Der Automatisierte Zahlungsabgleich mit der Banking-API: Eine Anleitung zur Implementierung in Poool
Die Verwaltung von Zahlungsströmen ist ein wesentlicher Bestandteil der finanziellen Buchführung, besonders wenn es um die exakte Zuordnung von Transaktionen zu den entsprechenden Rechnungen geht. Mit der Banking-API von Poool bieten wir Ihnen eine einfache und zeitsparende Lösung, um genau diesen Prozess zu automatisieren.
Schritt-für-Schritt zur Ersten Einrichtung der API
Freischaltung und Beginn
Um den Startpunkt zu setzen und die Banking-API in Ihrer Poool-Anwendung nutzen zu können, wenden Sie sich bitte an unseren Support. Dies geht problemlos, indem Sie uns eine kurze E-Mail senden. Nach erfolgreicher Aktivierung durch unser Team, ist der erste Schritt in Richtung automatisiertem Zahlungsabgleich getan.
Berechtigungen Setzen
Ihre finanziellen Daten sind sensibel, daher liegt uns Ihre Sicherheit besonders am Herzen. Unter den Menüpunkten Benutzer → Rollen bzw. Benutzer → Verwaltung haben Sie die Möglichkeit, spezifischen Benutzern den Zugriff auf den Zahlungsverkehr oder die zuordenbaren Buchungen zu gewähren.
Denken Sie bitte daran: Auch wenn die Wahrscheinlichkeit gering ist, könnten durch das automatische Zuordnungssystem sensible Transaktionen sichtbar werden. Wir empfehlen, entsprechende Vorsichtsmaßnahmen zu treffen und den Zugriff nur notwendigen Personen zu gewähren.
API-Konfiguration
Der nächste Schritt ist die Konfiguration der API unter Einstellungen → Buchungen. Im Reiter Banking API können Sie Ihre Bankkonten verbinden, um relevante Transaktionen für Ihre Ein- und Ausgangsrechnungen laufen zu lassen.
Zahlungsverkehr Synchronisieren
Nach der Anbindung Ihrer Bankkonten navigieren Sie zu Buchhaltung-Zahlungsverkehr.
Mit einem klick auf Zahlungsverkehr wird die erste Synchro gestartet und die Zahlungen vom Bankkonto nach Poool importiert und das Matching wird ausgeführt.
Zahlungen Zuordnen
Sind ihre Bankkonten hinterlegt, werden die Transaktionen geladen und im Hintergrund mit den Rechnungsinformationen aus Poool abgeglichen. Über mögliche Zuordnungen werden Sie direkt in den einzelnen Buchungslisten (Reiter Buchen bei Ein- und Ausgangsrechnungen) informiert.
Farbcodierter Zahlungsabgleich und Sie als aktiver Teil der Optimierung
In Ihrer Buchen-Maske finden Sie ab sofort eine neue Spalte mit dem Titel „Zuordnung“. Hier erfolgt die visualisierte Kategorisierung Ihrer Zahlungen durch unser entwickeltes Ampelsystem, wodurch Sie sofort erkennen können, ob Zahlungseingänge bereits zugeordnet wurden.
- Grün: Perfekte Übereinstimmung von IBAN, Betrag und Rechnungsnummer.
- Gelb: Teilübereinstimmungen, die Ihre Aufmerksamkeit und Überprüfung benötigen.
- Ohne Farbe: Keine identifizierbaren Übereinstimmungen wurden gefunden.
Buchen der Zahlungen
In der Buchen-Maske scheinen zuordenbare Transaktionen direkt auf. Über den Hacken in der Zeile der Transaktion kann die Zuordnung bestätigt und die Buchung abgespeichert werden.
