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So werden interne Budgets zu produktiver Arbeitszeit!

So werden interne Budgets zu produktiver Arbeitszeit!

🎯 Optimierung der Projektauswertung: Intern budgetierte Projekte (Homepage-Relaunch, Messeplanung, etc.) sollen wie Kundenprojekte behandelt werden - mit festem Budget, klarer Priorisierung und vollstĂ€ndiger Auswertung in der Produktivstatistik.

Zuletzt aktualisiert July 24, 2025

📊 Artikel-Metadaten

  • Artikel-Typ: Best Practice
  • Erfahrungslevel: 🚀🚀 Fortgeschritten
  • Lesezeit: ca. 12 Minuten
  • Branchen-Relevanz: Alle Branchen mit internem Projektmanagement

🚧 Die Herausforderung

Typische Probleme bei internen Projekten:

  • Erscheinen nicht in der Produktivstatistik der Mitarbeiter
  • Unklare Zeiterfassung - wo soll gebucht werden?
  • Fehlende Sichtbarkeit in ProjektĂŒbersichten und Reporting
  • Keine BerĂŒcksichtigung in Zielvereinbarungen
  • Schwierige Budgetkontrolle und Ressourcenplanung

Auswirkungen:

  • 📉 Verzerrte ProduktivitĂ€tsmessungen
  • 🎯 UnvollstĂ€ndige Zielerreichung
  • 💰 Unkontrollierte BudgetĂŒberschreitungen
  • đŸ‘„ Frustration bei Mitarbeitenden (Arbeit wird "nicht gesehen")

🔀 Entscheidungsbaum: Wann produktiv verwalten?

Bevor Sie starten: Entscheiden Sie, ob das Projekt produktiv verwaltet werden soll

Projektart
Kriterien
Produktiv verwalten?
Homepage-Relaunch
Strategisch wichtig + budgetiert + zeitrelevant
✅ Ja
Interner Messestand
Strategisch wichtig + budgetiert + zeitrelevant
✅ Ja
Weihnachtsfeier, Events
Organisatorisch + freiwillig
❌ Nein (klassisch "intern")
💡

Merksatz: Alles, was strategisch wichtig, zeitrelevant und budgetiert ist → wird produktiv verwaltet. Alles, was rein organisatorisch oder freiwillig ist → bleibt unter "intern".

🏆 Strategie 1: Budget-Kunde anlegen

Hintergrund: Intern budgetierte Projekte werden wie Kundenprojekte behandelt - mit eigenem "Budget-Kunden" und Skizzen-Budget Warum: VollstÀndige Integration in bestehende Projektmanagement-Prozesse ohne VerfÀlschung der Auftragsstatistik

PrioritĂ€t: Hoch FĂŒr wen geeignet: Teams, die Projekttypen fĂŒr Kategorisierung nutzen (Homepage, App, etc.) und vollstĂ€ndige Auswertungsstrukturen brauchen

✅ Besondere Vorteile der Budget-Kunde Lösung:

  • Alle Kundenstrukturen verfĂŒgbar → komplette Auswertungsebenen wie bei externen Kunden
  • Gesonderte Summierung → ĂŒberall im System separat ausgewertet
  • Buchhalterische Klarheit → Buchhaltung weiß sofort "Budget-Kunde = nicht abrechnen"
  • Extra Preisliste möglich → Kollegen mĂŒssen nicht ĂŒber Kosten nachdenken
  • VollstĂ€ndige Filterung → in allen Auswertungen separat betrachtbar

Schritt 1: Budget-Kunde anlegen

⚠ Voraussetzung: Sie mĂŒssen wissen, wie man Kunden in Poool anlegt (siehe Academy: "Kunden anlegen")

Empfohlene Kundennamen:

  • "INTERN BUDGET" (universell fĂŒr alle internen Projekte)
  • "[Firmenname]-Budgetiert" (firmenspezifisch, z.B. "Poool-Budgetiert")

Schritt 2: Projekt anlegen (wie ein Kundenprojekt)

⚠ Voraussetzung: Sie mĂŒssen wissen, wie man Projekte in Poool anlegt (siehe Academy: "Projekte erstellen")

Besonderheit: WĂ€hlen Sie als Kunde Ihren neuen Budget-Kunden aus ("INTERN BUDGET" oder "[Firmenname]-Budgetiert")

Schritt 3: Skizzen-Budget erstellen

⚠ Voraussetzung: Sie benötigen Berechtigung zum Anlegen von Skizzen

  1. Im Projekt auf ... → Skizzen klicken (siehe Screenshot)
  1. "Skizze: Neu" erstellen
  1. Budget-Wert eingeben (z.B. 50.000,00 €)
  1. Titel vergeben (z.B. "Budget freigegeben von GF")
  1. Speichern klicken
💡

Wichtig: Budget als Skizze anlegen (nicht als realer Auftrag)

  • Skizzen werden in Standardauswertungen automatisch ausgeblendet
  • Bei Bedarf gezielt einblendbar fĂŒr Controlling
  • Verhindert VerfĂ€lschung der echten Auftragsstatistik
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Ergebnis:

✅ FĂŒr Mitarbeiter (Zeiterfassung):

  • Projekt erscheint unter "Projekterfassung" (siehe Screenshot) - nicht versteckt bei "Interne TĂ€tigkeiten"
  • Sofort erkennbar als wichtiges Projekt durch eigenen Kunden-Status
  • Keine Verwirrung mehr - budgetierte Projekte gehören nicht zu "intern"
  • Motivation steigt - Arbeit wird als produktiv gewertet, nicht als unbudgetierte Zeit
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📊 FĂŒr Projektmanagement & Controlling:

  • Projekt in normaler ProjektĂŒbersicht mit allen Kennzahlen wie externe Kunden
  • VollstĂ€ndige Budgetkontrolle und Ressourcenplanung möglich
  • Saubere Produktivstatistik - zĂ€hlt zu produktiver Zeit, nicht zu "internen 10%"
  • Keine VerfĂ€lschung der Auftragsstatistik durch Skizzen-Budget
 

🎯 FĂŒr FĂŒhrungskrĂ€fte & HR:

  • Realistische ProduktivitĂ€tsmessung - strategische interne Projekte zĂ€hlen mit
  • Ende der "intern = unproduktiv" MentalitĂ€t - budgetierte Projekte sind Unternehmensziele
  • Bessere Zielvereinbarungen möglich - interne Projekte werden fair bewertet
  • Transparenz - GeschĂ€ftsfĂŒhrung sieht realen Ressourceneinsatz fĂŒr strategische Projekte

🏆 Strategie 2: Projekttyp-basierte Lösung

Hintergrund: Intern budgetierte Projekte ĂŒber spezielle Projekttypen produktiv verwalten Warum: Keine CRM-VerfĂ€lschung, kein "doppeltes Unternehmen" im System PrioritĂ€t: Mittel FĂŒr wen geeignet: Teams, die NICHT mit Projekttypen auf Auswertungsebene arbeiten

 

Umsetzung ĂŒber Projekttyp:

  1. Speziellen Projekttyp erstellen: "Intern Budgetiert" oder "Strategisch Intern"
  1. Projekt normal anlegen beim echten Firmenkunden
  1. Projekttyp zuweisen → markiert als produktiv/budgetiert
  1. In Auswertungen filterbar nach Projekttyp
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✅ Vorteile Projekttyp-Lösung:

  • Kein CRM-Kunde nötig → System bleibt "sauber"
  • Keine Verwirrung → Unternehmen existiert nur einmal im System
  • Einfachere Umsetzung → weniger Schritte erforderlich
  • Filterbar in Exporten → interne vs. externe Projekte trennbar
 

❌ Nachteile Projekttyp-Lösung:

  • Projekttyp blockiert → kann nicht mehr fĂŒr Kategorisierung genutzt werden (Homepage, App, etc.)
  • Weniger FlexibilitĂ€t → keine vollstĂ€ndigen Kunden-Features
  • Kategorisierung schwieriger → Homepage-Projekt fĂ€llt aus Homepage-Projekttyp raus
  • Komplexere Auswertungen → zusĂ€tzliche Filter nötig

🔧 Strategie 3: Intern-Haken Lösung

Hintergrund: Projekt normal anlegen, aber in Projekteinstellungen "Intern"-Haken aktivieren Warum: Minimal-Aufwand fĂŒr Kunden, denen Produktivauswertung nicht so wichtig ist PrioritĂ€t: Niedrig FĂŒr wen geeignet: Teams, die budgetierte Projekte zwar verwalten wollen, aber produktive Auswertung nicht kritisch ist

 
 

Umsetzung:

  1. Projekt normal erstellen beim Firmenkunden
  1. In Projekteinstellungen → Haken bei "Intern" setzen
  1. Skizzen-Budget kann trotzdem hinterlegt werden
  1. Budgetkontrolle weiterhin möglich
 
Projekt als intern deklarieren
Projekt als intern deklarieren

✅ Vorteile Intern-Haken:

  • Minimal-Aufwand → nur ein Haken zu setzen
  • Skizzen-Budget möglich → Budgetkontrolle funktioniert
  • Keine System-Änderungen → nutzt Standard-Features

❌ Nachteile Intern-Haken:

  • Erscheint weiter bei "Interne TĂ€tigkeiten" → Verwirrung fĂŒr Mitarbeiter bleibt
  • Keine produktive Auswertung → zĂ€hlt nicht zur ProduktivitĂ€t
  • Problem bleibt bestehen → "budgetiert aber intern = verwirrend"

🔄 Entscheidungshilfe: Welche Strategie wĂ€hlen?

Kriterium
Strategie 1: Budget-Kunde anlegen
Strategie 2: Projekttyp
Strategie 3: Intern-Haken
Aufwand
⚠ Hoch (Kunde + Projekt + Skizze)
🟡 Mittel (Projekttyp + Projekt)
✅ Minimal (nur Haken setzen)
Produktive Auswertung
✅ VollstĂ€ndig
✅ Mit Filter
❌ Nein
CRM-Sauberkeit
❌ ZusĂ€tzlicher Budget-Kunde
✅ Kein Extra-Kunde
✅ Kein Extra-Kunde
Projekttyp-FlexibilitÀt
✅ Frei fĂŒr Kategorisierung
❌ Blockiert fĂŒr andere Zwecke
✅ Frei nutzbar
BUHA-Klarheit
✅ Budget-Kunde = nicht abrechnen
⚠ Manuell kennzeichnen
⚠ Manuell kennzeichnen
VollstÀndige Features
✅ Alle Kunden-Features + Preisliste
⚠ EingeschrĂ€nkte Möglichkeiten
⚠ Standard-Projekt
Mitarbeiter-Motivation
✅ "Wichtiges Projekt" sichtbar
✅ "Produktiv" kategorisiert
❌ "Intern" = unproduktiv

💡 Klare Empfehlung:

🏆 Strategie 1 (Budget-Kunde anlegen) wenn:

  • Sie Projekttypen fĂŒr Kategorisierung nutzt (Homepage, App, etc.)
  • VollstĂ€ndige Auswertungsstrukturen wichtig sind
  • BUHA sofort erkennen soll "nicht abrechnen"
  • Mitarbeiter-Motivation durch "produktive" Projekte steigern wollt
  • Budget ĂŒber 10.000€ oder strategisch sehr wichtig

🔧 Strategie 2 (Projekttyp) wenn:

  • Ihr Projekttypen NICHT fĂŒr Kategorisierung nutzt
  • Produktive Auswertung wichtig, aber weniger komplex
  • System "sauber" halten wollt (kein Extra-Kunde)
  • Mittlere Budgets und Wichtigkeit

⚙ Strategie 3 (Intern-Haken) wenn:

  • Budgetkontrolle reicht, produktive Auswertung unwichtig
  • Minimal-Aufwand gewĂŒnscht
  • Kleine Budgets oder weniger strategische Projekte
  • Team bereits an "intern" gewöhnt

Produktiv vs. Intern

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📈 Fallbeispiel

Situation: Agentur mit 50 Mitarbeitern, Homepage-Relaunch fĂŒr 50.000€ Budget Problem: Projekt lief 6 Monate "intern" - keine Sichtbarkeit, BudgetĂŒberschreitung um 30%

Maßnahmen:

  • Firmen-Kunde "INTERN BUDGET" angelegt
  • 50.000€ Skizzen-Budget erstellt
  • Wöchentliche Budgetkontrolle eingefĂŒhrt
  • Mitarbeiter buchen normal auf Projekt

Ergebnis:

  • ✅ Budget-Einhaltung: +95% (nur 2.500€ Überschreitung)
  • ✅ Mitarbeiter-Zufriedenheit: +40% (Arbeit wird "gesehen")
  • ✅ Reporting-QualitĂ€t: VollstĂ€ndige Transparenz fĂŒr GeschĂ€ftsfĂŒhrung

💡 Insights: Die wichtigste Erkenntnis war, dass Mitarbeiter motivierter arbeiten, wenn ihre Arbeit in der Produktivstatistik sichtbar wird.

 

❌ HĂ€ufige Fehler vermeiden

❌ Fehler: Alle internen AktivitĂ€ten als produktive Projekte anlegen

✅ Besser: Nur strategisch wichtige, budgetierte Projekte produktiv verwalten

❌ Fehler: Reale AuftrĂ€ge fĂŒr interne Projekte erstellen

✅ Besser: Skizzen-Budget verwenden, um Auftragsstatistik sauber zu halten

❌ Fehler: Komplizierte Namenskonventionen fĂŒr interne Kunden

✅ Besser: Einfaches Schema: "INTERN BUDGET" oder "[Firmenname]-Budgetiert"

❌ Fehler: Team nicht ĂŒber neue Struktur informieren

✅ Besser: Klare Kommunikation, dass interne Budget-Kunden wichtig sind

 
👑

Pro-Tipp: Preislisten fĂŒr interne Projekte

Optimieren Sie Ihre Budgetplanung mit projektspezifischen Preislisten:

✅ Möglichkeiten:

  • Eigene Preisliste pro Projekt zu hinterlegen(bei allen Strategien möglich)
  • Interne StundensĂ€tze statt Verkaufspreise verwenden
  • Mitarbeiterkosten ohne AufschlĂ€ge → ohne Gemeinkosten, Rendite oder Investitionen
  • Realistische Budgetplanung → echte Kosten statt "Marktpreise"

💡 Praxis-Beispiel:

Verkaufspreis externe Projekte: 120€/h Interner Kostensatz Budget-Projekte: 65€/h → Realistischere Budgets, bessere Planung

🎯 Vorteile:

  • PrĂ€zisere Kostenkalkulation fĂŒr interne Projekte
  • Weniger BudgetĂŒberschreitungen durch realistische SĂ€tze
  • Bessere ROI-Bewertung von internen Investitionen
  • Keine Verwirrung bei Mitarbeitern ĂŒber "hohe" externe Preise

Externe Ressourcen

⚠ Voraussetzung: Grundlegendes Projektmanagement-Setup erforderlich (siehe Academy: "Projekte anlegen")

☝

Grundlagen: CRM-Modul und Zeiterfassung mĂŒssen eingerichtet sein

 
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