📊 Artikel-Metadaten
- Artikel-Typ: Erklärung
- Lesezeit: ca. 8 Minuten
- Zielgruppe: Geschäftsführung, Controlling, HR-Verantwortliche
- Schwierigkeitsgrad: 🚀🚀 Fortgeschritten
🤔 Das Problem
Sie möchten Personalkosten in Ihrer Quartalsauswertung und Liquiditätsplanung sehen, um:
- einen Forecast zu erstellen, wann welche Kosten anfallen
- zu wissen, wie hoch Ihre Umsätze sein müssen, um kostendeckend zu arbeiten
- Ihr Kostenmanagement langfristig zu planen
Ohne Gehaltskosten fehlt Ihnen ein wesentlicher Kostenblock – besonders bei Dienstleistungsunternehmen, wo Personalkosten oft 60-80% der Gesamtkosten ausmachen.
💡 Die Lösung
Poool bietet zwei Wege, um Gehälter abzubilden:
Methode | Best für | Flexibilität | Datenschutz |
Stammdaten Mitarbeiter | Automatisierte Kostenverteilung | Gering | Hoch |
Wiederkehrende Eingangsrechnung | Budget-Kontrolle & Detailauswertungen | Hoch | Mittel |
Beide Methoden können auch parallel genutzt werden – Sie sehen sie dann separat in der Quartalsauswertung.
🔧 Variante 1: Stammdaten Mitarbeiter
So funktioniert's
Die Gehaltskosten werden direkt beim Mitarbeiter hinterlegt. In der Quartalsauswertung werden diese als Gesamtsumme ausgegeben – entweder Bruttogehälter oder Brutto inklusive AG-Anteil.
Pfad: Benutzer → Mitarbeiter → gewünschten Mitarbeiter auswählen → Stammdaten → Historie Gehalt
Einrichtung
- Navigieren Sie zu Benutzer → Mitarbeiter
- Wählen Sie den gewünschten Mitarbeiter aus
- Gehen Sie zum Reiter Stammdaten
- Scrollen Sie zum Bereich Historie Gehalt
- Klicken Sie auf + Hinzufügen
- Tragen Sie ein:
- Gültig ab: Datum, ab dem das Gehalt gilt
- Monatsgehalt: Bruttogehalt inkl. AG-Nebenkosten
Wichtig: Tragen Sie das Bruttogehalt inklusive Arbeitgeber-Nebenkosten ein (ca. 20-25% Aufschlag auf das Bruttogehalt). Nur so bilden sich die tatsächlichen Personalkosten korrekt ab.
Tipp: Bei Gehaltsänderungen einen neuen Eintrag mit neuem "Gültig ab"-Datum anlegen. So bleibt die Historie erhalten und Auswertungen für vergangene Zeiträume bleiben korrekt.
Vorteile
- ✅ Berechtigungssteuerung: Nur autorisierte Personen sehen Gehaltsdaten
- ✅ Automatische Anpassung: Bei Personalwechsel oder Zeitumbuchungen aktualisieren sich die Kosten
- ✅ Datenschutz: Gehälter sind nicht in Rechnungslisten sichtbar
- ✅ Wenig Pflegeaufwand: Einmal einrichten, automatisch verteilen
- ✅ Sonderzahlungen möglich: Boni und Prämien können erfasst werden
Nachteile
- ❌ Nur Gesamtsumme: Die Gehälter werden nur als Gesamtsumme angezeigt – es ist nicht erkennbar, wie sich die Summe zusammensetzt
- ❌ Keine Budget-Kontrolle: Gehälter können keinem Budget zugeordnet werden
- ❌ Steueranpassungen separat: Nachträgliche Steueranpassungen müssen zusätzlich als Rechnung eingebucht werden
🔧 Variante 2: Wiederkehrende Eingangsrechnung
So funktioniert's
Sie erfassen die monatlichen Gehaltskosten als wiederkehrende Eingangsrechnung. Das gibt Ihnen volle Kontrolle über Zuordnung, Budgets und Auswertungen.
Pfad: Buchhaltung → Eingangsrechnungen → Wiederkehrend
Einrichtung
- Navigieren Sie zu Buchhaltung → Eingangsrechnungen
- Wechseln Sie zum Reiter Wiederkehrend
- Klicken Sie auf + Neue wiederkehrende Rechnung
- Füllen Sie die Kopfdaten aus:
- Lieferant: z.B. "Lohnbuchhaltung intern" oder Ihr Lohnbüro
- Intervall: Monatlich
- Startdatum: Erster des aktuellen Monats
Empfohlener Aufbau mit 3 Positionen
Für maximale Flexibilität und korrekte Liquiditätsplanung empfehlen wir drei separate Positionen:
Position | Beschreibung | Beispielbetrag | Fälligkeit |
1 | Gehälter netto (Auszahlung an MA) | 40.672,00 € | Monatsende |
2 | SV-Beiträge (AG + AN-Anteil) | 15.400,00 € | 15. Folgemonat |
3 | Lohnsteuer + Nebenabgaben | 10.390,00 € | 15. Folgemonat |
Gesamt | 66.462,00 € |
💡 Tipp: Die Aufteilung in drei Rechnungen ermöglicht eine genauere Liquiditätsplanung, da Gehälter am Monatsende, aber Steuern und Abgaben erst im Folgemonat fällig werden.
Zuordnungsmöglichkeiten pro Position
Jede Position kann individuell zugeordnet werden:
- Projekt: Direktzuordnung zu einem Projekt
- Budget: Kontrolle gegen ein definiertes Budget
- Kostenstelle: Für die Kostenstellenrechnung
- Aufteilung: Prozentuale Verteilung auf mehrere Projekte/Kostenstellen
Vorteile
- ✅ Budget-Kontrolle: Gehälter gegen Budget prüfen (z.B. 500.000 € Jahresbudget)
- ✅ Hohe Flexibilität: Sonderzahlungen, Boni, 13./14. Gehalt einfach ergänzen
- ✅ Detaillierte Auswertungen: Nach Kostenstelle, Projekt, Zeitraum filterbar
- ✅ Liquiditätsplanung: Unterschiedliche Fälligkeiten abbildbar
Nachteile
- ❌ Manuelle Pflege: Bei Personalwechsel muss die Rechnung angepasst werden
- ❌ Kein automatischer Datenschutz: Gehälter in Rechnungslisten sichtbar (Berechtigungen prüfen!)
- ❌ Mehr Aufwand: Monatliche Kontrolle und ggf. Anpassung nötig
📊 Auswertung in der Praxis
Quartalsauswertung
In der Quartalsauswertung sehen Sie beide Methoden – falls Sie sie parallel nutzen:
[Screenshot: Quartalsauswertung]
Die Auswertung zeigt:
- Gehälter (aus Stammdaten): Automatisch verteilte Kosten basierend auf Zeitbuchungen
- Gehälter (aus Eingangsrechnungen): Manuell zugeordnete Kosten
Budget-Kontrolle
Bei Variante 2 können Sie die Gehälter gegen ein Budget prüfen:
[Screenshot: Budget-Kontrolle]
Wichtig: Die Budget-Überschreitung im Screenshot (151%) zeigt, warum regelmäßige Kontrolle wichtig ist!
🔄 Vergleich der Methoden
Kriterium | Stammdaten | Wiederkehrende ER |
Einrichtungsaufwand | Gering | Mittel |
Laufender Pflegeaufwand | Sehr gering | Mittel |
Budget-Kontrolle | ❌ Nein | ✅ Ja |
Sonderzahlungen abbildbar | ✅ Ja | ✅ Einfach |
Liquiditätsplanung | ✅ Ja (nicht detailliert) | ✅ Ja |
Datenschutz | ✅ Hoch | ⚠️ Berechtigungen prüfen |
Detailauswertungen | ⚠️ Begrenzt | ✅ Umfangreich |
🎯 Entscheidungshilfe
Wählen Sie Stammdaten, wenn:
- Sie eine automatische Verteilung bei Ein- und Austritten wollen
- Datenschutz wichtig ist und nur wenige Personen Gehälter sehen sollen
- Sie wenig Pflegeaufwand haben möchten
- Ihre Gehaltsstruktur stabil ist (wenig Sonderzahlungen)
Wählen Sie wiederkehrende Eingangsrechnung, wenn:
- Sie Budget-Kontrolle für Personalkosten brauchen
- Sie eine detaillierte Liquiditätsplanung benötigen
- Sie Gehälter bestimmten Kostenstellen zuordnen möchten
Kombinieren Sie beide Methoden, wenn:
- Sie sowohl automatische Projektverteilung als auch Budget-Kontrolle möchten
- Sie verschiedene Kostenarten separat auswerten wollen
💡 Praxistipps
Lohnjournal nutzen
Fordern Sie monatlich das Lohnjournal von Ihrem Lohnbüro an. Es enthält alle relevanten Summen für die wiederkehrende Eingangsrechnung: Nettogehälter, SV-Beiträge (AG + AN) und Lohnsteuer mit Nebenabgaben.
Liquiditätsplanung optimieren
Bei Variante 2 können Sie separate wiederkehrende Rechnungen pro Zahlungsart anlegen: Gehälter fällig am Monatsende, Steuern/Abgaben fällig am 15. des Folgemonats. So wird Ihre Liquiditätsplanung präziser.
Buchhaltungsexport beachten
⚠️ Wichtig für den Buchhaltungsexport:
Wenn Sie Gehälter über Eingangsrechnungen erfassen, erscheinen sie auch im Buchhaltungsexport. Um Doppelungen in der Finanzbuchhaltung zu vermeiden:
- Legen Sie einen separaten Nummernkreis für Gehaltsrechnungen an (z.B. "GH-2025-001")
- Schließen Sie diesen Nummernkreis im Buchhaltungsexport aus
- So bleiben die Daten in Poool für Auswertungen, werden aber nicht doppelt an die Buchhaltung übergeben
Pfad: Einstellungen → Nummernkreise → Neuen Nummernkreis anlegen
Kein Gehaltsexport aus Poool möglich
Aus Poool ist kein Export von Gehaltsdaten möglich – weder zu Reporting-Zwecken noch an die Lohnbuchhaltung. Die Gehaltsdaten in Poool dienen ausschließlich der internen Kostenplanung und Auswertung.
Die eigentliche Lohnabrechnung, Gehaltsauszahlung und Meldung an Behörden erfolgt weiterhin über Ihr Lohnbüro oder Ihre Lohnsoftware.
❓ Häufige Fragen
Q: Kann ich beide Methoden gleichzeitig nutzen?
A: Ja, das ist möglich und sinnvoll, wenn Sie verschiedene Auswertungsziele haben. In der Quartalsauswertung werden beide Kostenarten separat ausgewiesen.
Q: Was passiert bei Gehaltserhöhungen?
A: Bei Stammdaten legen Sie einen neuen Eintrag mit "Gültig ab"-Datum an. Bei wiederkehrenden Eingangsrechnungen passen Sie die Beträge in den Positionen an.
Q: Sind die Gehaltsdaten für alle Benutzer sichtbar?
A: Bei Stammdaten nur für Benutzer mit entsprechender Berechtigung. Bei Eingangsrechnungen müssen Sie die Berechtigungen für den Rechnungsbereich prüfen.