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Erfahrungslevel: 🚀 Grundlagen Zweck: Erklärung (How To)
📊 Artikel-Metadaten
Artikel-Typ | Anleitung |
Erfahrungslevel | 🚀 Grundlagen |
Thema | Wöchentliche Zeiterfassungs-Mail verstehen |
⚙️ Deine wöchentliche Zeiterfassungs-Mail – was bedeutet was?
Jeden Montag erhältst du - sofern hinzugebucht unter https://poool-mails.streamlit.app - eine automatische E-Mail mit einer Zusammenfassung deiner Zeiterfassung der letzten Arbeitswoche. Diese Anleitung erklärt dir, was die einzelnen Bereiche bedeuten, woher die Werte kommen und wann du einen grünen Haken bekommst – oder eben nicht.
✅ Systemvoraussetzungen & Einstellungen
Damit du die Mail erhältst, musst du in Poool als aktiver Benutzer angelegt sein und eine gültige E-Mail-Adresse hinterlegt haben. Die Mail wird immer für die vergangene Kalenderwoche (Montag bis Freitag) berechnet.
📌 Die Bereiche der Mail im Detail
1. Progress Card – dein Gesamtüberblick
Ganz oben siehst du eine große Prozentzahl. Diese zeigt dir, wie viel Prozent deiner SOLL-Arbeitszeit du in der letzten Woche mit Projektzeit belegt hast.
Woher kommt der Wert? > Gesamt gebuchte Projektzeit ÷ SOLL-Arbeitszeit × 100
Der farbige Fortschrittsbalken darunter zeigt denselben Wert visuell:
Farbe | Bedeutung |
🟢 Grün | 80 % oder mehr gebucht |
🟡 Gelb | 55 – 79 % gebucht |
🔴 Rot | 30 – 54 % gebucht |
⛔ Dunkelrot | Unter 30 % gebucht |
Der Motivationstext passt sich ebenfalls an: Ab 100 % siehst du „Perfekt!“, ab 90 % „Fast geschafft!” – darunter wird die Anzahl der noch fehlenden Stunden angezeigt.
2. Wochensumme – alle Zeitwerte auf einen Blick
Dieser Bereich schlüsselt deine Woche in einzelne Zeitkategorien auf. Hier die Erklärung zu jedem Begriff:
SOLL-Arbeitszeit
Die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit für die Woche. Feiertage und genehmigte Abwesenheiten (Urlaub, Krankenstand) werden dabei nicht abgezogen – das SOLL bleibt die volle Wochenstundenzahl laut Vertrag.
IST-Arbeitszeit
Die Zeit, die du laut Zeiterfassung tatsächlich gearbeitet hast (Stempelzeiten bzw. Arbeitszeiteintrag). Dieser Wert kann bei Urlaub oder Krankheit unter dem SOLL liegen – das ist in diesen Fällen korrekt.
Operative Stunden (abrechenbar)
Stunden, die du direkt auf Kundenprojekte gebucht hast. Diese Zeiten sind in der Regel abrechenbar und fließen in die Projektabrechnung ein.
Interne Stunden (nicht abrechenbar)
Stunden, die du auf interne Projekte gebucht hast – z. B. Meetings, Weiterbildungen, interne Aufgaben. Diese zählen zur gebuchten Projektzeit, sind aber nicht für Kunden abrechenbar.
Gesamt gebucht (Projektzeit)
Die Summe aus operativen und internen Stunden. Dieser Wert wird mit deiner SOLL-Arbeitszeit verglichen, um den Buchungsfortschritt zu berechnen.
Merke: Operative + Interne Stunden = Gesamt gebucht
Abwesenheiten (Urlaub / Krankenstand)
Wenn du in der Woche Urlaub oder Krankenstand hattest, werden diese Stunden hier separat ausgewiesen. Sie ersetzen keine Projektbuchungen, erklären aber warum IST-Arbeitszeit und SOLL auseinandergehen können.
3. Buchungsbalken – visuelle Aufschlüsselung
Der vierfarbige Balken zeigt, wie sich deine SOLL-Zeit zusammensetzt:
Farbe | Bedeutung |
🟢 Hellgrün | Operative Stunden (Kundenprojekte) |
🔵 Hellblau | Interne Stunden |
🟡 Gelb | Abwesenheiten (Urlaub / Krank) |
⬜ Grau | Noch nicht gebuchte / fehlende Zeit |
Je mehr Grau du siehst, desto mehr Projektzeit fehlt noch.
4. Wochentags-Übersicht – Status pro Tag
Für jeden Wochentag (Mo–Fr) siehst du ein kleines farbiges Kästchen mit einem Symbol. So liest du es:
Symbol | Bedeutung |
✅ Grüner Haken | Tag vollständig – Projektzeit entspricht der Arbeitszeit |
⚠️ Warnung | Projektzeit oder Arbeitszeit fehlt für diesen Tag |
✈️ Flugzeug | Urlaubstag (vollständige Abwesenheit) |
🤒 Krank | Krankenstandstag (vollständige Abwesenheit) |
Frei | Feiertag oder kein Arbeitstag laut Vertrag |
5. Tagesdetails – was genau fehlt und wo
Unter der Wochentags-Übersicht findest du für jeden Arbeitstag eine Detailzeile. Dort siehst du pro Tag:
- SOLL – wie viele Stunden du an diesem Tag arbeiten solltest
- IST – wie viele Stunden du tatsächlich erfasst hast
- Projektzeit gebucht – wie viele Stunden auf Projekte gebucht wurden
Mögliche Statusmeldungen pro Tag:
Meldung | Bedeutung |
✅ Vollständig | IST-Arbeitszeit und Projektbuchung stimmen überein |
⚠️ Weniger Arbeitszeit als SOLL | Du hast weniger Arbeitszeit eingetragen als dein Tagessoll – Stempelzeiten prüfen |
🔴 Projektzeit: X:XX h nicht gebucht | Du hast gearbeitet, aber nicht alle Stunden auf Projekte gebucht |
🟡 Teilweise abwesend | Mischung aus Anwesenheit und Abwesenheit (z. B. halber Urlaubstag) |
💡 Hinweis Gleitzeit: Wenn du bewusst weniger IST-Arbeitszeit als SOLL erfasst hast – z. B. weil du Überstunden abbaust oder Zeitausgleich nimmst – kannst du die Warnung „Weniger Arbeitszeit als SOLL” ignorieren. Die Mail kennt deinen Gleitzeitstand nicht und weist die Abweichung rein rechnerisch als Lücke aus.
6. Nachbuchungen erforderlich
Dieser Bereich erscheint nur, wenn an mindestens einem Tag Buchungen fehlen. Er listet konkret auf, an welchen Tagen und welche Art von Zeit noch nachgebucht werden muss oder bewusst stattgefunden hat (Zeitausgleich)
Beispiel: „Mittwoch, 12.03.2025: Projektzeit – 02:30h fehlen”
Mit dem Button „Jetzt Stunden nachbuchen!“ kommst du direkt in Poool, um die fehlenden Zeiten zu ergänzen.
7. Projekttabelle – was hast du gebucht?
Ganz am Ende der Mail siehst du eine Tabelle mit allen Projekten, auf die du in der letzten Woche Zeit gebucht hast. Für jede Zeile gilt:
Spalte | Bedeutung |
Projekt | Kundenname + Projektname (oder „Internes Projekt” für interne Tätigkeiten) |
Kategorie | Operativ = Kundenprojekt / Intern = internes Projekt |
Stunden | Summe der gebuchten Stunden auf dieses Projekt in der Woche |
Die Tabelle ist sortiert: Kundenprojekte zuerst (absteigend nach Stunden), interne Projekte am Ende.
💼 Anwendungsfälle
Wann sollte ich aktiv werden? Immer dann, wenn du in der Wochentags-Übersicht ein ⚠️ siehst oder der Abschnitt „Nachbuchungen erforderlich" erscheint.
Bitte tu dann eines von beiden:
- ✅ Zeiten nachbuchen — falls du gearbeitet hast und es vergessen hast einzutragen
- 🔄 Bewusst so lassen — falls du kürzer gearbeitet hast und die fehlende Zeit als Gleitzeitabbau gilt
Was, wenn meine Abwesenheit nicht korrekt eingetragen ist? Wenn du Urlaub oder Krankenstand hattest, der nicht in der Mail auftaucht, wende dich an support@poool.cc.
Was ist der Unterschied zwischen IST-Arbeitszeit und gebuchter Projektzeit? Du kannst arbeiten, ohne Projekte zu buchen. IST ist deine erfasste Anwesenheitszeit – die Projektzeit zeigt, ob du diese Zeit auch korrekt auf Aufgaben verbucht hast.
🔍 Zusammenfassung des Prozesses
Die wöchentliche Zeiterfassungs-Mail zeigt dir, ob deine Stunden der letzten Woche vollständig in Poool erfasst und auf Projekte gebucht sind. Grüne Haken bedeuten: alles in Ordnung. Warnungen oder der Abschnitt „Nachbuchungen erforderlich” zeigen dir genau, wo noch etwas fehlt. Operative Stunden gehen auf Kundenprojekte, interne Stunden auf interne Tätigkeiten – beides zusammen ergibt deine gebuchte Projektzeit, die mit deiner SOLL-Arbeitszeit verglichen wird.