Zeit-Administrator: Stunden umplanen und verwalten

Als Zeit-Administrator in Poool haben Sie die zusätzlichen Möglichkeiten, Projektstunden zu kontrollieren und bei Bedarf umzubuchen. Sie können diese Funktion nutzen, um die Ressourcen Ihres Teams effektiv zu verwalten und sicherzustellen, dass alle Projektstunden korrekt zugeordnet sind. Hier sind die wichtigsten Punkte, die Sie über das Stundenmanagement in Poool wissen sollten:

Zugriff auf das Stundenmanagement

Als Zeit-Administrator finden Sie die Stundenmanagement-Funktion unter Buchhaltung > Stundenmanagement. Mit den richtigen Berechtigungen können Sie hier die verbuchten Stunden aller Mitarbeiter einsehen und bei Bedarf Änderungen vornehmen.

Umbuchen von Stunden

Sie können die Zielzuordnung von verbuchten Stunden (zum Beispiel das Projekt, für das die Stunden aufgezeichnet wurden) ändern. Dies ist besonders nützlich, wenn es zu Projektwechseln kommt oder wenn Stunden versehentlich auf das falsche Projekt gebucht wurden.

Anpassen der Arbeitszeitdetails

Als Zeit-Administrator haben Sie in Poool eine umfangreiche Kontrolle über die Arbeitszeitdetails, die Sie je nach Bedarf anpassen können:

Dauer der gebuchten Stunden: Sie können die Länge der Arbeitszeit anpassen, die einem bestimmten Projekt oder Mitarbeiter zugeordnet wurde.

Datum der Buchung: Wenn es einen Fehler im Datum der Buchung gibt oder eine Änderung notwendig ist, können Sie das Datum einfach anpassen.

Gebuchte Leistung: Die angegebenen Leistungen, die in Verbindung mit den gebuchten Stunden stehen, können bearbeitet werden, um eine genaue Darstellung der ausgeführten Aufgaben sicherzustellen.

Kommentar zur Buchung: Sie haben die Möglichkeit, Kommentare zu den Arbeitszeiten hinzuzufügen oder zu ändern, um zusätzliche Details oder Klarstellungen zu geben.

Zugeordneter Mitarbeiter: Falls erforderlich, können Sie die Zuordnung der Arbeitsstunden zu den Mitarbeitern ändern. Dies ist nützlich, wenn Arbeitsstunden versehentlich dem falschen Mitarbeiter zugeordnet wurden oder wenn es Änderungen im Team gibt.

Diese umfangreichen Anpassungsmöglichkeiten ermöglichen Ihnen eine flexible und präzise Verwaltung der Arbeitszeiten in Ihrem Team.

Präzise Abrechnung und Ressourcenplanung

Durch die effektive Verwaltung und Umbuchung von Stunden können Sie sicherstellen, dass die Arbeitszeit jedes Teammitglieds korrekt erfasst und abgerechnet wird. Dies trägt zu einer genauen Ressourcenplanung und Projektkalkulation bei.

Erweiterte IST-Abrechnung: Die Fähigkeit, Projektzeiten präzise zuzuordnen, ermöglicht eine sehr genaue IST-Abrechnung. Sie können alle Stunden über einen bestimmten Zeitraum oder nach anderen Parametern berücksichtigen. Dies gibt Ihnen eine umfassende Ansicht der tatsächlich verbrachten Arbeitszeit, die für verschiedene Aufgaben aufgewendet wurde.

Status und Verwaltung von Stunden im Stundenmanagement

Im Stundenmanagement werden alle gebuchten Stunden mit ihrem jeweiligen Verrechnungsstatus aufgeführt. Dies ermöglicht eine genaue Nachverfolgung und eine transparente Abrechnung der Arbeitszeiten:

Verrechnet: Die Stunden wurden vollständig abgerechnet.

Teilverrechnet: Ein Teil der Stunden wurde abgerechnet. Der Restbetrag wird bei einer Schlussrechnung berücksichtigt.

Offen: Die Stunden wurden noch nicht abgerechnet.

Mit Auftrag verrechnet: Bei Pauschalprojekten wurden die Stunden vollständig abgerechnet.

Dieses System bietet Ihnen einen klaren Überblick über den Status aller Arbeitsstunden und ermöglicht eine präzise Kontrolle über den Verlauf und die Genauigkeit der Zeiterfassung sowie den aktuellen Stand der Rechnungsstellung bei Projektzeitbuchungen.

Anwendung bei verschiedenen Projekttypen: Diese Funktionalität ist besonders hilfreich bei verschiedenen Projekttypen. Bei Pauschalprojekten werden beispielsweise Stunden als "mit Auftrag verrechnet" markiert. In der Auftragsplanung hingegen, können Stunden als "teilverrechnet" gekennzeichnet werden. Hierbei wird der angegebene Prozentsatz zur Verrechnung verwendet, und der Restbetrag wird bei einer Schlussrechnung berücksichtigt. Diese Details helfen dabei, den Überblick über die finanziellen Aspekte der Projekte zu behalten und tragen zu einer präzisen und transparenten Abrechnung bei.

Ressourcenmanagement-Empfehlung: Für Unternehmen, die das Ressourcenmanagement-Tool von Poool nutzen, ist es besonders wichtig, Projektstunden zu überwachen und gegebenenfalls zu korrigieren. So können Sie immer einen genauen Überblick über die zur Verfügung stehenden zeitlichen Ressourcen von Teams und Mitarbeitern behalten. Dies hilft Ihnen, Ressourcen effizient zu planen und zu verwalten, um Ihre Projekte optimal zu unterstützen.

Bitte beachten Sie, dass die genauen Funktionen und Berechtigungen von den Einstellungen Ihres Poool-Systems und den Richtlinien Ihres Unternehmens abhängen können. Es wird empfohlen, die Anweisungen und Richtlinien Ihres Poool-Administrators und Ihres Unternehmens zu befolgen. Bei Poool ist es uns wichtig, dass Sie die Werkzeuge und Informationen zur Hand haben, die Sie benötigen, um die Projektzeiten Ihres Teams effektiv zu verwalten.