Projektauswertung: Deine Schaltzentrale für profitables Projektmanagement

📊 Artikel-Metadaten

• Artikel-Typ: Best Practice

• Schwierigkeitsgrad: 🚀🚀 Praxis

Grundlegendes Verständnis der Projektauswertung

Was bleibt immer gleich?

• Abgerechnet: Die bereits in Rechnung gestellten Beträge

• Kosten: Die Einkaufskosten (EK) für Fremdleistungen

• Stunden: Die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden

• Auftrag: Das noch offene beauftragte Projektvolumen

• Auftrag + Abgerechnet: Der Gesamtwert

Was kann sich verändern?

1. Stundenkosten-Button: Verändert "Soll Honorar" ↔ "Interne Kosten"

2. Rohertrag-Button: Verändert die Basis der Rohertrag-Berechnung

3. Rohertrag/Diff %-Button: Wandelt Euro-Beträge in Prozente um

Vergleichstabellen: So verändern sich die Werte

Prozent-Button aktivieren (Rohertrag/Diff: %)

• Rohertrag: € 77.691 → 88%
• Zeigt das Verhältnis von Rohertrag zu Abgerechnet
• Berechnung: (Rohertrag / Abgerechnet) × 100

• Diff Soll-Ist: € 50.289 → 57%
• Zeigt prozentual, wie profitabel das Projekt ist
• Höher = bessere Rendite

• Für schnellen Überblick über die Profitabilität

• Zum Vergleich verschiedener Projekte unabhängig von ihrer Größe

• Für Management-Reports ("Projekt X hat 88% Profit")

Rohertrag-Button auf "Auftrag + Ausgangsrechnung" umschalten

• Rohertrag steigt drastisch: € 77.691 → € 323.253
• Vorher: Abgerechnet (€ 88.441) - Kosten (€ 10.750) = € 77.691
• Jetzt: Auftrag+Abgerechnet (€ 334.003) - Kosten (€ 10.750) = € 323.253

• Diff Soll-Ist steigt ebenfalls: € 50.289 → € 295.851
• Zeigt das volle Potenzial des Projekts
• Was noch an Rohertrag möglich wäre, wenn alles abgerechnet wird

• Um das gesamte Projektpotenzial zu sehen

• Für die Planung: "Was können wir noch erreichen?"

• Bei der Projektbewertung: "Lohnt sich die Fortsetzung?"

Zwei Buttons aktiviert (Auftrag + Ausgangsrechnung + %)

• Rohertrag: Steigt von 88% auf 97%

• Diff Soll-Ist: Steigt von 57% auf 89%

• Bei "Abgerechnet": Basis ist € 88.441 (nur was bereits abgerechnet wurde)

• Bei "Auftrag+Ausgang": Basis ist € 334.003 (das gesamte Projektvolumen)

• Die Kosten bleiben gleich, aber die Erlösbasis vervierfacht sich fast!

Stundenkosten-Button auf "Intern" umschalten

• Spaltenname ändert sich: "Soll Honorar" wird zu "Interne Stundenkosten"

• Wert sinkt drastisch: € 27.402 → € 8.384
• Das sind die echten internen Kosten für 201:54 Stunden
• Berechnet mit den internen Stundensätzen der Mitarbeiter, die am Projekt gearbeitet haben

• Diff Soll-Ist steigt: € 50.289 → € 69.307
• Das ist der DB II (Deckungsbeitrag II)
• Zeigt die echte Profitabilität aus Unternehmenssicht
• Je höher dieser Wert, desto profitabler das Projekt

• Für internes Controlling

• Bei der Frage: "Verdienen wir wirklich Geld mit diesem Projekt?"

• Zur Ressourcenplanung: Lohnt sich weiterer Mitarbeitereinsatz?

Interne Sicht mit Prozentanzeige (Intern + %)

• Rohertrag: 88% - Hohe prozentuale Profitabilität

• Diff Soll-Ist: 78% - Der DB II in Prozent

• Interne Stundenkosten bleiben bei € 8.384 - ändern sich nicht zu Prozent

• Für schnelle Profitabilitäts-Checks

• Im Controlling-Meeting: "Projekt X hat 78% DB II"

• Zum Vergleich verschiedener Projekte unabhängig von der Größe

Interne Sicht mit Gesamtpotenzial (Intern + Auftrag+Ausgangsrechnung + €)

• Interne Kostensicht (€ 8.384 statt € 27.402)

• Gesamtes Projektpotenzial (€ 334.003 als Basis)

• Rohertrag: € 323.253 - Das volle Potenzial des Projekts

• Diff Soll-Ist: € 314.870 - Der maximal mögliche DB II!

• Bei der strategischen Projektbewertung

• Für Investitionsentscheidungen: "Lohnt es sich, mehr Ressourcen einzusetzen?"

• Als Motivations-Tool: "Schaut, was wir erreichen können!"

Maximale Profitabilitätsansicht (Intern + Auftrag+Ausgangsrechnung + %)

• Intern: Zeigt echte Kosten (€ 8.384)

• Auftrag+Ausgang: Zeigt Gesamtpotenzial (Basis € 334.003)

• %: Macht es vergleichbar

• Rohertrag: 97% - Fast das gesamte Projektvolumen ist Rohertrag

• Diff Soll-Ist: 94% - Maximaler DB II in Prozent!

• Für Executive-Dashboards

• Bei der Projektpriorisierung: "Welche Projekte sind am profitabelsten?"

• Für strategische Entscheidungen: "Wo setzen wir unsere besten Leute ein?"

🎯 Zusammenfassung: So nutzt du die Projektauswertung richtig

Für das monatliche Controlling-Meeting

📊 DB II richtig interpretieren

1. Wenn interne Stundensätze "auf Kante" kalkuliert sind (nur Gehalt + Sozialabgaben):
• DB II über 70% = sehr profitabel
• DB II 50-70% = solide
• DB II 30-50% = Handlungsbedarf
• DB II 20-30% = kritisch
• DB II unter 20% = unrentabel
 

2. Wenn interne Stundensätze mit ordentlichem Puffer kalkuliert sind (inkl. Gemeinkosten, Gewinnzuschlag):
• DB II über 50% = sehr profitabel
• DB II 30-50% = solide
• DB II 20-30% = akzeptabel
• DB II 10-20% = prüfen
• DB II unter 10% = kritisch (außer bei Prestige-Projekten)
 

💡 Profi-Tipps für die Praxis

1. Wöchentliche Routine:
1. Montags: Alle Projekte in der Ansicht "Kunde + Abgerechnet + €" durchgehen
2. Prüfen: Wo ist die Diff Soll-Ist kritisch (< 10%)?
3. Bei kritischen Projekten sofort handeln!
 

2. Monatliches Controlling:
1. Anfang des Monats: IST-Stand dokumentieren
2. Mitte des Monats: Kritische Projekte identifizieren (alle 3 Buttons aktiv)
3. Ende des Monats: Abrechnungsvorbereitung
 

3. Quartalsplanung:
• Nutze die Ansicht mit allen 3 Buttons aktiv
• Sortiere nach DB II (%)
• Fokussiere Ressourcen auf die profitabelsten Projekte

⚠️ Warnsignale, auf die du achten solltest

1. Diff Soll-Ist < 0 in Kundensicht = Sofort Nachtragsangebot erstellen!

2. DB II unter deinem Zielwert = Projekt überprüfen oder Preise anpassen

3. Große Differenz zwischen Kunde/Intern = Ineffizienzen im Team?