📊 Artikel-Metadaten
- Artikel-Typ: Best Practice
- Erfahrungslevel: 🚀🚀 Fortgeschritten
🚧 Die Herausforderung
Typische Probleme bei internen Projekten:
- Erscheinen nicht in der Produktivstatistik der Mitarbeiter
- Unklare Zeiterfassung - wo soll gebucht werden?
- Fehlende Sichtbarkeit in Projektübersichten und Reporting
- Keine Berücksichtigung in Zielvereinbarungen
- Schwierige Budgetkontrolle und Ressourcenplanung
Auswirkungen:
- 📉 Verzerrte Produktivitätsmessungen
- 🎯 Unvollständige Zielerreichung
- 💰 Unkontrollierte Budgetüberschreitungen
- 👥 Frustration bei Mitarbeitenden (Arbeit wird "nicht gesehen")
🔀 Entscheidungsbaum: Wann produktiv verwalten?
Bevor Sie starten: Entscheiden Sie, ob das Projekt produktiv verwaltet werden soll
Projektart | Kriterien | Produktiv verwalten? |
Homepage-Relaunch | Strategisch wichtig + budgetiert + zeitrelevant | ✅ Ja |
Interner Messestand | Strategisch wichtig + budgetiert + zeitrelevant | ✅ Ja |
Weihnachtsfeier, Events | Organisatorisch + freiwillig | ❌ Nein (klassisch "intern") |
Merksatz: Alles, was strategisch wichtig, zeitrelevant und budgetiert ist → wird produktiv verwaltet. Alles, was rein organisatorisch oder freiwillig ist → bleibt unter "intern".
🏆 Strategie 1: Budget-Kunde anlegen
Hintergrund: Intern budgetierte Projekte werden wie Kundenprojekte behandelt - mit eigenem "Budget-Kunden" und Skizzen-Budget Warum: Vollständige Integration in bestehende Projektmanagement-Prozesse ohne Verfälschung der Auftragsstatistik
Priorität: Hoch Für wen geeignet: Teams, die Projekttypen für Kategorisierung nutzen (Homepage, App, etc.) und vollständige Auswertungsstrukturen brauchen
✅ Besondere Vorteile der Budget-Kunde Lösung:
- Alle Kundenstrukturen verfügbar → komplette Auswertungsebenen wie bei externen Kunden
- Gesonderte Summierung → überall im System separat ausgewertet
- Buchhalterische Klarheit → Buchhaltung weiß sofort "Budget-Kunde = nicht abrechnen"
- Extra Preisliste möglich → Kollegen müssen nicht über Kosten nachdenken
- Vollständige Filterung → in allen Auswertungen separat betrachtbar
Schritt 1: Budget-Kunde anlegen
⚠️ Voraussetzung: Sie müssen wissen, wie man Kunden in Poool anlegt (siehe Academy: "Kunden anlegen")
Empfohlene Kundennamen:
- "INTERN BUDGET" (universell für alle internen Projekte)
- "[Firmenname]-Budgetiert" (firmenspezifisch, z.B. "Poool-Budgetiert")
Schritt 2: Projekt anlegen (wie ein Kundenprojekt)
⚠️ Voraussetzung: Sie müssen wissen, wie man Projekte in Poool anlegt (siehe Academy: "Projekte erstellen")
Besonderheit: Wählen Sie als Kunde Ihren neuen Budget-Kunden aus ("INTERN BUDGET" oder "[Firmenname]-Budgetiert")
Schritt 3: Skizzen-Budget erstellen
⚠️ Voraussetzung: Sie benötigen Berechtigung zum Anlegen von Skizzen
- Im Projekt auf
... →Skizzen klicken(siehe Screenshot)
- "Skizze: Neu" erstellen
- Budget-Wert eingeben (z.B. 50.000,00 €)
- Titel vergeben (z.B. "Budget freigegeben von GF")
Speichernklicken
Wichtig: Budget als Skizze anlegen (nicht als realer Auftrag)
- Skizzen werden in Standardauswertungen automatisch ausgeblendet
- Bei Bedarf gezielt einblendbar für Controlling
- Verhindert Verfälschung der echten Auftragsstatistik
Ergebnis:
✅ Für Mitarbeiter (Zeiterfassung):
- Projekt erscheint unter "Projekterfassung" (siehe Screenshot) - nicht versteckt bei "Interne Tätigkeiten"
- Sofort erkennbar als wichtiges Projekt durch eigenen Kunden-Status
- Keine Verwirrung mehr - budgetierte Projekte gehören nicht zu "intern"
- Motivation steigt - Arbeit wird als produktiv gewertet, nicht als unbudgetierte Zeit
📊 Für Projektmanagement & Controlling:
- Projekt in normaler Projektübersicht mit allen Kennzahlen wie externe Kunden
- Vollständige Budgetkontrolle und Ressourcenplanung möglich
- Saubere Produktivstatistik - zählt zu produktiver Zeit, nicht zu "internen 10%"
- Keine Verfälschung der Auftragsstatistik durch Skizzen-Budget
🎯 Für Führungskräfte & HR:
- Realistische Produktivitätsmessung - strategische interne Projekte zählen mit
- Ende der "intern = unproduktiv" Mentalität - budgetierte Projekte sind Unternehmensziele
- Bessere Zielvereinbarungen möglich - interne Projekte werden fair bewertet
- Transparenz - Geschäftsführung sieht realen Ressourceneinsatz für strategische Projekte
🏆 Strategie 2: Projekttyp-basierte Lösung
Hintergrund: Intern budgetierte Projekte über spezielle Projekttypen produktiv verwalten Warum: Keine CRM-Verfälschung, kein "doppeltes Unternehmen" im System Priorität: Mittel Für wen geeignet: Teams, die NICHT mit Projekttypen auf Auswertungsebene arbeiten
Umsetzung über Projekttyp:
- Speziellen Projekttyp erstellen: "Intern Budgetiert" oder "Strategisch Intern"
- Projekt normal anlegen beim echten Firmenkunden
- Projekttyp zuweisen → markiert als produktiv/budgetiert
- In Auswertungen filterbar nach Projekttyp
✅ Vorteile Projekttyp-Lösung:
- Kein CRM-Kunde nötig → System bleibt "sauber"
- Keine Verwirrung → Unternehmen existiert nur einmal im System
- Einfachere Umsetzung → weniger Schritte erforderlich
- Filterbar in Exporten → interne vs. externe Projekte trennbar
❌ Nachteile Projekttyp-Lösung:
- Projekttyp blockiert → kann nicht mehr für Kategorisierung genutzt werden (Homepage, App, etc.)
- Weniger Flexibilität → keine vollständigen Kunden-Features
- Kategorisierung schwieriger → Homepage-Projekt fällt aus Homepage-Projekttyp raus
- Komplexere Auswertungen → zusätzliche Filter nötig
🔧 Strategie 3: Intern-Haken Lösung
Hintergrund: Projekt normal anlegen, aber in Projekteinstellungen "Intern"-Haken aktivieren Warum: Minimal-Aufwand für Kunden, denen Produktivauswertung nicht so wichtig ist Priorität: Niedrig Für wen geeignet: Teams, die budgetierte Projekte zwar verwalten wollen, aber produktive Auswertung nicht kritisch ist
Umsetzung:
- Projekt normal erstellen beim Firmenkunden
- In Projekteinstellungen → Haken bei "Intern" setzen
- Skizzen-Budget kann trotzdem hinterlegt werden
- Budgetkontrolle weiterhin möglich
✅ Vorteile Intern-Haken:
- Minimal-Aufwand → nur ein Haken zu setzen
- Skizzen-Budget möglich → Budgetkontrolle funktioniert
- Keine System-Änderungen → nutzt Standard-Features
❌ Nachteile Intern-Haken:
- Erscheint weiter bei "Interne Tätigkeiten" → Verwirrung für Mitarbeiter bleibt
- Keine produktive Auswertung → zählt nicht zur Produktivität
- Problem bleibt bestehen → "budgetiert aber intern = verwirrend"
🔄 Entscheidungshilfe: Welche Strategie wählen?
Kriterium | Strategie 1: Budget-Kunde anlegen | Strategie 2: Projekttyp | Strategie 3: Intern-Haken |
Aufwand | ⚠️ Hoch (Kunde + Projekt + Skizze) | 🟡 Mittel (Projekttyp + Projekt) | ✅ Minimal (nur Haken setzen) |
Produktive Auswertung | ✅ Vollständig | ✅ Mit Filter | ❌ Nein |
CRM-Sauberkeit | ❌ Zusätzlicher Budget-Kunde | ✅ Kein Extra-Kunde | ✅ Kein Extra-Kunde |
Projekttyp-Flexibilität | ✅ Frei für Kategorisierung | ❌ Blockiert für andere Zwecke | ✅ Frei nutzbar |
BUHA-Klarheit | ✅ Budget-Kunde = nicht abrechnen | ⚠️ Manuell kennzeichnen | ⚠️ Manuell kennzeichnen |
Vollständige Features | ✅ Alle Kunden-Features + Preisliste | ⚠️ Eingeschränkte Möglichkeiten | ⚠️ Standard-Projekt |
Mitarbeiter-Motivation | ✅ "Wichtiges Projekt" sichtbar | ✅ "Produktiv" kategorisiert | ❌ "Intern" = unproduktiv |
💡 Klare Empfehlung:
🏆 Strategie 1 (Budget-Kunde anlegen) wenn:
- Sie Projekttypen für Kategorisierung nutzt (Homepage, App, etc.)
- Vollständige Auswertungsstrukturen wichtig sind
- BUHA sofort erkennen soll "nicht abrechnen"
- Mitarbeiter-Motivation durch "produktive" Projekte steigern wollt
- Budget über 10.000€ oder strategisch sehr wichtig
🔧 Strategie 2 (Projekttyp) wenn:
- Ihr Projekttypen NICHT für Kategorisierung nutzt
- Produktive Auswertung wichtig, aber weniger komplex
- System "sauber" halten wollt (kein Extra-Kunde)
- Mittlere Budgets und Wichtigkeit
⚙️ Strategie 3 (Intern-Haken) wenn:
- Budgetkontrolle reicht, produktive Auswertung unwichtig
- Minimal-Aufwand gewünscht
- Kleine Budgets oder weniger strategische Projekte
- Team bereits an "intern" gewöhnt
Produktiv vs. Intern
📈 Fallbeispiel
Situation: Agentur mit 50 Mitarbeitern, Homepage-Relaunch für 50.000€ Budget Problem: Projekt lief 6 Monate "intern" - keine Sichtbarkeit, Budgetüberschreitung um 30%
Maßnahmen:
- Firmen-Kunde "INTERN BUDGET" angelegt
- 50.000€ Skizzen-Budget erstellt
- Wöchentliche Budgetkontrolle eingeführt
- Mitarbeiter buchen normal auf Projekt
Ergebnis:
- ✅ Budget-Einhaltung: +95% (nur 2.500€ Überschreitung)
- ✅ Mitarbeiter-Zufriedenheit: +40% (Arbeit wird "gesehen")
- ✅ Reporting-Qualität: Vollständige Transparenz für Geschäftsführung
💡 Insights: Die wichtigste Erkenntnis war, dass Mitarbeiter motivierter arbeiten, wenn ihre Arbeit in der Produktivstatistik sichtbar wird.
❌ Häufige Fehler vermeiden
❌ Fehler: Alle internen Aktivitäten als produktive Projekte anlegen
✅ Besser: Nur strategisch wichtige, budgetierte Projekte produktiv verwalten
❌ Fehler: Reale Aufträge für interne Projekte erstellen
✅ Besser: Skizzen-Budget verwenden, um Auftragsstatistik sauber zu halten
❌ Fehler: Komplizierte Namenskonventionen für interne Kunden
✅ Besser: Einfaches Schema: "INTERN BUDGET" oder "[Firmenname]-Budgetiert"
❌ Fehler: Team nicht über neue Struktur informieren
✅ Besser: Klare Kommunikation, dass interne Budget-Kunden wichtig sind
Pro-Tipp: Preislisten für interne Projekte
Optimieren Sie Ihre Budgetplanung mit projektspezifischen Preislisten:
✅ Möglichkeiten:
- Eigene Preisliste pro Projekt zu hinterlegen(bei allen Strategien möglich)
- Interne Stundensätze statt Verkaufspreise verwenden
- Mitarbeiterkosten ohne Aufschläge → ohne Gemeinkosten, Rendite oder Investitionen
- Realistische Budgetplanung → echte Kosten statt "Marktpreise"
💡 Praxis-Beispiel:
Verkaufspreis externe Projekte: 120€/h
Interner Kostensatz Budget-Projekte: 65€/h
→ Realistischere Budgets, bessere Planung
🎯 Vorteile:
- Präzisere Kostenkalkulation für interne Projekte
- Weniger Budgetüberschreitungen durch realistische Sätze
- Bessere ROI-Bewertung von internen Investitionen
- Keine Verwirrung bei Mitarbeitern über "hohe" externe Preise
Externe Ressourcen
⚠️ Voraussetzung: Grundlegendes Projektmanagement-Setup erforderlich (siehe Academy: "Projekte anlegen")
Grundlagen: CRM-Modul und Zeiterfassung müssen eingerichtet sein