Die Verwaltung von Rollen und Berechtigungen in Poool ist entscheidend, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter die richtigen Zugriffsrechte haben und Aufgaben effizient erledigen können.
Rollen definieren und konfigurieren
Um Rollen mit spezifischen Berechtigungen anzulegen oder zu verwalten, navigieren Sie zu Benutzer → Rollen. Dort finden Sie bereits mehrere vordefinierte Rollen, die sich in der Praxis für unterschiedliche Aufgabenbereiche bewährt haben. Da Anforderungen und Zuständigkeiten jedoch je nach Unternehmen variieren können, lassen sich diese Rollen flexibel an Ihre Bedürfnisse anpassen.
Rollen anpassen
Um eine Rolle anzupassen, öffnen Sie die gewünschte Rolle mit einem Klick auf den entsprechenden Eintrag. Dort können Sie den Titel der Rolle anpassen und Berechtigungen spezifisch der Anforderungen anpassen.
Im nächsten Schritt definieren Sie die einzelnen Zugriffsrechte der Rolle. Hier haben wir die Berechtigungen im Detail aufgelistet.
Rollen löschen und neu anlegen
Wenn Sie eine Rolle löschen und stattdessen eine neue Rolle anlegen möchten, klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol auf der rechten Seite. Eine Rolle kann nur gelöscht werden, wenn sie aktuell keinem Benutzer zugeordnet ist.
Die Rolle „Freelancer“ kann weder bearbeitet noch gelöscht werden, da sie systemseitig fest definiert und einer separaten Lizenz zugeordnet ist.
Um eine neue Rolle zu erstellen, drücken Sie auf + Benutzerrolle. Sie können dann wieder die Liste der Rechte durchgehen und entscheiden, welche Rechte die Rolle erhalten soll. Mit dem Button Speichern, wird die Benutzerrolle abgespeichert.
Verfeinerte Zugriffssteuerung auf Projekte und Tickets
Bei einigen Berechtigungen stehen zusätzliche Einschränkungen zur Verfügung, um den Zugriff noch granularer zu steuern – beispielsweise bei Projekten oder Tickets
Neben den Optionen „Zugriff“ und „Kein Zugriff“ können Sie folgende Berechtigungsstufen vergeben:
- Eingeschränkter Zugriff: Nur verantwortliche Personen haben Zugriff.
- Team-Zugriff: Nur Mitglieder des jeweiligen Teams haben Zugriff.
Rollen vergeben
Um eine Rolle und somit die zugehörigen Zugriffsrechte einem Mitarbeiter zuzuteilen, navigieren Sie zu Benutzer → Verwaltung und wählen Sie den gewünschten Mitarbeiter aus.
Wechseln Sie im Benutzer auf den Raster Zugriffsrechte. Drücken Sie auf bearbeiten und wählen Sie bei Rolle die entsprechende Rolle aus, die Sie dem Mitarbeiter geben wollen. Mit der Zuteilung dieser Rolle bekommt der Mitarbeiter alle Rechte die der Rolle gewährt wurden.
Benutzerdefinierte Berechtigungen vergeben
Wenn Sie einem Mitarbeiter zusätzliche Berechtigungen geben möchten, die über die zugewiesene Rolle hinausgehen, aktivieren Sie die Option Benutzerdefinierte Zugriffsrechte auf Basis der Rolle verwenden.
Nach dem Aktivieren öffnet sich ein Dialogfenster. Dort können Sie auswählen, ob die bestehenden benutzerdefinierten Zugriffsrechte beibehalten oder mit den Einstellungen der aktuell zugewiesenen Rolle überschrieben werden sollen.
- Beibehalten: Die bereits für den Benutzer definierten individuellen Rechte bleiben unverändert bestehen.
- Überschreiben: Die bisherigen benutzerdefinierten Rechte werden entfernt und durch die Rechte der aktuellen Rolle ersetzt.
Anschließend können Sie die Berechtigungen des Benutzers individuell anpassen. Sobald alle Einstellungen vorgenommen wurden, speichern Sie die Änderungen über den Button „Speichern“.
Die benutzerdefinierten Rollen werden mit einem Sternchen* hinter der Rolle beim jeweiligen Benutzer gekennzeichnet.