Mit Nummernkreisläufen steuern Sie die automatische Vergabe von Nummern in Poool - von Rechnungs- und Projektnummern bis hin zu Kunden- und Lieferantennummern.
Diese Übersicht zeigt Ihnen:
- Welche Nummerntypen Sie anpassen können
- Bewährte Strukturen aus der Praxis
- Kreative Möglichkeiten für Ihre Organisation
- Wichtige Dos & Don'ts
Tipp: Die richtige Nummerierung spart Zeit, schafft Ordnung und hilft bei der Auswertung Ihrer Daten.
📊 Übersicht: Alle Nummernkreisläufe im Detail
Nummerntyp | Mögliche Bestandteile | Beispiel |
Rechnungsnummer | Jahr, Monat, fortlaufende Nr. | 2025-01-0001 |
Angebotsnummer | Jahr, Abteilung, fortlaufende Nr. | ANG-VT-2025-001 |
Auftragsnummer | Jahr, Kundengruppe, fortlaufende Nr. | A-2025-B2B-0123 |
Projektnummer | Projekttyp, Jahr, Kunde, fortlaufende Nr. | WEB-2025-BMW-001 |
Kundennummer | Kundentyp, Region, fortlaufende Nr. | K-DE-10001 |
Lieferantennummer | Land, Kategorie, fortlaufende Nr. | L-DE-IT-001 |
Eingangsrechnunsnummer | Jahr, Lieferant, fortlaufende Nr. | ER-2025-001 |
Ticketnummer | Priorität, Bereich, fortlaufende Nr. | T-HIGH-IT-0001 |
Bestellnummer | Jahr, Abteilung, fortlaufende Nr. | BST-2025-001 |
Inventarnummer | Standort, Kategorie, fortlaufende Nr. | INV-MUC-IT-001 |
Plannernummer | Team, Quartal, fortlaufende Nr. | PLN-DEV-Q1-001 |
💡 Erweiterte Möglichkeiten
Besonders bei Projektnummern können Sie viele Informationen codieren:
- Projekttyp: WEB, APP, DESIGN, SEO
- Projekthierarchie: Hauptprojekt, Teilprojekt, Unterprojekt
- Standort: MUC, BER, HAM, VIE, ZRH
- Währung: EUR, USD, CHF, GBP
- Jahr: 2025, 25
- Kunde: Kundenkürzel oder -nummer
- Abteilung: DEV, SALES, MARKETING
- Fortlaufende Nummer: 001, 002, 003...
📝 Praxisbeispiel: Bewährter Standard
Empfohlene Standard-Struktur für Projektnummern:
Projekt/Hauptprojekt: [Kundenkürzel]-[Jahr]-[Nummer]
- Beispiel:
BMW-2025-001
- Beispiel:
BOSCH-2025-042
Teilprojekt: [Kundenkürzel]-[Jahr]-[Nummer]-[Teilprojektnummer]
- Beispiel:
BMW-2025-001-01(Teilprojekt 1 von BMW-2025-001)
- Beispiel:
BMW-2025-001-02(Teilprojekt 2 von BMW-2025-001)
- Beispiel:
BOSCH-2025-042-A(Teilprojekt A von BOSCH-2025-042)
Diese Struktur hat sich in der Praxis bewährt, weil sie:
- Übersichtlich bleibt
- Die wichtigsten Infos enthält (Kunde, Jahr, Projektnummer)
- Hierarchien klar abbildet (Teilprojekte hängen erkennbar am Hauptprojekt)
- Trotzdem kurz und merkbar ist
Weitere Beispiele für verschiedene Anwendungsfälle:
Standortbezogene Nummern:
MUC-2025-001= Projekt aus dem Standort München
BER-2025-047= Projekt aus dem Standort Berlin
HAM-2025-023= Projekt aus dem Standort Hamburg
R-MUC-2025-001= Rechnung aus München
A-BER-2025-123= Angebot aus Berlin
Währungsbezogene Nummern:
P-EUR-2025-001= Projekt in Euro
P-USD-2025-042= Projekt in US-Dollar
P-CHF-2025-015= Projekt in Schweizer Franken
R-USD-2025-0123= Rechnung in US-Dollar
Achtung: Die richtige Balance finden
Zu komplexe Projektnummern können kontraproduktiv sein!
Auch wenn es technisch möglich ist, sehr viele Informationen in die Projektnummer zu packen, sollten Sie bedenken:
- Lange Nummern sind fehleranfällig beim Abtippen
- Sie werden unübersichtlich in Listen und Berichten
- Mitarbeiter können sich komplexe Nummern schwer merken
Empfehlung: Nutzen Sie die Projektnummer nur für die wichtigsten 2-3 Informationen!
Weitere Projektinformationen können Sie besser über diese Funktionen abbilden:
- Tags: Für flexible Kategorisierung (z.B. "Fremdwährung", "Eilauftrag", "VIP-Kunde")
- Projektfelder: Standort, Währung, Abteilung direkt am Projekt pflegen
- Team & Verantwortliche: Direkt am Projekt zuweisen
- Projekttyp: Als eigenes Feld am Projekt
- Notizen: Für zusätzliche Informationen
Gute Balance:
- ✅
BMW-2025-001(Standard: Kunde + Jahr + Nummer)
- ✅
MUC-2025-042(Standort + Jahr + Nummer)
- ✅
WEB-BMW-001(Typ + Kunde + Nummer)
Zu komplex:
- ❌
TP-MUC-USD-WEB-2025-Q3-BMW-PRIORITY-001-A-FINAL
🔧 Tipps für die Praxis wenn es mehr sein soll
Anforderung | Empfohlene Lösung |
Jahreswechsel | mit Jahresprefix anlegen |
Verschiedene Abteilungen | Prefix pro Abteilung (z.B. IT-, HR-, SALES-) |
Mehrere Standorte | Standortkürzel verwenden (MUC-, BER-, HAM-) |
Internationale Projekte | Länderkürzel einbauen (DE-, AT-, CH-) |
Fremdwährungsprojekte | Währungskürzel integrieren (EUR-, USD-, CHF-) |
Fortlaufende Nummerierung | Startnummer hoch setzen (z.B. 10000) |
Testdaten erkennen | Eigenen Nummernkreis "TEST-" verwenden |
Projekthierarchie abbilden | Zusätzliche Nummer für Teilprojekte anhängen |