Die Stichtagsperre ist ein zentrales Werkzeug in der Poool Zeiterfassung, um erfasste Stundenbuchungen zu schützen. Mit einer Stichtagsperre wird ein Datum festgelegt, ab dem keine Zeiterfassungsbuchungen mehr verändert oder hinzugefügt werden können. Das gilt für alle Rollen und Funktionen – unabhängig vom Freigabestatus.
Beispiel: Wird der 30.06. als Stichtag gesetzt, können ab dem 01.07. keine Buchungen vor dem 30.06. mehr geändert oder ergänzt werden.
🧑💼 Wer darf eine Stichtagsperre setzen?
Das Recht, eine Stichtagsperre zu setzen, ist an ein individuelles Rollenrecht gebunden. Standardmäßig haben dies nur ausgewählte administrative Rollen wie z. B.:
- Controller
- Finanzverantwortliche
- Systemadministratoren
Achtung: Das Recht sollte nur gezielt vergeben werden, da die Sperre nicht rückgängig gemacht werden kann.
⚠️ Wichtige Hinweise vor dem Setzen einer Sperre
Da die Stichtagsperre endgültig ist, empfehlen wir dringend, folgende Schritte im Vorfeld zu beachten:
- Interne Kommunikation: Informieren Sie alle Zeiterfasser und Projektmanager frühzeitig über das geplante Stichtagsdatum.
- Pufferzeit einplanen: Planen Sie genügend Zeit ein, damit das Team offene Buchungen prüfen und korrigieren kann.
- Letzte Kontrolle: Stellen Sie sicher, dass alle relevanten Korrekturen, Freigaben und Bearbeitungen abgeschlossen sind.
🔧 So funktioniert das Setzen der Stichtagsperre
- Öffnen Sie den Bereich
Unternehmen → Stichtagsperren.
- Fügen Sie eine
+ Stichtagsperrehinzu und wählen Sie das gewünschte Datum aus, bis zu dem die Zeiterfassung gesperrt werden soll.
- Bestätigen Sie die Auswahl. Ab diesem Zeitraum ist die Zeiterfassung endgültig geschützt.
Wichtig: Eine gesetzte Stichtagsperre kann nicht aufgehoben oder verschoben werden. Überlegen Sie also gut, wann sie gesetzt wird.