Arbeitszeiterfassung

Die Arbeitszeiterfassung in Poool bietet Ihnen eine einfache und effiziente Möglichkeit, die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter zu erfassen und zu verwalten. Durch die genaue Aufzeichnung der Arbeitszeiten erhalten Sie einen transparenten Überblick über die geleisteten Stunden und können die Zeiten entsprechend abrechnen und analysieren.

Zeiterfassungsansicht

Um die Arbeitszeiten zu erfassen, nutzen Sie den Reiter "Zeiterfassung" im Hauptmenü von Poool. In dieser Ansicht haben Sie die Möglichkeit, die fiktive Normalarbeitszeit (NAZ) für jeden Mitarbeiter in den Einstellungen festzulegen. Die NAZ definiert die erwartete Arbeitszeit pro Woche und dient als Grundlage für die genaue Aufzeichnung der tatsächlichen Arbeitszeiten.

Die Mitarbeiter können dann ihre tatsächlichen Arbeitszeiten in die Zeiterfassung eintragen. Dabei wird automatisch überprüft, ob es Abweichungen zwischen den geplanten (SOLL) und den tatsächlichen (IST) Arbeitszeiten gibt. Solche Abweichungen werden in einem Gleitzeitkonto erfasst, das den Mitarbeitern einen Überblick über ihre Plus- und Minusstunden gibt.

Homeoffice

Für Mitarbeiter, die im Homeoffice arbeiten, bietet Poool spezielle Optionen zur Erfassung der Arbeitszeiten. Homeoffice-Tage können in Ganztage und Halbtage unterteilt werden, je nachdem, ob der Mitarbeiter den ganzen Tag im Büro, im Homeoffice oder eine Kombination aus beidem verbringt.

Die eingetragenen Homeoffice-Zeiten können sowohl in der Zeiterfassungsansicht als auch über ein Widget auf dem Dashboard geändert und eingesehen werden.

Dashboard Widget Homeoffice

Das Dashboard Widget zeigt die Anwesenheiten im Büro oder Homeoffice und lässt es zu diese auch von hier aus zu bearbeiten.

Ein einfacher Klick auf das Kästchen ändert den Homeoffice Status des betreffenden Tages

Monatsübersicht

In der Arbeitszeiterfassung haben Sie auch Zugriff auf eine Monatsübersicht, die Ihnen einen umfassenden Überblick über die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter bietet. Diese Übersicht eignet sich besonders gut zum Vorausplanen von Urlaubstagen und anderen Abwesenheiten.

Bitte beachten Sie, dass die Arbeitszeiterfassung in Poool Ihnen dabei hilft, die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter effizient zu verwalten und den gesetzlichen Vorgaben in Bezug auf Arbeitszeitgesetze in Österreich und Deutschland zu entsprechen. Es ist ratsam, sich über die spezifischen Bestimmungen in Ihrem Land und Unternehmen zu informieren, um sicherzustellen, dass die Arbeitszeiterfassung korrekt und gesetzeskonform erfolgt.

Ganztägige Erfassung eines Urlaubes, über das Bemerkungsfeld lassen sich Informationen eintragen, welche der Freigeber des Urlaubes einsehen kann. (zB. „mit Mitarbeitern abgeklärt“)

Ganztägige Erfassung eines Krankenstandes, über das Bemerkungsfeld lassen sich Informationen eintragen, welche der Freigeber einsehen kann. (zB „Voraussichtlich bis Ende der Woche“)

In der Kombination Einstellung lassen sich Stundenweise Abwesenheiten erfassen, wie zB ein Arztbesuch, welcher in einen Krankenstand übergeht, oder auch Zeitausgleiche.

Alternativer Weg der Abwesenheitsmeldung

Alternativ kann in der Zeiterfassung über die Monatsansicht im rechten Bereich eine Abwesenheit erfasst werden.

Über die Abwesenheiten lassen sich Urlaube, Krankenstände und andere Abwesenheiten über mehrere Tage hinweg eintragen, oder einen einzelnen Tag beschränken.

In diesem Bereich können auch Sonderurlaube (Umzug, Eheschließung, etc…) eingetragen werden.

In Poool wissen wir, dass es wichtig ist, Abwesenheiten effizient und transparent zu handhaben. Ob es sich um Urlaub, Sonderurlaub oder Krankenstand handelt, unsere Plattform bietet Ihnen eine bequeme Möglichkeit, diese Zeiten zu melden und zu verwalten. Hier sind einige wesentliche Punkte, die Sie über die Abwesenheitsmeldungsfunktion in Poool wissen sollten:

Einfache Abwesenheitsmeldung: Mit nur wenigen Klicks können Sie eine Abwesenheit in unserem System melden. Egal ob Sie Urlaub planen oder unerwartet krank werden - mit Poool ist es einfach, Ihre Abwesenheit zu melden und zu verwalten.

Verschiedene Arten von Abwesenheiten: Bei Poool können Sie verschiedene Arten von Abwesenheiten melden. Dazu gehören regulärer Urlaub, Sonderurlaub und Krankenstand. So können Sie sicherstellen, dass die Art Ihrer Abwesenheit korrekt erfasst und in Übereinstimmung mit den entsprechenden Richtlinien verwaltet wird.

Krankenstandsverwaltung mit Dokumenten: Falls Sie krankheitsbedingt abwesend sind, bietet Poool Ihnen die Möglichkeit, eine "Arbeitsunfähigkeitsmeldung" oder ein ähnliches Dokument anzuhängen. Dies ermöglicht es dem Genehmiger, mehr Informationen über Ihre Situation zu erhalten und fundierte Entscheidungen zu treffen. Wir ermutigen Sie, diese Funktion zu nutzen, um eine transparente Kommunikation und Verwaltung Ihres Krankenstands zu gewährleisten.

Genehmigungsprozess: Nachdem Sie Ihre Abwesenheit gemeldet haben, wird diese zur Genehmigung an den entsprechenden Verantwortlichen weitergeleitet. Sobald Ihre Abwesenheit genehmigt ist, wird diese in der Zeiterfassung erfasst und automatisch in alle relevanten Kalender und Berichte eingetragen.

Bei Poool ist es uns wichtig, dass Sie in der Lage sind, Ihre Abwesenheiten so problemlos wie möglich zu melden und zu verwalten. Unser Ziel ist es, Ihnen das notwendige Werkzeug zur Verfügung zu stellen, um Ihre Arbeitszeit und Abwesenheiten effektiv zu verwalten und dabei stets den Überblick zu behalten.

Zeit-Ausgleich, Gleitzeit und Überstunden

Bei Poool sind uns flexible Arbeitszeiten wichtig und wir haben verschiedene Systeme zur Unterstützung dieses Ziels. Hier finden Sie einen ausführlichen Leitfaden zu Gleitzeit, Überstunden und Zeitausgleich in unserer Plattform:

Gleitzeit: Gleitzeit ist die flexible Anpassung Ihrer Arbeitszeit an Ihre individuellen Bedürfnisse. Bei Poool speist sich die Gleitzeit aus der Mehrarbeitszeit an einem einzelnen Tag. Wenn Sie also mehr als Ihre reguläre Arbeitszeit an einem Tag arbeiten, fließt diese zusätzliche Zeit in Ihr Gleitzeitkonto. Beachten Sie bitte, dass Gleitzeittage im eigentlichen Sinne nicht vorgesehen sind, wir bieten jedoch die Möglichkeit, über das Gleitzeitkonto die Arbeitszeit auf die Kernarbeitszeit zu reduzieren, indem Gleitzeitstunden konsumiert werden.

Überstunden: Überstunden sind die Arbeitsstunden, die über die reguläre Arbeitszeit hinausgehen und müssen sowohl angeordnet als auch genehmigt werden. Nach Genehmigung durch einen Verantwortlichen wandern diese Stunden auf Ihr Überstundenkonto und stehen zur späteren Verwendung zur Verfügung.

Zeit-Ausgleich: Wenn Sie Überstunden geleistet haben, können Sie diese als Zeitausgleich konsumieren, um freie Tage zu nehmen oder Ihre Arbeitszeit flexibler zu gestalten. Laut Gesetz ist der Zeitausgleich nur durch die Verwendung von Stunden aus dem Überstundenkonto möglich.

Poool ist bemüht, Ihnen die Möglichkeit zu geben, Überstunden- und Gleitzeitsalden anzusammeln und diese zu einem späteren Zeitpunkt als Freizeit zu nutzen. Dadurch erhalten Sie die Flexibilität, Ihre Arbeitszeit Ihren persönlichen Bedürfnissen anzupassen und so Ihre Work-Life-Balance zu verbessern.

Zeit-Administrator: Stunden umplanen und verwalten

Als Zeit-Administrator in Poool haben Sie die zusätzlichen Möglichkeiten, Projektstunden zu kontrollieren und bei Bedarf umzubuchen. Sie können diese Funktion nutzen, um die Ressourcen Ihres Teams effektiv zu verwalten und sicherzustellen, dass alle Projektstunden korrekt zugeordnet sind. Hier sind die wichtigsten Punkte, die Sie über das Stundenmanagement in Poool wissen sollten:

Zugriff auf das Stundenmanagement: Als Zeit-Administrator finden Sie die Stundenmanagement-Funktion unter Buchhaltung > Stundenmanagement. Mit den richtigen Berechtigungen können Sie hier die verbuchten Stunden aller Mitarbeiter einsehen und bei Bedarf Änderungen vornehmen.

Umbuchen von Stunden: Sie können die Zielzuordnung von verbuchten Stunden (zum Beispiel das Projekt, für das die Stunden aufgezeichnet wurden) ändern. Dies ist besonders nützlich, wenn es zu Projektwechseln kommt oder wenn Stunden versehentlich auf das falsche Projekt gebucht wurden.

Anpassen der Arbeitszeitdetails:

Als Zeit-Administrator haben Sie in Poool eine umfangreiche Kontrolle über die Arbeitszeitdetails, die Sie je nach Bedarf anpassen können:

Dauer der gebuchten Stunden: Sie können die Länge der Arbeitszeit anpassen, die einem bestimmten Projekt oder Mitarbeiter zugeordnet wurde.

Datum der Buchung: Wenn es einen Fehler im Datum der Buchung gibt oder eine Änderung notwendig ist, können Sie das Datum einfach anpassen.

Gebuchte Leistung: Die angegebenen Leistungen, die in Verbindung mit den gebuchten Stunden stehen, können bearbeitet werden, um eine genaue Darstellung der ausgeführten Aufgaben sicherzustellen.

Kommentar zur Buchung: Sie haben die Möglichkeit, Kommentare zu den Arbeitszeiten hinzuzufügen oder zu ändern, um zusätzliche Details oder Klarstellungen zu geben.

Zugeordneter Mitarbeiter: Falls erforderlich, können Sie die Zuordnung der Arbeitsstunden zu den Mitarbeitern ändern. Dies ist nützlich, wenn Arbeitsstunden versehentlich dem falschen Mitarbeiter zugeordnet wurden oder wenn es Änderungen im Team gibt.

Diese umfangreichen Anpassungsmöglichkeiten ermöglichen Ihnen eine flexible und präzise Verwaltung der Arbeitszeiten in Ihrem Team.

Präzise Abrechnung und Ressourcenplanung: Durch die effektive Verwaltung und Umbuchung von Stunden können Sie sicherstellen, dass die Arbeitszeit jedes Teammitglieds korrekt erfasst und abgerechnet wird. Dies trägt zu einer genauen Ressourcenplanung und Projektkalkulation bei.

Erweiterte IST-Abrechnung: Die Fähigkeit, Projektzeiten präzise zuzuordnen, ermöglicht eine sehr genaue IST-Abrechnung. Sie können alle Stunden über einen bestimmten Zeitraum oder nach anderen Parametern berücksichtigen. Dies gibt Ihnen eine umfassende Ansicht der tatsächlich verbrachten Arbeitszeit, die für verschiedene Aufgaben aufgewendet wurde.

Status und Verwaltung von Stunden im Stundenmanagement

Im Stundenmanagement werden alle gebuchten Stunden mit ihrem jeweiligen Verrechnungsstatus aufgeführt. Dies ermöglicht eine genaue Nachverfolgung und eine transparente Abrechnung der Arbeitszeiten:

Verrechnet: Die Stunden wurden vollständig abgerechnet.

Teilverrechnet: Ein Teil der Stunden wurde abgerechnet. Der Restbetrag wird bei einer Schlussrechnung berücksichtigt.

Offen: Die Stunden wurden noch nicht abgerechnet.

Mit Auftrag verrechnet: Bei Pauschalprojekten wurden die Stunden vollständig abgerechnet.

Dieses System bietet Ihnen einen klaren Überblick über den Status aller Arbeitsstunden und ermöglicht eine präzise Kontrolle über den Verlauf und die Genauigkeit der Zeiterfassung sowie den aktuellen Stand der Rechnungsstellung bei Projektzeitbuchungen.

Anwendung bei verschiedenen Projekttypen: Diese Funktionalität ist besonders hilfreich bei verschiedenen Projekttypen. Bei Pauschalprojekten werden beispielsweise Stunden als "mit Auftrag verrechnet" markiert. In der Auftragsplanung hingegen, können Stunden als "teilverrechnet" gekennzeichnet werden. Hierbei wird der angegebene Prozentsatz zur Verrechnung verwendet, und der Restbetrag wird bei einer Schlussrechnung berücksichtigt. Diese Details helfen dabei, den Überblick über die finanziellen Aspekte der Projekte zu behalten und tragen zu einer präzisen und transparenten Abrechnung bei.

Ressourcenmanagement-Empfehlung: Für Unternehmen, die das Ressourcenmanagement-Tool von Poool nutzen, ist es besonders wichtig, Projektstunden zu überwachen und gegebenenfalls zu korrigieren. So können Sie immer einen genauen Überblick über die zur Verfügung stehenden zeitlichen Ressourcen von Teams und Mitarbeitern behalten. Dies hilft Ihnen, Ressourcen effizient zu planen und zu verwalten, um Ihre Projekte optimal zu unterstützen.

Bitte beachten Sie, dass die genauen Funktionen und Berechtigungen von den Einstellungen Ihres Poool-Systems und den Richtlinien Ihres Unternehmens abhängen können. Es wird empfohlen, die Anweisungen und Richtlinien Ihres Poool-Administrators und Ihres Unternehmens zu befolgen. Bei Poool ist es uns wichtig, dass Sie die Werkzeuge und Informationen zur Hand haben, die Sie benötigen, um die Projektzeiten Ihres Teams effektiv zu verwalten.