Der neue Abwesenheitskalender bringt volle Transparenz in die Urlaubs- und Abwesenheitsplanung. Mitarbeitende sehen auf einen Blick ihre eigenen Abwesenheiten sowie die Verfügbarkeit im Team – und HR bzw. Management behalten jederzeit den Gesamtüberblick.

Damit der Abwesenheitskalender genutzt werden kann, müssen unter Benutzer → Rollen die passenden Berechtigungen gesetzt werden.

Schritt 1: Berechtigungen vergeben Im Rollenmanagement unter Benutzer - Rollen wird der Zugriff auf den Abwesenheitskalender aktiviert. Je nach Bedarf kann hier direkt festgelegt werden, ob die Sicht auf das Team eingeschränkt wird und ob Abwesenheitsarten sichtbar sein sollen.

Schritt 2: Nutzung in der Zeiterfassung (Mitarbeitende) Nach der Freigabe erscheint in der Zeiterfassung → Abwesenheiten ein neuer Tab. Dort sind eigene Abwesenheiten, gestellte Anträge und – je nach Berechtigung – auch Teamabwesenheiten auf einen Blick sichtbar.

Im Reiter Zeiterfassung → Abwesenheitskalender werden Team- oder unternehmensweite Abwesenheiten in einer Kalenderansicht dargestellt. Der eigene Eintrag ist dabei immer in der obersten Zeile fixiert.

Schritt 3: Erstellen eines neuen Abwesenheits-Antrags

Beim Erstellen eines Antrags wird der gewählte Zeitraum als Live Preview direkt im Kalender angezeigt. Gleichzeitig ist die aktuelle Teamverfügbarkeit sichtbar – so lassen sich Überschneidungen mit Kollegen erkennen und vermeiden, bevor der Antrag abgeschickt wird.

Schritt 4: Unternehmensweiter Überblick

Unter Unternehmen → Allgemeiner Abwesenheitskalender steht eine zentrale Übersicht aller Mitarbeitenden zur Verfügung. Die Ansicht lässt sich nach Team oder Funktion (z. B. Projektmanager) filtern.

Noch nicht genehmigte Abwesenheitsanträge werden gestrichelt dargestellt – so ist auf einen Blick erkennbar, welche Abwesenheiten bereits bestätigt und welche noch in Prüfung sind.