📊 Artikel-Metadaten
Artikel-Typ | Anleitung |
Erfahrungslevel | 🚀🚀 Praxis |
Erklärung der Begrifflichkeiten
Abgerechnet
Das Feld Abgerechnet zeigt Ihnen, wie viel Geld Sie dem Kunden bereits in Rechnung gestellt bzw. fakturiert haben.
💼 Praxisbeispiel:
Sie arbeiten an einem Webprojekt für einen Kunden. Im Laufe des Projekts haben Sie zwei Teilrechnungen geschrieben: eine über 2.000 € und eine über 3.500 €.
→ Der Wert im Feld Abgerechnet beträgt 5.500 €.
⭐️ Warum ist das wichtig?
Diese Kennzahl zeigt Ihnen, welcher Teil Ihrer Arbeit bereits als Umsatz verbucht wurde – im Gegensatz zu noch offenen Aufträgen oder geplanten Leistungen.
💡 Formel:
Summe aller erstellten Ausgangsrechnungen mit einer Rechnungsnummer (Entwürfe oder noch ausstehende wiederkehrende Rechnungen sind nicht enthalten)
Kosten
Das Feld Kosten zeigt Ihnen alle Fremdleistungskosten, die für dieses Projekt angefallen sind – also alles, was Sie an externe Dienstleister oder Lieferanten bezahlen mussten.
💼 Praxisbeispiel:
Für ein Kundenprojekt haben Sie einen externen Fotografen für 800 € beauftragt und Stockfotos für 150 € gekauft. Beide Rechnungen wurden als Eingangsrechnungen erfasst.
→ Der Wert im Feld Kosten beträgt 950 €.
⭐️ Warum ist das wichtig?
Nur wenn Sie Ihre Kosten kennen, wissen Sie, wie viel vom Umsatz tatsächlich bei Ihnen hängen bleibt. Je niedriger die Kosten bei gleichem Umsatz, desto profitabler ist Ihr Projekt.
Wichtig: Es werden nur Eingangsrechnungen berücksichtigt (egal ob vorerfasst oder gebucht). Kosten aus dem Modul Bestellungen sind hier nicht enthalten.
💡 Formel:
Summe aller Eingangsrechnungen, die diesem Projekt zugeordnet sind
Rohertrag (DB I)
Das Feld Rohertrag zeigt Ihnen, wie viel Geld nach Abzug aller Fremdkosten von Ihrem Umsatz übrig bleibt. In der Betriebswirtschaft wird dieser Wert auch als Deckungsbeitrag I (DB I) bezeichnet.
💼 Praxisbeispiel:
Sie haben für Ihr Webprojekt insgesamt 5.500 € abgerechnet. Dafür haben Sie einen externen Fotografen und Stockfotos im Wert von 950 € eingekauft.
→ Der Rohertrag beträgt 4.550 € (5.500 € - 950 €).
→ In Prozent: 82,7 % (4.550 € ÷ 5.500 €)
Hinweis: Bei einigen Auswertungen in Poool wird der Rohertrag auch als Prozentwert angezeigt oder kann als solcher eingeblendet werden.
⭐️ Warum ist das wichtig?
Der Rohertrag zeigt Ihnen, was Ihr Projekt wirklich "erwirtschaftet" hat – also der Betrag, der zur Deckung Ihrer eigenen Löhne, Miete und anderer Fixkosten zur Verfügung steht. Je höher der Rohertrag, desto profitabler ist das Projekt für Ihr Unternehmen.
💡 Formel:
Abgerechnet (Umsatz) − Kosten (Fremdleistungen)
Soll Honorar
Das Feld Soll Honorar zeigt Ihnen, welcher Betrag in Rechnung gestellt werden müsste – basierend auf allen Stunden, die auf das Projekt gebucht wurden, und den hinterlegten Stundensätzen (Kundenpreise).
Hinweis: Das Soll Honorar ist immer die Sicht des Kunden – also was die geleistete Arbeit den Kunden kosten würde.
💼 Praxisbeispiel:
Für Ihr Webprojekt haben zwei Mitarbeiter Zeiten gebucht:
- Designer: 20 Stunden à 95 €/Stunde = 1.900 €
- Entwickler: 35 Stunden à 120 €/Stunde = 4.200 €
→ Das Soll Honorar beträgt 6.100 €.
⭐️ Warum ist das wichtig?
Das Soll Honorar zeigt Ihnen den "wahren Wert" Ihrer geleisteten Arbeit. Vergleichen Sie diesen Wert mit dem, was Sie tatsächlich abgerechnet haben – so erkennen Sie, ob Sie Ihre Zeit angemessen in Rechnung gestellt haben oder ob Leistungen "verschenkt" wurden.
💡 Formel:
Summe aller gebuchten Stunden × jeweiliger Stundensatz (Kundenpreis)
Diff Soll-Ist (DB II)
Das Feld Diff Soll-Ist zeigt Ihnen, ob Sie mit dem Projekt Geld verdient oder draufgezahlt haben – also was nach Abzug aller Kosten (Fremdkosten und interne Arbeitszeit) wirklich übrig bleibt. In der Betriebswirtschaft wird dieser Wert auch als Deckungsbeitrag II (DB II) bezeichnet.
💼 Praxisbeispiel:
Ihr Webprojekt hat folgende Werte:
- Rohertrag: 4.550 € (was nach Abzug der Fremdkosten übrig bleibt)
- Soll Honorar: 6.100 € (was Ihre interne Arbeitszeit den Kunden kosten würde)
→ Die Diff Soll-Ist beträgt -1.550 € (4.550 € - 6.100 €).
Das bedeutet: Sie haben mehr Arbeitszeit investiert, als Sie dem Kunden in Rechnung gestellt haben.
Wichtig: Bei der Auswertung ist zu unterscheiden, ob die Ausgangszahlen aus der Kundensicht (Kundenpreise) oder aus der internen Kostensicht (interne Stundensätze) stammen. Je nach Sichtweise muss die Kennzahl unterschiedlich bewertet oder nachberechnet werden – Ihr Unternehmen kann für beide Perspektiven eigene Schwellenwerte definieren.
⭐️ Warum ist das wichtig?
Diese Kennzahl zeigt Ihnen die tatsächliche Wirtschaftlichkeit eines Projekts. Ein negativer Wert bedeutet, dass Sie Leistungen "verschenkt" haben. Ein positiver Wert zeigt, dass das Projekt effizienter abgewickelt wurde als kalkuliert.
Hinweis: Bei einigen Auswertungen in Poool wird die Diff Soll-Ist auch als Prozentwert angezeigt oder kann als solcher eingeblendet werden.
💡 Formel:
Rohertrag − Soll Honorar
Stunden
Das Feld Stunden zeigt Ihnen, wie viel Arbeitszeit insgesamt auf das Projekt gebucht wurde.
💼 Praxisbeispiel:
Für Ihr Webprojekt haben drei Mitarbeiter Zeiten erfasst:
- Designer: 20 Stunden
- Entwickler: 35 Stunden
- Projektleitung: 5 Stunden
→ Das Feld Stunden zeigt 60 Stunden.
⭐️ Warum ist das wichtig?
Die gebuchten Stunden sind die Grundlage für viele weitere Kennzahlen wie das Soll Honorar. Außerdem können Sie so den tatsächlichen Aufwand mit Ihrer ursprünglichen Planung vergleichen – und für zukünftige Projekte besser kalkulieren.
💡 Formel:
Summe aller gebuchten Stunden auf diesem Projekt
Auftrag
Das Feld Auftrag zeigt Ihnen, wie viel Geld noch offen ist – also der Betrag aus Aufträgen, der noch nicht abgerechnet bzw. fakturiert wurde.
💼 Praxisbeispiel:
Sie haben mit Ihrem Kunden einen Auftrag über 10.000 € vereinbart. Bisher haben Sie zwei Teilrechnungen über insgesamt 5.500 € geschrieben.
→ Das Feld Auftrag zeigt 4.500 € (der noch offene Betrag).
⭐️ Warum ist das wichtig?
Diese Kennzahl zeigt Ihnen, wie viel Umsatz aus bestehenden Aufträgen noch "in der Pipeline" ist – also Geld, das Sie noch in Rechnung stellen können.
💡 Formel:
Summe aller offenen Aufträge (noch nicht fakturiert)
Auftrag + abgerechnet
Das Feld Auftrag + abgerechnet zeigt Ihnen den Gesamtwert des Projekts – also alles, was Sie bereits in Rechnung gestellt haben, plus alles, was noch offen ist.
💼 Praxisbeispiel:
Ihr Webprojekt hat folgende Werte:
- Abgerechnet: 5.500 € (bereits fakturiert)
- Auftrag: 4.500 € (noch offen)
→ Das Feld Auftrag + abgerechnet zeigt 10.000 €.
⭐️ Warum ist das wichtig?
Diese Kennzahl gibt Ihnen den vollständigen Überblick über das Projektvolumen – unabhängig davon, wie weit das Projekt fortgeschritten ist. So sehen Sie auf einen Blick, welchen Gesamtumsatz Sie mit diesem Projekt erwarten können.
💡 Formel:
Abgerechnet + Auftrag (offene Aufträge)
Interne Stundenkosten
Das Feld Interne Stundenkosten zeigt Ihnen, was die geleistete Arbeitszeit Ihr Unternehmen tatsächlich kostet – basierend auf den internen Stundensätzen Ihrer Mitarbeiter.
Hinweis: Die internen Stundenkosten sind die Sicht Ihres Unternehmens – also was Sie die Arbeitszeit intern kostet. Im Gegensatz dazu zeigt das Soll Honorar die Kundensicht (was die Arbeit den Kunden kosten würde).
💼 Praxisbeispiel:
Für Ihr Webprojekt haben zwei Mitarbeiter Zeiten gebucht:
- Designer: 20 Stunden × 45 € (interner Stundensatz) = 900 €
- Entwickler: 35 Stunden × 60 € (interner Stundensatz) = 2.100 €
→ Die Internen Stundenkosten betragen 3.000 €.
⭐️ Warum ist das wichtig?
Mit dieser Kennzahl sehen Sie, was ein Projekt Ihr Unternehmen wirklich kostet. Vergleichen Sie die internen Stundenkosten mit dem Rohertrag – so erkennen Sie, ob ein Projekt aus interner Sicht profitabel ist.
💡 Formel:
Summe aller gebuchten Stunden × jeweiliger interner Stundensatz
⚠️ Vor der Auswertung: Datenbasis prüfen
Bevor Sie Kennzahlen bewerten oder vergleichen, sollten Sie immer zuerst klären, welche Datenbasis den Zahlen zugrunde liegt. Je nach Einstellung können die gleichen Kennzahlen unterschiedliche Aussagen treffen.
🔍 Stellen Sie sich folgende Fragen:
1. Sind die Daten vollständig und bereinigt?
- Sind alle Stunden gebucht?
- Sind alle Eingangsrechnungen erfasst und zugeordnet?
- Sind offene Aufträge aktuell?
- Wurden fehlerhafte Buchungen korrigiert?
2. Welche Sichtweise?
- Kundensicht: Berechnung mit Kundenpreisen (Stundensätze, die Sie dem Kunden in Rechnung stellen)
- Interne Sicht: Berechnung mit internen Stundensätzen (was die Arbeitszeit Ihr Unternehmen kostet)
3. Welcher Umsatz?
- Nur Abgerechnet: Nur bereits fakturierte Beträge
- Auftrag + Abgerechnet: Gesamtes Projektvolumen inkl. offener Aufträge
4. Welche Filter sind gesetzt?
- Zeitraum (z.B. aktueller Monat, Quartal, Jahr)
- Projektstatus (laufend, abgeschlossen, alle)
- Kunde, Abteilung, Mitarbeiter, etc.
Tipp: Führen Sie vor jeder Auswertung eine kurze Datenprüfung durch und definieren Sie im Unternehmen einheitliche Standards, welche Datenbasis und Filter für welche Auswertung verwendet werden – so sind Ihre Kennzahlen vergleichbar und aussagekräftig.