Erfahrungslevel: 🚀 Grundlagen Zweck: Erklärung (How To)

Als Projektleiter:in erhältst du regelmäßig eine automatische E-Mail mit einer Übersicht über alle deine aktiven Projekte. Diese Anleitung erklärt dir, was die einzelnen Bereiche bedeuten, woher die Zahlen kommen und wann du handeln musst.

Damit du die Mail erhältst, musst du in Poool als verantwortliche Person mindestens eines aktiven Projekts eingetragen sein. Die Mail enthält ausschließlich Projekte mit dem Status „In Arbeit” – abgeschlossene oder archivierte Projekte erscheinen nicht. Optional können bestimmte Personen die Projektmanager sind, gefiltert werden.

Ganz oben siehst du das aktuelle Datum sowie eine persönliche Begrüßung mit deinem Vornamen. Darunter steht der Datenstand – also der Zeitpunkt, zu dem die Daten aus Poool abgerufen wurden.

Dieser Bereich zeigt dir auf einen Blick, ob du in dieser Woche aktiv werden musst.

Was kann Handlungsbedarf auslösen?

Darunter siehst du außerdem eine Kurzübersicht: Anzahl aktiver Projekte und die DB II Marge über alle Projekte.

Dieser Bereich zeigt die Summe aller Finanzkennzahlen über alle deine aktiven Projekte. Hier eine Erklärung zu jedem Begriff:

Der Umsatz setzt sich zusammen aus abgerechneten Leistungen (Rechnungen) plus dem offenen Auftragsvolumen (bestätigte Aufträge, die noch nicht abgerechnet wurden) oder Abgerechnet. So siehst du nicht nur was bereits fakturiert ist, sondern auch was noch kommen wird.

Externe Kosten, die im Projekt angefallen sind – z. B. Lieferanten, Subunternehmer oder eingekaufte Leistungen. Diese werden direkt von Poool-Belegen übernommen.

Der verbleibende Betrag nach Abzug der Fremdkosten vom Umsatz. Er zeigt, wie viel vom Umsatz nach externen Kosten noch übrig bleibt.

Die Kosten aller intern gebuchten Stunden. Dabei wird der Selbstkostensatz oder Kundensatz verwendet – also was die geleistete Arbeitszeit das Unternehmen intern kostet (nicht der Kundenverrechnungssatz).

Die wichtigste Kennzahl: Sie zeigt, wie viel nach Abzug aller Kosten (Fremdkosten + Stundenkosten) vom Umsatz übrig bleibt. Ein positiver DB II bedeutet, das Projekt trägt zum Unternehmensgewinn bei.

Ampellogik für den DB II:

Darunter siehst du noch zwei Zusatzinfos: die Stunden der letzten Kalenderwoche (mit Vergleich zur Vorwoche) und die Anzahl deiner aktiven Projekte aufgeteilt nach Ampelfarbe.

Für jedes Projekt siehst du vier kleine Boxen, die den Umsatz weiter aufschlüsseln:

Direkt darunter siehst du für jedes Projekt die Finanzformel in einzelnen Boxen:

Umsatz − Fremdkosten = Rohertrag − Stundenkosten = DB II

Der DB II-Wert ist farbig hinterlegt (grün/gelb/rot) entsprechend der Ampellogik. Darunter steht der DB II als Prozentwert vom Umsatz.

Ganz unten bei jedem Projekt findest du noch: - Stunden letzte KW – wie viele Stunden in der letzten Woche auf dieses Projekt gebucht wurden, mit Pfeil (▲/▼) als Vergleich zur Vorwoche - Gesamtstunden – alle bisher gebuchten Stunden auf das Projekt - 🚨 X Tage inaktiv – wenn seit mehr als 7 bzw. 14 Tagen keine Stunden mehr gebucht wurden

Dieser Bereich zeigt dir alle offenen Tickets deiner Projekte, für die ein Zeitkontingent (Stundenbudget) hinterlegt ist. So siehst du auf einen Blick, welche Tickets ihr Budget aufbrauchen.

Gesamtzeile oben: Zeigt dir die Summe aller Plan- vs. Ist-Stunden über alle Tickets. Daneben eine Zusammenfassung: wie viele Tickets kritisch (≥90 %) oder in der Warnstufe (70–89 %) sind.

Pro Ticket:

Wenn ein Ticket Aufgaben (Jobs) enthält, werden diese darunter einzeln aufgeklappt – ebenfalls mit Plan/Ist und Balken. Darunter siehst du, welche Personen wie viele Stunden auf das Ticket oder die Aufgabe gebucht haben.

Überfällige Tickets ohne Zeitkontingent werden am Ende des Abschnitts separat aufgelistet – auch wenn für sie kein Stundenbudget hinterlegt ist.

Ganz am Ende findest du eine kompakte Legende mit der Erklärung der Ampelfarben für DB II und Ticket-Stunden sowie den Hinweis, welche Kostenansätze und Umsatzansätze aktuell für die Berechnung verwendet werden.

Wann sollte ich aktiv werden? Immer wenn der Bereich „Handlungsbedarf” aktiv ist – also ein rotes oder gelbes Signal angezeigt wird. Konkret bedeutet das: überfällige Tickets schließen oder eskalieren, fehlende Stundenbuchungen prüfen, oder bei negativem DB II das Projekt inhaltlich oder kaufmännisch überprüfen.

Was bedeutet „Angebot offen”? Das sind Angebote, die du gestellt hast, die der Kunde aber noch nicht bestätigt hat. Sie fließen nicht in den Umsatz ein, geben dir aber einen Ausblick auf mögliche zukünftige Einnahmen.

Warum weicht der DB II manchmal stark ab? Der DB II reagiert sensibel auf Stundenkosten. Wenn viele Stunden gebucht werden, steigen die internen Kosten – auch wenn der Umsatz gleichbleibt. Prüfe in solchen Fällen, ob die Projektstunden korrekt und vollständig auf das richtige Projekt gebucht wurden.

Was ist der Unterschied zwischen Auftragsvolumen und Abgerechnet? Auftragsvolumen ist das vereinbarte Budget mit dem Kunden. Abgerechnet ist der Teil, für den bereits eine Rechnung gestellt wurde. Die Differenz ist das, was noch aussteht.

Die wöchentliche Projekt-Übersicht zeigt dir als Projektleiter:in auf einen Blick den wirtschaftlichen Stand deiner aktiven Projekte: Umsatz, Fremdkosten, Rohertrag und DB II pro Projekt sowie eine Gesamtübersicht. Der Attention Score signalisiert sofort, ob Handlungsbedarf besteht – sei es durch ein defizitäres Projekt, ein inaktives Projekt oder überfällige bzw. zeitlich ausgereizte Tickets. Die Ticket-Stundenübersicht hilft dir, Budgetüberschreitungen frühzeitig zu erkennen und gegenzusteuern.