Mit der Personio-Schnittstelle werden die vereinbarten Mitarbeiterdaten aus Personio nach Poool übertragen. Welche Felder synchronisiert werden und ob neue Mitarbeitende angelegt werden, hängt vom eingerichteten Mapping und den Sync-Einstellungen ab. Der Poool-Support unterstützt euch beim Setup und beim Test.
✅ Systemvoraussetzungen & Einstellungen
- Zugriff auf die Personio API
- API Client ID und API Secret aus Personio
- Anfrage an Poool-Support zur API-Einrichtung
📌 Prozessbeschreibung: Schritt-für-Schritt Anleitung
- Schritt 1: API-Daten in Personio zur Verfügung stellen
- In Personio neuen API-Client anlegen
- Berechtigung für den Bereich Employees aktivieren
- Client ID und Client Secret generieren
- Schritt 2: API-Zugangsdaten an Poool übermitteln
- Die erzeugten Zugangsdaten sicher an den Poool-Support übergeben
- Der Support hinterlegt die Daten serverseitig in Poool
- Schritt 3: Felder und Mapping prüfen
- Gemeinsam mit dem Poool-Team prüfen, ob alle benötigten Felder (z. B. Name, E-Mail, Abteilung, Anstellungsart, Arbeitszeitmodell) von Personio übergeben werden
- Abgleich: welche Felder werden in Poool importiert, welche sind optional
- Schritt 4: Mapping in Poool konfigurieren
- Das Support-Team liefert einen Vorschlag wie die Personio-Felder in Poool abgebildet werden (first_name → Vorname, department → Abteilung)
- Schritt 5: Test in der Testumgebung
- In einer separaten Testinstanz werden die Daten erstmalig eingelesen
- Überprüfung: sind alle Mitarbeiter:innen und Felder korrekt importiert?
- Korrekturen am Mapping können hier noch problemlos vorgenommen werden
- Schritt 6: Go-Live der Schnittstelle
- Nach erfolgreichem Test wird die Synchronisierung in der Live-Umgebung aktiviert
- Personio überträgt ab sofort alle Stammdaten regelmäßig automatisch an Poool
🧩 Verfügbare Felder für das Mapping
- Stammdaten
- Vorname
- Nachname
- Spitzname
- Kürzel / Personalnummer
- Sprache
- Geburtstag
- Eintrittsdatum
- Austrittsdatum
- Funktion & organisatorische Zuordnung
- Verantwortlich für Abwesenheiten
- Funktion (Zuordnung zur Preisliste)
- Karrierestufe
- Funktionstitel
- Funktion gültig ab
- Mitarbieterkonto
- Gehalt (Monatsgehalt)
- Mandant
- Urlaub & Arbeitszeit
- Urlaubstage (jährlicher Urlaubsanspruch)
- Feiertagskalender
- Arbeitszeitprofil
- Zeiterfassung verpflichtend
- Gleitzeitkonto führen
- Arbeitszeit Startdatum
- Arbeitszeitplan (Arbeitszeit je Wochentag)
- Arbeitsbeginn (Uhrzeit)
- Pause Startzeit (Uhrzeit)
- Pause Dauer
- Max. Überstunden (Stunden)
- Planbare Stunden (fixer Zeitwert)
- Planbare Stunden (% der Arbeitszeit)
- Benutzer- & Synchronisationseinstellungen
- Aktiver Benutzer
- Benutzer/Mitarbeiter anlegen
- Benutzersync aktiv
- Abwesenheitssync aktiv
- X-Board Widget – Zugriff auf globale Einstellungen
- Kanban als Startseite
💼 Anwendungsfälle
- Automatische Pflege von Mitarbeiterstammdaten in Poool
- Vermeidung von manuellen Eingabefehlern bei Abteilungen, Rollen, Arbeitszeiten
- Nahtloser Datenfluss zwischen HR- und Projektmanagementsystem
✅ Vorteile im Überblick
- Zeitersparnis: Kein doppeltes Pflegen von Mitarbeiterdaten in zwei Systemen
- Datenkonsistenz: Änderungen in Personio werden automatisch an Poool übergeben
- Transparenz: Einheitliche Stammdatenbasis für Projekte, Abrechnungen und Reporting
- Sicherheit: Gemeinsames Setup mit Poool-Support sorgt für korrekte Authentifizierung
🔍 Zusammenfassung des Prozesses
- Erstellung eines API-Clients in Personio
- Übergabe der Zugangsdaten an Poool
- Gemeinsame Prüfung des Feld-Mappings (Abgleich der Datenfelder beider Systeme)
- Test des Datentransfers in einer Testumgebung
- Nach erfolgreichem Test: dauerhafte, automatisierte Synchronisation im Hintergrund