Vorlagen anlegen und dauerhaft speichern z.B alle Transaktionen ohne Rechnung im letzten Monat.
Matching
Links neben jeder Transaktion zeigt eine Farbcodierung, wie zuverlässig die automatische Zuordnung (Matching) eingeschätzt wird:
🟥 Rot – keine passende Zuordnung gefunden
🟨 Gelb – mögliche, aber unsichere Zuordnung
🟩 Grün – hohe Übereinstimmung und sehr wahrscheinliche Zuordnung
Beim automatischen Matching werden Banktransaktionen mit passenden Ausgangs- und Eingangsrechnungen verglichen. Dabei gibt es keine einfache prozentuale Gewichtung. Stattdessen werden mehrere Kriterien und definierte Schwellenwerte kombiniert:
- IBAN: Stimmt die IBAN des Gegenkontos mit einem Zahlungskonto der zugehörigen Firma überein?
- Firmenname: Wie ähnlich sind der Name der Gegenpartei und der im System hinterlegte Firmenname?
- Betrag: Stimmt der Betrag exakt überein oder liegt er innerhalb einer Toleranz von ±10 %?
- Referenztext: Kommt die Rechnungsnummer oder Zahlungsreferenz im Verwendungszweck vor?
- Datum: Liegt die Transaktion in einem plausiblen zeitlichen Verhältnis zum Rechnungsdatum?
Es werden nur Belege der letzten sechs Monate berücksichtigt. Ausgangsrechnungen müssen außerdem freigegeben und dürfen nicht storniert sein.
Eine Zuordnung wird mit hoher Wahrscheinlichkeit erkannt, wenn:
- die IBAN exakt übereinstimmt oder der Firmenname eine sehr hohe Ähnlichkeit aufweist,
- der Betrag exakt übereinstimmt und
- die Rechnungsnummer im Referenztext enthalten ist.
Eine mögliche Zuordnung wird vorgeschlagen, wenn das Datum plausibel ist und mindestens eines der folgenden Kriterien erfüllt wird:
- Die IBAN stimmt überein.
- Die Rechnungsnummer oder Zahlungsreferenz wurde im Referenztext gefunden.
- Der Firmenname weist eine ausreichende Ähnlichkeit auf und der Betrag stimmt exakt beziehungsweise innerhalb der Toleranz überein.
Diese Vorschläge müssen manuell geprüft und bestätigt werden.
Bessere automatische Matching Ergebnisse
- IBAN des Kunden / Lieferanten im CRM hinterlegen
- Firmenname / Firmenname offiziell gleich lautend wie Name auf der Transaktion
- Bei Eingangsrechnungen das Feld Zahlungsreferenz ausfüllen
Transaktionsstatus
Der Status einer Transaktion kann jederzeit angepasst werden. Standardmäßig stehen die Status Neu, Erledigt und Archiviert zur Verfügung. Darüber hinaus können weitere Statuswerte individuell definiert werden, um den eigenen Beleg- und Prüfprozess abzubilden – beispielsweise „Transaktion verdächtig“ oder „Beleg nicht gefunden“.
Die Konfiguration erfolgt unter Einstellungen - Buchungen - Transaktionsstatus.
Folgende Status sind standardmäßig vorhanden:
- Neu – Standardstatus für neu synchronisierte Transaktionen
- Offen – eine Zuordnung oder weitere Prüfung ist erforderlich
- Erledigt – die Transaktion wurde abgeschlossen
- Archiviert – die Transaktion wird aus der Liste ausgeblendet, ohne als erledigt markiert zu werden
Zahlungen und Rechnungen zuordnen
Offene Zahlungen können direkt den passenden Rechnungen zugeordnet werden.
- Öffnen Sie die gewünschte Transaktion. Alternativ können Sie die Bulk-Funktion nutzen, um mehrere Transaktionen gleichzeitig zu bearbeiten.
- Wählen Sie die passende Rechnung aus und verknüpfen Sie diese mit der Zahlung. Einer Transaktion können auch mehrere Rechnungen zugeordnet werden.
Hier ist kein extra Speichern notwendig - Änderungen sind automatisch übernommen.
Wird eine Transaktion mit einer verknüpften Rechnung auf „Erledigt“ gesetzt, prüft das System automatisch, ob die Beträge übereinstimmen. Stimmen die Beträge exakt überein, wird die Rechnung automatisch ausgeglichen.
Besteht eine Differenz, bleibt die Rechnung weiterhin offen. In diesem Fall muss sie separat abgeschlossen werden, bevor sie als vollständig verbucht gilt.
Weitere Funktionen
- Transaktions-Tags zur Kategorisierung von Zahlungen (z. B. Lohnrechnung oder Fremdleistung) und für spätere Auswertungen oder Cashflow-Analysen
- Direkte Erfassung von Eingangsrechnungen aus einer Transaktion heraus, wenn der Beleg noch nicht vorhanden ist
Tipp: Erfassen Sie fehlende Eingangsrechnungen zunächst als „Vorerfasst“, um den Vorgang später unkompliziert zu vervollständigen.
Good to know: Umstieg auf den neuen Zahlungsverkehr
Aktuell wird die Funktion schrittweise ausgerollt. Dabei wurde der Matching-Algorithmus für sämtliche Transaktionen aus 2026 neu ausgeführt. Die Ergebnisse werden laufend überprüft und der Algorithmus befindet sich weiterhin in der Optimierungsphase.
- Alle Transaktionen vor dem 01.01.2026 sind mit dem Status „Altbestand“ gekennzeichnet. Diese Transaktionen wurden nicht erneut durch den Matching-Algorithmus verarbeitet.
- Alle Transaktionen ab dem 01.01.2026 wurden neu bewertet und gematcht – vorausgesetzt, sie befanden sich nicht bereits im Status „Erledigt“.
- Transaktionen mit dem Status „Importiert“ wurden aus dem bisherigen Zahlungsverkehr übernommen und im Rahmen der Neuberechnung erneut bewertet. Im Gegensatz dazu kennzeichnet „Altbestand“ Transaktionen vor 2026, die nicht erneut berechnet wurden.