Die Inventarverwaltung ist ein leistungsstarkes Tool, das es Ihnen ermöglicht, Ihr Unternehmensinventar effizient zu organisieren und zu verwalten.

Um die Inventarverwaltung zu öffnen, navigieren Sie zu Unternehmen → Inventar.

Legen Sie im ersten Schritt Kategorien an, in welche Sie Ihr Inventar einteilen wollen. Wechseln Sie dafür in den Raster Kategorie und drücken Sie dazu auf + Kategorie und erstellen eine neue Kategorie.

Sie müssen den Titel der Kategorie eingeben und können die Kategorie dann speichern. Wenn Sie wünschen, können Sie bei den einzelnen Kategorien Attribute hinterlegen. Mit + Attribut können Sie Attribute hinterlegen, die dann beim Anlegen von Inventar angezeigt werden. Bei einem Handy wären solche Attribute beispielsweise die Seriennummer, die Batterielaufzeit oder die Auflösung.

Im Raster Übersicht sehen Sie alle Gegenstände, die Sie bisher als Inventar angelegt haben. Um ein neues Inventarstück anzulegen, drücken Sie auf + Inventar. Wählen Sie einen Titel für Ihr Inventarstück sowie eine Kategorie. Sobald Sie eine Kategorie wählen, werden Ihnen unten die Attribute, die zur jeweiligen Kategorie angelegt wurden, angezeigt. Im nächsten Schritt können Sie das Anschaffungs- bzw. das Abgangsdatum eintragen. Wenn die Attribute vorhanden sind, können Sie diese eintragen. Beim Feld Mitarbeiter können Sie entweder eine Liste sehen, an wen das Inventarstück bereits verliehen wurde bzw. wo es sich aktuell befindet. Oder Sie können mit + Mitarbeiter eine neue Zeile hinzufügen und eintragen, wo sich der Gegenstand aktuell befindet. Wählen Sie dazu im Dropdown den entsprechenden Mitarbeiter aus, fügen Sie wenn gewünscht eine Notiz hinzu und geben Sie das Datum ein, seit wann der Gegenstand bei Ihrem Mitarbeiter ist.

In der Übersichtsliste können Sie auch verschiedene Filter einstellen, um gewünschtes Inventar schneller zu finden. Sie können hier nach folgenden Kriterien filtern:

Wenn Sie viele ähnliche Inventarstücke besitzen (z.B. Laptops, Handys,..) können Sie mit dem Dokumenten-Symbol auf der rechten Seite ein bereits angelegtes Inventarstück kopieren. Es werden alle Informationen außer die Verlaufsliste der Weiter- und Rückgabe der Gegenstände kopiert. Sie können alle Felder nach Ihren Wünschen anpassen oder den Gegenstand genau so übernehmen.

Mit dem Mülleimer-Symbol auf der rechten Seite können Sie ein nicht verwendetes Inventarstück wieder löschen.

Wenn ein Gegenstand im Unternehmen an einen Mitarbeiter weitergegeben oder zurückgegeben wird, wird in vielen Fällen dafür ein Protokoll erstellt. Um solch ein Protokoll zu erstellen, wechseln Sie auf den Raster Protokolle. Je nachdem, ob ein Gegenstand an einen Mitarbeiter übergeben wird oder zurückgegeben wird, können Sie mit + Übergabeprotokoll oder + Rückgabeprotokoll ein Schriftstück erstellen.

Sie können beim Dropdown Menü den Mitarbeiter wählen, an den Sie den Gegenstand weitergeben. Sie können das Datum wählen und eine Anmerkung hinzufügen. Sobald Sie einen Mitarbeiter ausgewählt haben, erscheinen bei einem Übergabeprotokoll alle Gegenstände, die noch nicht weitergegeben wurden und bei einem Rückgabeprotokoll alle Gegenstände, die an den jeweiligen Mitarbeiter weitergegeben wurde. Sie können die Liste entweder mit der Textsuche durchsuchen oder nach Kategorie sortieren. Wenn Sie das Inventar gefunden haben, das Sie weitergeben/zurückgeben wollen, klicken Sie auf → Übergeben bzw. → Rückgabe. Sie haben auch die Möglichkeit mehrere Gegenstände gleichzeitig weiterzugeben. Wenn Sie alle gewünschten Gegenstände gewählt haben, klicken Sie auf Speichern und Protokoll erzeugen.

Sie erhalten ein Dokument mit allen weitergegebenen oder zurückgegebenen Gegenständen auf dem sowohl der Arbeitgeber als auch der Arbeitnehmer unterzeichnen muss. Sobald das Protokoll von beiden Seiten unterzeichnet ist, können Sie es wieder unter + Protokoll hochladen oder in das vorgesehene Feld hineinziehen. Drücken Sie auf Unterschriebenes Protokoll Speichern und Ihr Protokoll wird gespeichert.