Mit der Mitarbeiterzeiterfassung behalten Sie die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeitenden im Blick. Sie können erfasste Zeiten prüfen, Abweichungen zur Soll-Arbeitszeit erkennen und die Daten für einen gewünschten Zeitraum exportieren.
Navigieren Sie zu Unternehmen – Mitarbeiterzeiterfassung. Die folgenden Ansichten unterstützen Sie bei der täglichen Kontrolle und der Vorbereitung Ihrer Auswertungen.
Übersicht: Arbeitszeiten im Team prüfen
Im Reiter Übersicht sehen Sie die Zeitdaten Ihrer Mitarbeitenden für den ausgewählten Zeitraum nebeneinander. So erhalten Sie einen schnellen Überblick über die Zeiterfassung im Team.
Über die Auswahl 7 Tage, Monat oder Wochen passen Sie den Betrachtungszeitraum an. Mit den Pfeilen wechseln Sie zum vorherigen oder nächsten Zeitraum. Über Heute gelangen Sie zum aktuellen Zeitraum zurück.
Anzeige und Filter anpassen
Je nachdem, welche Informationen Sie prüfen möchten, stehen Ihnen drei Darstellungen zur Verfügung:
- Arbeitszeit + Leerzeiten + Gleitzeit: Prüfen Sie Arbeitszeiten, Leerzeiten und die Abweichung zur Soll-Arbeitszeit.
- Arbeitszeit + Projekterfassung + Interne Tätigkeit: Vergleichen Sie die Arbeitszeit mit den auf Projekte und interne Tätigkeiten gebuchten Zeiten.
- Arbeitsbeginn + Pause + Arbeitsende: Kontrollieren Sie den zeitlichen Rahmen der Arbeitstage und die erfassten Pausen.
Über die Filter können Sie die Ansicht auf ein bestimmtes Team eingrenzen, nur Mitarbeiter mit verpflichtender Zeiterfassung anzeigen oder inaktive Mitarbeiter einbeziehen. Zusätzlich steht Ihnen eine Suche zur Verfügung.
Auffälligkeiten hervorheben
Im Bereich Hervorheben können Sie prozentuale Schwellenwerte für Leerzeit und interne Tätigkeit festlegen. Außerdem lassen sich nicht festgeschriebene Tage und Tage mit Regelverstößen hervorheben.
Praxis-Tipp: Nutzen Sie die Hervorhebungen, um auffällige Tage gezielt zu finden und anschließend in der Arbeitszeitansicht der jeweiligen Person genauer zu prüfen.
Management: Einzelne Arbeitstage nachvollziehen
In der Ansicht Arbeitszeit prüfen Sie die Zeiterfassung einer einzelnen Person im Detail. Wählen Sie dazu oben rechts den gewünschten Mitarbeiter aus. In dieser Ansicht können Sie auch stellvertretend für einen Mitarbeiter eine Abwesenheit über +Abwesenheit beantragen - beispielsweise wenn eine Person länger im Krankenstand ist.
Die Kalenderansicht zeigt die erfassten Zeitblöcke mit Beginn, Ende und Dauer. Unterschiedliche Farben und Symbole machen die hinterlegten Zeiterfassungsarten sichtbar.
Über 5 Tage, 7 Tage oder Monat wechseln Sie die Darstellung. Mit den Pfeilen blättern Sie durch die Zeiträume; Heute führt Sie zurück zum aktuellen Zeitraum.
Tageswerte verstehen
Unterhalb des Kalenders finden Sie die Zusammenfassung pro Tag:
Wert | Bedeutung |
Arbeitszeit | Die für den Tag angerechnete Gesamtzeit. |
Anwesend | Die erfassten Anwesenheitszeiten. |
Abwesend | Die berücksichtigten Abwesenheitszeiten. |
Pause | Die ausgewiesene Pausenzeit. |
Soll | Die für den Tag vorgesehene Arbeitszeit. |
Gleitzeit | Die Differenz zwischen angerechneter Arbeitszeit und Soll-Arbeitszeit. |
Positive Gleitzeitwerte stehen für Plusstunden, negative Werte für Minusstunden. Wie Abwesenheiten und weitere Zeitarten berücksichtigt werden, hängt von der Konfiguration Ihres Unternehmens ab.
Über + Abwesenheit können Sie für die ausgewählte Person eine Abwesenheit erfassen.
💡 Beispiel: Werden an einem Tag 7 Stunden angerechnet, obwohl 8 Stunden Soll-Arbeitszeit vorgesehen sind, ergibt sich für diesen Tag eine Gleitzeit von −1 Stunde.
Export: Zeitdaten zur Weiterverarbeitung ausgeben
Im Reiter Export legen Sie fest, für welchen Zeitraum und welche Mitarbeitenden Sie Zeitdaten exportieren möchten.
- Zeitraum festlegen: Tragen Sie das Start- und Enddatum ein oder nutzen Sie die Auswahl Zeitraum auswählen.
- Mitarbeitende auswählen: Markieren Sie die gewünschten Personen über die Kontrollkästchen. Mit Aktiv, Alle oder Keine passen Sie die Auswahl schnell an.
- Export starten: Klicken Sie oben rechts auf Exportieren.
Praxis-Tipp: Prüfen Sie vor dem Export den Zeitraum und die Mitarbeiterauswahl. Nutzen Sie die Übersicht, um nicht festgeschriebene Tage oder Regelverstöße vorab zu kontrollieren.
Stichtagsperre: Abgeschlossene Zeiträume schützen (falls aktiv)
Mit einer Stichtagsperre schützen Sie die Zeiterfassung für einen abgeschlossenen Zeitraum vor nachträglichen Änderungen. Im gesperrten Zeitraum können keine Zeiterfassungsbuchungen mehr verändert oder hinzugefügt werden. Die Sperre gilt für alle Rollen und unabhängig vom Freigabestatus der Buchungen.
Mehr Informationen zur Einrichtung finden Sie hier.
Das Setzen einer Stichtagsperre ist an ein eigenes Rollenrecht gebunden. Nur Personen, deren Rolle über dieses Recht verfügt, dürfen eine Stichtagsperre setzen. Vergeben Sie diese Berechtigung daher gezielt an die zuständigen Personen.