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Erfahrungslevel | 🚀 Grundlagen |
Stundenabrechnung direkt aus Stundenmanagement
Mit diesem Feature können Sie freigegebene Stunden direkt aus dem Stundenmanagement heraus abrechnen – ohne separate Navigation in den Abrechnungsassistenten. So sparen Sie Zeit und gestalten Ihren Prozess effizienter und konsistenter.
✅ Vorteile
- Ideal für Monatsabschlüsse, Kundenabrechnungen oder projektübergreifende Abrechnungen
- Kein Wechsel mehr zwischen Stundenmanagement und Abrechnungsassistent
- Gefilterte Stunden direkt in den Assistenten übernehmen
💼 Anwendungsfälle
Szenario 1: Monatsabrechnung für ein Kundenprojekt
Sie möchten alle Stunden für ein Projekt im Juli abrechnen. Nach Filterung und Prüfung im Stundenmanagement übergeben Sie die Daten direkt an den Assistenten und erstellen eine saubere Rechnung.
Szenario 2: Abrechnung über mehrere Projekte
Sie möchten projektübergreifend alle abrechenbaren Stunden für einen Kunden im letzten Monat erfassen. Sie filtern nach Zeitraum, prüfen Freigabe und Zuordnung, und rechnen die Stunden direkt gesammelt ab.
🚀 So funktioniert’s
Navigieren Sie zu Buchhaltung → Stundenmanagement
Stunden filtern und bearbeiten
Im Stundenmanagement können Sie gezielt nach Projekt, Zeitraum, Person oder weiteren Kriterien filtern. Sie haben hier auch die Möglichkeit, Stunden umzubuchen, zu bearbeiten oder freizugeben – direkt aus der Listenansicht heraus. Wie genau Sie das machen können Sie in unserem Guide zur Stundenfreigabe nachlesen:
💡 Hinweis:
Sammelbearbeitung - Bulk-Edit
Sie möchten mehrere Einträge gleichzeitig verschieben oder freigeben? Kein Problem:
Wählen Sie die entsprechenden Zeilen links in der Liste aus, und nutzen Sie die Aktionsbuttons in der Leiste oberhalb.
- ✅ Stunden gemeinsam freigeben
- 🔄 Stunden auf ein anderes Projekt oder Ticket umbuchen
Stunden abrechnen
Wenn Ihre Filterung und Bearbeitung abgeschlossen ist, können Sie die ausgewählten Stunden direkt abrechnen.
- Klicken Sie oben rechts auf „Stunden direkt abrechnen“
- Es öffnet sich eine Vorschau der freigegebenen Stunden aus Ihrer Filterung
Nach dem Klick auf Abrechnen werden Sie automatisch in den Abrechnungsassistenten weitergeleitet und können dort den Stunden noch das Projekt und den richtigen Auftrag zuweisen.
🗂️ Status und Verwaltung von Stunden im Stundenmanagement
Im Stundenmanagement werden alle gebuchten Stunden mit ihrem jeweiligen Verrechnungsstatus aufgeführt. Dies ermöglicht eine genaue Nachverfolgung und eine transparente Abrechnung der Arbeitszeiten.
Diese Statusoptionen kann eine Stundenbuchung haben:
- Verrechnet: Die Stunden wurden vollständig abgerechnet.
- Teilverrechnet: Ein Teil der Stunden wurde abgerechnet. Der Restbetrag wird bei einer Schlussrechnung berücksichtigt.
- Offen: Die Stunden wurden noch nicht abgerechnet.
- Mit Auftrag verrechnet: Bei Pauschalprojekten wurden die Stunden vollständig abgerechnet.
📝 Anwendung bei verschiedenen Projekttypen
Die Stundenverwaltung ist besonders hilfreich für unterschiedliche Projekttypen:
- Pauschalprojekte: Stunden werden automatisch als „mit Auftrag verrechnet“ markiert.
- Auftragsplanung: Stunden können als „teilverrechnet“ gekennzeichnet werden.
- Der angegebene Prozentsatz wird zur Verrechnung genutzt.
- Der verbleibende Betrag wird in der Schlussrechnung berücksichtigt.
Diese Funktionen helfen, den Überblick über finanzielle Aspekte zu behalten und ermöglichen eine präzise und transparente Abrechnung.
👥 Empfehlung für das Ressourcenmanagement
Für Unternehmen, die das Ressourcenmanagement-Tool von Poool einsetzen, ist es besonders wichtig, Projektstunden regelmäßig zu überwachen und bei Bedarf zu korrigieren.
- Sie behalten stets einen genauen Überblick über die zeitlichen Ressourcen Ihrer Teams und Mitarbeitenden.
- Dadurch können Sie Ressourcen effizient planen und verteilen, um Projekte optimal zu unterstützen.