In diesem Bereich unter Unternehmen > Mitarbeiter verwalten Sie alle mitarbeiterbezogenen Einstellungen in Poool. Neben globalen Vorgaben können individuelle Konfigurationen für einzelne Mitarbeiter vorgenommen werden.
Einstellungen: Mitarbeiterbezogene Informationen verwalten
Navigieren Sie zu Unternehmen > Mitarbeiter > Einstellungen. Hier können Sie alles rund um Kürzel, Eintrittsdatum und Mitarbeiterkonto hinterlegen.
- Verantwortlich für Abwesenheiten: Die hier ausgewählte Person ist für die Abwesenheiten des Mitarbeiters verantwortlich und erhält entsprechende Benachrichtigungen.
Diese Einstellung überschreibt die globale Konfiguration aus den Zeiterfassungs-Einstellungen.
- Funktion: Hinterlegen Sie die Funktion des Mitarbeiters und bei Bedarf einen individuellen Stundensatz - andernfalls wird der Stundensatz aus der Preisliste verwendet. Pro Mitarbeiter kann nur eine Funktion hinterlegt werden.
- Teams: Wenn die Team-Funktion genutzt wird, kann der Mitarbeiter hier einem oder mehreren Teams zugeordnet und ein Stammteam festgelegt werden.
- Funktionen Zeiterfassung: Hier können zusätzliche Funktionen hinterlegt werden, unter denen der Mitarbeiter Zeiten erfassen darf. Dies ist insbesondere dann sinnvoll, wenn ein Mitarbeiter unterschiedliche Tätigkeiten ausübt und je nach Aufgabe verschiedene Stundensätze verwendet. Die hinterlegten Funktionen stehen dem Mitarbeiter bei der Zeiterfassung zur Auswahl.
- Standardansicht für Zeiterfassung: Legen Sie fest, welche Ansicht beim Öffnen der Zeiterfassung standardmäßig angezeigt wird.
Anlage der Zeiterfassungsperioden
Eine Zeiterfassungsperiode definiert die gültigen Einstellungen für einen bestimmten Zeitraum. Diese Werte werden für verschiedene Hintergrundberechnungen verwendet, beispielsweise für Urlaubsansprüche, Sollstunden oder andere zeitabhängige Auswertungen.
- Zeiterfassung verpflichtend: Legt fest, ob der Mitarbeiter zur Zeiterfassung verpflichtet ist. Ist die Option aktiviert, werden die hinterlegten Zeiterfassungsregeln angewendet und fehlende Zeiteinträge entsprechend als Minusstunden berücksichtigt. Ist die Option deaktiviert, werden keine Zeiterfassungsregeln angewendet.
- Gleitzeitkonto führen: Ist diese Option aktiviert, werden die erfassten Arbeitszeiten mit den in der Periode definierten Netto-Arbeitszeiten verglichen. Abweichungen werden automatisch als Plus- oder Minusstunden auf dem Gleitzeitkonto verbucht.
Voraussetzung hierfür ist eine verpflichtende Zeiterfassung.
- Urlaubstage pro Jahr: Hier wird der jährliche Urlaubsanspruch des Mitarbeiters festgelegt. Erfolgt die Einführung von Poool unterjährig, sollte der bereits verbrauchte bzw. verbleibende Urlaub über eine Korrektur des Urlaubskontos im Zeitkonto berücksichtigt werden.
- Feiertage: Wählen Sie den passenden Feiertagskalender basierend auf Bundesland für den Mitarbeiter aus. Sollte der benötigte Feiertagskalender nicht verfügbar sein, wenden Sie sich bitte an den Support unter support@poool.cc.
- Arbeitszeiten: Hinterlegen Sie hier die regelmäßigen Arbeitszeiten des Mitarbeiters. Entscheidend ist dabei die tägliche Netto-Arbeitszeit, nicht die exakte Start- oder Enduhrzeit.
Die Zeit netto bildet die Grundlage für die Berechnung von Abwesenheiten, Sollstunden und Zeitkonten.