Quartalsrelease Q3/2023

🏦Banking API

Erste Einrichtung

• Freischalten: Um die neue Banking API zu nutzen, kontaktieren Sie bitte unseren Support. Wir schalten die Schnittstelle anschließend direkt für Sie frei.

• Berechtigungen: Unter Benutzer > Rollen bzw. Benutzer > Verwaltung können Sie einzelnen Benutzern Zugriff auf den Zahlungsverkehr bzw. die Zuordenbaren Buchungen geben.
• ‼️ Achtung: Je nach Bankkonto können über den gesamten Zahlungsverkehr sensible Transaktionen eingesehen werden.
• ℹ️ Disclaimer: In seltensten Fällen können sensible Transaktionen über die Zuordnungsautomatik falsch zugeordnet und dadurch sichtbar werden (z.B. die Zahlungsreferenz einer Eingangsrechnung wird ebenfalls als Teil einer Gehaltsüberweisung eingetragen → sehr unwahrscheinlich, aber theoretisch möglich).

• Konfiguration: Unter Einstellungen > Buchungen können Sie im Reiter “Banking API” ihre Bankkonten verknüpfen. Sie müssen hier nur die Konten hinterlegen, über die relevante Transaktionen für Ein- und Ausgangsrechnungen ablaufen.

Wichtige Informationen zur Nutzung

• Grün (Zuordnung - erkannt)
• …der IBAN der Transaktion dem IBAN des Lieferanten oder Kunden im Adressbuch entspricht (Reiter Zahlungsmittel) UND
• …der überwiesene Betrag dem Betrag Ein- oder Ausgangsrechnung entspricht UND
• …der Text der Transaktion die Rechnungsnummer enthält

• Gelb (Mögliche Zuordnung erkannt - möglich)
• …der IBAN der Transaktion dem IBAN des Lieferanten oder Kunden im Adressbuch entspricht (Reiter Zahlungsmittel) ODER
• …der Text der Transaktion die Rechnungsnummer enthält

• ohne Status (keine Zuordnung erkannt - nicht erkannt)

Dokumentation

✅Freigabeprozesse

Erste Einrichtung

• Freischalten: Die Freigabeprozesse stehen Ihnen im Rahmen unserer Poool Billbox automatisch zur Verfügung. Sollten Sie die BillBox nicht aktiviert haben, kontaktieren Sie uns gerne direkt um die weiteren Optionen zu besprechen.

• Berechtigungen: Grundsätzlich können alle Mitarbeiter Freigaben erteilen. Ausgewählte Mitarbeiter können über spezielle Berechtigungen alle ausstehenden Freigaben einsehen (Management) und diese ggf. auch direkt bearbeiten (Administration). Die Berechtigungen erteilen Sie unter Benutzer → Rollen / Benutzer → Verwaltung.

• Konfiguration: Um mit Freigaben zu starten, stellen Sie unter System → Freigabeprozesse Ihre individuellen Freigabeprozesse für Angebote, Aufträge, Aus- und Eingangsrechnungen ein.

Wichtige Informationen zur Nutzung

• Bestehende Kalkulationen: Neu erstellte Freigabeprozesse werden nur auf neu erstellte Kalkulationen angewandt. Sollten Sie Freigaben auf bestehenden Kalkulationen hinzufügen wollen, können sie diese dort manuell starten, oder die Kalkulation neu abspeichern. Anschließend werden die vorgesehenen Freigabeprozesse automatisch angewandt.

• Meine Freigaben: Über das Dashboard Widget können alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen ihre Aufforderungen zur Freigabe einsehen. Sollten Sie auf die vorgesehenen Bereiche keinen Zugriff haben, wird die Freigabe nicht möglich sein (z.B. Zeiterfasser wurde zur Freigabe bei einer Eingangsrechnung hinzugefügt). In diesen Fällen werden auch keine sensiblen Informationen weitergegeben.

• Berechtigung Administration: Freigabeadministratoren können alle Freigaben erteilen bzw. Freigabeprozesse zurücksetzen. Wir empfehlen im Unternehmen min. eine Person als Freigabeadministrator zu bestimmen, um steckende Prozesse anstoßen zu können.

Dokumentation:

🧳Reisekosten- und Spesenabrechnung

Erste Einrichtung

• Einrichtung: Die Reisekosten- und Spesenabrechnung steht Ihnen sofort zur Verfügung.

• Berechtigungen: Über die Benutzer- bzw. Rollenverwaltung können Sie Ihren Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen Zugriff auf die Erfassung bzw. die Freigabe von Spesenabrechnungen erteilen.



Die Berechtigung “Spesenabrechnung genehmigen” überführt die Spesenabrechnung in die Buchhaltung und sollte für Buchhaltungsbenutzer freigegeben werden.

• Konfiguration Steuersätze: Um Fahrtkosten und Taggelder mit dem richtigen Steuersatz in Ihren Eingangsrechnungen zu erfassen, müssen Sie unter System → Umsatzsteuer noch die entsprechenden Umsatzsteuersätze anlegen und als Voreinstellung markieren:

• Konfiguration Fahrtkosten: Unter System → Fahrtkosten können Kilometersätze für unterschiedliche Fahrzeuge hinterlegt werden. Diese werden beim Erfassen der Fahrtkosten automatisch übernommen.

Wichtige Informationen zur Nutzung

• Administration: Über die Berechtigung “Zugriff” bei Spesen und Spesenabrechnung können Sie einzelnen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen erlauben, Spesen für andere einzusehen, zu erfassen und einzureichen.

• Aufteilungen: Um die Erfassung in der Buchhaltung noch weiter zu vereinfachen, können sie einzelne Buchhaltungskonten (Kostenaufteilungen) für die Spesenerfassung freischalten. Unter Einstellungen → Kosten & Ziele → Reiter: Kostenaufteilung können Sie festlegen, ob das Konto auswählbar ist bzw. auf welche Konten Taggelder und Kilometergelder verbucht werden sollen.

Dokumentation:

📃Workflow Rechnungsstorno

Erste Einrichtung

• Freischalten: Der neue Storno - Prozess steht allen ab sofort zur Verfügung.

• Berechtigungen: Es wurden 2 neue Berechtigungen zum Abrechnen und Stornieren von Ausgangsrechnungen hinzugefügt.

• Konfiguration: Für die automatische Ausbuchung der Rechnungen als Bezahlt bzw. Uneinbringlich, müssen in den Buchungsvorlagen unter Einstellungen → Buchungen die entsprechenden Buchungen ausgewählt werden (Voreinstellung Storno):

Wichtige Informationen zur Nutzung

• Änderung Status: Der bisherige Status Storniert entfällt.

• Berechtigungen: Die neue Berechtigungen zum Abrechnen und Stornieren von Rechnungen wurde allen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen erteilt, die Rechnungen bearbeiten durften.

• Nachvollziehbarkeit: Stornorechnungen werden mit der Originalrechnung verknüpft um den Verlauf zu dokumentieren.

Dokumentation: