Im ersten Schritt zur Mitarbeiteranlage klicken Sie in den Reiter CRM → Adressbuchund klicken auf den Reiter Personen.

Hier können Sie Ihre Mitarbeiter anlegen, indem Sie auf + Personen klicken. Wichtig ist, dass Sie den Namen Ihrer Mitarbeiter angeben.

Darüber hinaus können Sie auch weitere Informationen, wie E-Mail-Adressen, Telefonnummern oder Profilbilder hinzufügen. Dies erleichtert die spätere Kommunikation und Zusammenarbeit mit Ihren Mitarbeiter:innen erheblich.

Es ist unter Feld hinzufügen auch möglich, weitere Details wie die Position, die Abteilung, die E-Mail Signatur oder das Geburtsdatum eines Mitarbeiters anzugeben.

Als Nächstes klicken Sie auf den Reiter Unternehmen → Mitarbeiter.

Dort erstellen Sie durch + Mitarbeiter einen neuen Mitarbeiter und können unter Person / Kontakt jene Personen auswählen, welche Sie vorhin im Adressbuch hinzugefügt haben.

Bitte tragen Sie das Eintrittsdatum, die Funktionen und die Zeiterfassungsinformationen einschließlich der Arbeitszeit und Urlaubstage pro Jahr ein.

Das X-Board-Widget ist standardmäßig mit “Urlaubsanspruch und Gleitzeitkonto” hinterlegt. Die Verwendung dieser Funktionen kann jedoch bei Bedarf erweitert werden. Die Funktion “Überstunden” kann ebenfalls hinzugefügt werden.

Etwas weiter unten finden Sie die Option, um standardmäßige Arbeitszeiten für Ihre Mitarbeiter festzulegen. Hier haben Sie auch die Möglichkeit, festzulegen, ob die Zeiterfassung für die Mitarbeiter verpflichtend ist und ob Sie ein Gleitzeitkonto führen möchten. Sie können auch die Anzahl der Urlaubstage eintragen, die Ihren Mitarbeitern pro Jahr zustehen, und einen Feiertagskalender hinterlegen.

Das Hinterlegen der Arbeitszeiten ist wichtig, Abwesenheitsanträge auf die gespeicherten Daten zugreifen.

Als nächsten und letzten Schritt der Mitarbeiteranlage navigieren Sie zu Benutzer → Verwaltung und legen mit + Benutzer neue Zugangsdaten für Ihren Mitarbeiter an. Dort geben Sie für den neuen Mitarbeiter eine E-Mail-Adresse sowie ein Passwort ein.

Hier können Sie auswählen, ob Ihr Mitarbeiter die E-Mail-Adresse beim nächsten Login bestätigen und das Passwort beim nächsten Login ändern muss.

Zusätzlich gibt es die Möglichkeit einer Zwei-Faktor-Authentifizierung. Wenn Sie die 2FA aktivieren, können Sie entscheiden, ob der Benutzer bei jedem Einstieg in Poool die 2FA verwenden muss oder, ob der Benutzer nach einmaliger 2FA den Browser bzw. das Gerät als sicher markieren kann. Damit muss sich der Benutzer erst nach 14 Tagen erneut authentifizieren.

Im folgenden Schritt müssen Sie festlegen, welche Zugriffsrechte der neue Benutzer erhalten soll. Hierzu navigieren Sie zum neu erstellten Benutzer und öffnen das Zugriffsrechte. An dieser Stelle können Sie entweder eine vorgegebene Benutzerrolle zuweisen oder individuelle Berechtigungen festlegen.

Wenn Sie weitere Rollen benötigen oder eine Rolle bearbeiten möchten, können Sie dies unter Benutzer → Rollen anpassen.