📊 Artikel-Metadaten
Artikel-Typ | Anleitung |
Erfahrungslevel | 🚀 Grundlagen |
⚙️ Abbildung von Mandanten in Poool
Mit dem Mandanten-Feature lassen sich mehrere Firmen oder Organisationseinheiten in einer gemeinsamen Poool-Instanz abbilden – sinnvoll abgegrenzt, aber mit gemeinsamer Datenbasis. Ob unterschiedliche Steuermodelle, Nummernkreise, Kunden oder Projekte: Alle Daten werden eindeutig einem Mandanten zugewiesen und es bleibt trotzdem übersichtlich.
✅ Systemvoraussetzungen & Einstellungen
Für die Verwaltung von Mandanten benötigen Sie die jeweiligen Rechte. Kontaktieren Sie dazu gerne den Poool-Support (support@poool.cc).
🧱 Mandanten anlegen
- Navigieren Sie zu
Unternehmen > Mandanten
- Legen Sie einen neuen Mandanten mit Namen, Kürzel und Währung an
- Definieren Sie Nummernkreise für Kunden, Angebote und Rechnungen
👤 Mitarbeiter zuweisen
Unter Unternehmen > Mitarbeiter können Mitarbeitende einem oder mehreren Mandanten zugewiesen werden.
📁 Kunden und Lieferanten zuordnen
Im CRM unter Kunde CRM > Kunde > Mandant können einzelne Kunden oder Lieferanten einem Mandanten zugeordnet werden. Beim Erstellen von Projekten, Angeboten, Rechnungen usw. wird automatisch der passende Mandant übernommen.
📊 Mandanten im Reporting (PRISM)
Im PRISM Reporting stehen Ihnen alle Standardauswertungen und eigenen Berichte mandantenbezogen zur Verfügung. Über einen Mandantenfilter können Sie gezielt analysieren:
- Projekte, Stunden und Leistungen je Mandant
- Umsatzentwicklung pro Organisationseinheit
- Deckungsbeiträge, DB1/DB2 je Mandant
- Eingangs- und Ausgangsrechnungen mandantenspezifisch
Dies stellt sicher, dass Sie den finanziellen Überblick pro Mandant stets behalten – egal ob in der operativen Projektsteuerung oder im Monatsreporting.
📄 Mandantenspezifisches Briefpapier & Layouts
Auch Briefpapier und Dokumentenlayouts für Angebote, Aufträge oder Rechnungen können pro Mandant individuell gestaltet werden. So können Sie für jede Organisationseinheit eigene Logos, Farben und Absenderdaten verwenden.
Die Konfiguration mandantenspezifischer Vorlagen erfolgt aktuell durch das Poool Support-Team. Kontaktieren Sie uns gerne, wenn Sie unterschiedliche Layouts je Mandant benötigen.
🧭 Entscheidungshilfe: Mandanten oder eigene Instanzen?
Ein Mandant ist eine organisatorische Einheit innerhalb einer gemeinsamen Instanz – z. B. ein Unternehmen, Geschäftsbereich oder eine Abteilung. Die Instanz wiederum ist die übergeordnete technische Umgebung, die mehrere Mandanten umfassen kann.
Eine Instanz hat eine eigene Datenbank und ist vollständig getrennt von anderen Instanzen. Mandanten hingegen teilen sich eine gemeinsame Datenbasis – sind aber durch Zuordnungen und Rechte klar voneinander abgegrenzt.
Ob Sie mit Mandanten in einer gemeinsamen Instanz oder mit völlig getrennten Instanzen arbeiten sollten, hängt von Ihrem Organisationsmodell ab:
Situation | Empfehlung | |
Mehrere Firmen in einer Gruppe, Mitarbeitende arbeiten systemübergreifend | ✅ Mandanten in einer Instanz | |
Gemeinsame Projekte, zentrale Verwaltung oder kein Unterschied für Mitarbeitende | ✅ Mandanten in einer Instanz | |
Vollständige rechtliche oder organisatorische Trennung, keine Datenüberlappung | 🔒 Eigene Instanzen | |
Unterschiedliche Infrastruktur, Workflows oder Reporting-Anforderungen | 🔒 Eigene Instanzen |
Wenn Mitarbeitende ohnehin mit nur einem Unternehmen arbeiten und keine Sicht auf andere Bereiche benötigen, reicht die Mandantenlösung völlig aus. Bei komplexeren Anforderungen oder getrennten Gesellschaften ist die Instanz-Trennung empfehlenswert.