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In Poool stehen Ihnen zwei grundlegend unterschiedliche Ansätze zur Zeiterfassung zur Verfügung: die Standard-Zeiterfassung und die kalenderbasierte Von-Bis-Zeiterfassung.
Welches Modell am besten zu Ihrem Unternehmen passt, hängt von Ihren internen Prozessen, Ihren Anforderungen an Kundennachweise und den gewohnten Arbeitsweisen Ihrer Mitarbeitenden ab.
Die Modelle im Vergleich
1) Standard-Zeiterfassung
Bei der Standard-Zeiterfassung werden Arbeitszeit und Projektzeit getrennt erfasst.
- Die Arbeitszeit dient der Berechnung von Soll-, Ist- und Gleitzeit.
- Die Projektzeit dokumentiert, wie viele Stunden auf ein Projekt oder Ticket gearbeitet wurden. Dabei wird lediglich die Dauer (z. B. 3,5 Stunden) gespeichert – keine exakten Uhrzeiten.
- Nutzung der Stoppuhr
- Zeiterfassung über Mein Tag
- Seitliche Schnellleiste
- Favoriten für häufig verwendete Buchungen
- Arbeitsort kann einmalig für den gesamten Tag festgelegt werden
- Flexible Zeiterfassung an Projekten, Aufgaben und Tickets
- Arbeitszeit und Projektzeiten müssen getrennt gepflegt werden.
- Kunden- und Projektauswertungen enthalten keine Von-Bis-Uhrzeiten, sondern lediglich die Dauer der Buchung.
2) Kalenderbasierte Von-Bis-Zeiterfassung
Bei der kalenderbasierten Zeiterfassung werden sämtliche Zeiten direkt in einer persönlichen Kalenderansicht erfasst. Jede Buchung enthält einen Beginn und ein Ende (z. B. 09:00–11:30 Uhr) und zählt gleichzeitig als Projekt- und Arbeitszeit.
- Nur eine einzige Zeiterfassung erforderlich
- Arbeitszeit und Projektzeit bleiben automatisch synchron
- Exakte Von-Bis-Zeiten stehen in Kundenreports, Auswertungen, PDF- und Excel-Exporten sowie im Stundenmanagement zur Verfügung
- Besonders geeignet für Unternehmen mit detaillierten Nachweispflichten gegenüber Kunden
Bei der kalenderbasierten Zeiterfassung stehen einige Komfortfunktionen der Standard-Zeiterfassung derzeit nicht zur Verfügung:
- Keine Stoppuhr
- Keine Ansicht Mein Tag
- Keine seitliche Schnellleiste
- Keine Favoriten
- Keine Zeiterfassung direkt an Tickets oder Aufgaben (QuickEdit, Ticketdetail etc.)
- Zeiterfassung ausschließlich über den Kalender
Welche Variante eignet sich für mein Unternehmen?
Die Standard-Zeiterfassung eignet sich besonders, wenn…
- Mitarbeitende möglichst schnell Zeiten erfassen sollen.
- Viele Tickets oder Aufgaben direkt bearbeitet werden.
- Komfortfunktionen wie Stoppuhr oder Favoriten intensiv genutzt werden.
- Keine exakten Von-Bis-Nachweise für Kunden erforderlich sind.
Die kalenderbasierte Von-Bis-Zeiterfassung eignet sich besonders, wenn…
- Kunden genaue Zeitnachweise mit Uhrzeiten verlangen.
- Projektzeiten gleichzeitig als Arbeitszeiten geführt werden sollen.
- Eine lückenlose zeitliche Dokumentation wichtiger ist als zusätzliche Komfortfunktionen.
Tipp: Die Entscheidung sollte gut überlegt werden. Die kalenderbasierte Zeiterfassung bietet zwar detailliertere Nachweise, schränkt jedoch einige der komfortablen Erfassungsmöglichkeiten der Standard-Zeiterfassung ein. Für die meisten Unternehmen ist daher die Standard-Zeiterfassung die flexiblere Lösung, während die kalenderbasierte Variante vor allem bei strengen Dokumentationsanforderungen ihre Stärken ausspielt.