Die Inventarverwaltung unterstützt Sie dabei, das Inventar Ihres Unternehmens zentral zu erfassen, zu organisieren und nachzuverfolgen - besonders auch mit Hinblick auf langfristige Dokumentation.
Kategorien erstellen
Öffnen Sie die Inventarverwaltung über Unternehmen → Inventar.
Bevor Sie Inventargegenstände anlegen, sollten Sie zunächst Kategorien definieren, um Ihr Inventar sinnvoll zu strukturieren.
- Wechseln Sie in den Reiter
Kategorie
- Klicken Sie auf
+Kategorie
- Geben Sie einen Namen für die Kategorie ein und speichern Sie diese.
Attribute hinzufügen
Für jede Kategorie können Sie individuelle Attribute hinterlegen. Diese werden später beim Anlegen von Inventargegenständen angezeigt.
Beispiele für Attribute einer Kategorie „Handy“:
- Seriennummer
- Batterielaufzeit
- Auflösung
Klicken Sie auf +Attribut , um ein neues Attribut anzulegen.
Attribute können jederzeit nachträglich ergänzt oder angepasst werden.
Inventargegenstände verwalten
Im Reiter Übersicht sehen Sie alle bereits angelegten Inventargegenstände.
Neuen Inventargegenstand anlegen
- Klicken Sie auf + Inventar.
- Geben Sie einen Titel ein.
- Wählen Sie die passende Kategorie aus. Nach Auswahl der Kategorie werden automatisch die dazugehörigen Attribute angezeigt.
Inventar einem Mitarbeiter zuweisen
Im Bereich Mitarbeiter können Sie nachvollziehen, an wen ein Gegenstand bereits ausgegeben wurde oder wo er sich aktuell befindet.
Um eine neue Zuordnung zu erstellen:
- Klicken Sie auf
+Mitarbeiter
- Wählen Sie den Mitarbeiter aus der Liste aus.
- Geben Sie das Datum an, seit wann sich der Gegenstand bei diesem Mitarbeiter befindet.
Inventargegenstände kopieren und löschen
Wenn Sie mehrere ähnliche Inventargegenstände verwalten (z. B. Laptops oder Smartphones), können Sie bestehende Einträge duplizieren.
- Über das Dokumentensymbol können Sie einen Inventargegenstand inklusive aller Daten (außer der Aus- und Rückgabehistorie) kopieren.
- Die übernommenen Informationen können anschließend bei Bedarf angepasst werden.
- Nicht mehr benötigte Inventargegenstände lassen sich über das Papierkorb-Symbol löschen.
Übergabe- und Rückgabeprotokolle erstellen
Für die Ausgabe oder Rücknahme von Inventargegenständen können Protokolle erstellt werden. Wechseln Sie dazu in den Reiter Protokolle.
Je nach Vorgang stehen folgende Optionen zur Verfügung:
-
+Übergabeprotokoll
+Rückgabeprotokoll
Protokoll anlegen
Wählen Sie zunächst den entsprechenden Mitarbeiter sowie das gewünschte Datum aus. Anschließend werden automatisch die passenden Inventargegenstände angezeigt:
- Bei einem Übergabeprotokoll werden alle aktuell verfügbaren Gegenstände aufgelistet.
- Bei einem Rückgabeprotokoll sehen Sie alle Gegenstände, die dem ausgewählten Mitarbeiter derzeit zugeordnet sind.
Wählen Sie die gewünschten Inventargegenstände aus, indem Sie auf -> Übergeben bzw. -> Rückgabeklicken. Dabei können auch mehrere Gegenstände gleichzeitig ausgewählt werden.
Klicken Sie abschließend auf Speichern und Protokoll erzeugen, um das Protokoll zu erstellen.
Unterschriebenes Protokoll hochladen
Nach dem Erstellen des Protokolls wird automatisch ein Dokument mit allen übergebenen bzw. zurückgegebenen Inventargegenständen generiert.
Lassen Sie das Dokument anschließend vom Arbeitgeber und Arbeitnehmer unterschreiben. Sobald das unterschriebene Protokoll vorliegt, können Sie es direkt beim entsprechenden Vorgang hochladen:
- Klicken Sie auf
+Protokolloder ziehen Sie die Datei per Drag-and-Drop in das Upload-Feld.
- Klicken Sie auf Unterschriebenes Protokoll speichern.
Das unterschriebene Protokoll wird anschließend im System archiviert und ist jederzeit nachvollziehbar verfügbar.